La dématérialisation des notes de frais pour une gestion simplifiée

Dématérialisez la gestion des Notes de frais avec un logiciel intuitif et complet permet de faire des bénéfices à tous niveaux. La digitalisation des entreprises comprend le traitement d’un nombre croissant de tâches et process.

Notes de frais : ne vous laissez plus déborder

notes de frais - kammiLe processus de gestion des notes de frais vire souvent au cauchemar et mobilise plusieurs ressources : le collaborateur, le manager, les services comptabilité et contrôle de gestion, voire les services généraux quand il s’agit de stocker les 10 années d’antériorité obligatoires. Imaginez tout le temps et l’énergie consacrés à cette tâche répétitive et chronophage. Pour ces raisons, il est essentiel d’apporter une solution optimisée afin de simplifier cette tâche, réduire les coûts et libérer les collaborateurs de votre entreprise de ce surcroît de travail.

Cela fait maintenant plus d’un an que l’arrêté fiscal du 22 mars 2017 fixe les modalités de numérisation des factures papier. Ce décret permet aux entreprises d’archiver à valeur probante les factures au format numérique. Il autorise la numérisation des notes de frais selon la conformité de certaines règles : présence de la signature électronique, reproduction conforme du document, respect du format PDF pour la sauvegarde.

Comment faire pour passer au tout numérique et gérer simplement vos notes de frais ? Comment alléger ces tâches sans aucune valeur ajoutée pour vos collaborateurs et l’ensemble des services impactés ?

Un virage numérique s’est opéré depuis le 2 avril 2014, date à laquelle les autorités ont décidé d’autoriser une utilisation dématérialisée.

La dématérialisation des notes de frais et les justificatifs digitaux

dematerialisation notes de frais

Une étude de HRS et la fondation GBTA révèle que le coût moyen d’une note de frais est de 53 €. Une seule note de frais coûte 53€ à traiter. Si elle ne comporte aucune erreur, sinon, l’addition augmente. Sans parler du temps passé. Le collaborateur va avoir besoin, en moyenne de plus de 20 minutes pour saisir sa note de frais, y joindre les justificatifs et passer par la phase de photocopie. Le temps de validation par le manager, le traitement par les services comptabilité et contrôle de gestion et les opérations d’archivage ne sont pas comptabilisés.

La dématérialisation complète de ce processus permet aujourd’hui aux entreprises de réaliser des économies en temps, en gestion et en coût de stockage.

Des solutions intégrées sont disponibles. Des SIRH , Système d’Information de gestion des Ressources Humaines, offrent des modules complets pour simplifier l’ensemble de la transformation digitale des entreprises, inclus la gestion des Notes de Frais.
Grâce à ses modules, vos collaborateurs n’ont plus à remplir un seul document papiers. Tout se fait en ligne et facilement.

Quels bénéfices pour l’entreprise ?

Grâce au décret, les justificatifs digitaux ont donc désormais valeur probante par rapport à leur version papier. Les bénéfices sont immédiats, que ce soit pour les salariés ou pour le personnel gérant les notes de frais.

Gains pour les collaborateurs

Avec un logiciel de gestion des notes de frais, vous offrez à vos collaborateurs un gain de temps et de pénibilité.

Désormais, les salariés n’auront plus qu’à photographier leurs documents depuis leur smartphone.
Envolée la recherche frénétique des justificatifs. Adieu la crainte de voir l’encre des tickets s’effacer.
Une fois la photo prise, les collaborateurs, après avoir compléter leur note de frais, n’auront plus qu’à joindre le fichier référent.
La transmission pour validation se fait en un seul clic. Les managers et les services comptabilité réalisent leur suivi en un simple coup d’oeil.

De plus, en optant pour un logiciel de Note de Frais, vous aurez également accès à des fonctionnalités performantes.

Gains pour l’entreprise

Puisque les justificatifs sont reconnus comme ayant la même valeur juridique que les originaux, la centralisation se fait sur une seule et même plateforme.

Adieu l’archivage papier et les problématiques de stockage et de gestion lorsqu’un audit se présente. L’ensemble des justificatifs est accessible et exportable.

La dématérialisation permet également un suivi plus précis des dépenses. Vous pouvez inclure des plafonds suivant les typologies de dépenses et ainsi mieux les maîtriser. Des tableaux de bord paramétrables et personnalisables suivant le besoin sont inclus dans la plupart des solutions existantes.
De plus, le délai de validation, de traitement et donc de remboursement est réduit.

Comment bien choisir son logiciel ?

Avant toute autre chose, prenez le temps d’établir votre besoin. Quelles tâches souhaitez-vous faciliter en priorité ?
Préparez votre cahier des charges pour consulter en toute sérénité les solutions existantes.

Il est toutefois important de :

  • prendre en considération la population de collaborateurs qui utilisera ces notes de frais.
  • prévoir une solution performante d’archivage des données et de partage.
  • collaborer avec un logiciel permettant de gérer une augmentation du nombre de vos salariés.
  • d’identifier un logiciel permettant les analyses (paramétrables suivant vos besoins).
  • vérifier que ce logiciel comportera bien des mises à jour qui seront automatiques et gratuites.

Pour finir, il est également important que chacun puisse utiliser le logiciel sans passer par la case “formation”.

Assurez-vous que les fonctionnalités correspondent à votre besoin.

Un logiciel de gestion des notes de frais doit pouvoir gérer de multiples actions et, ainsi, permettre un traitement plus rapide et plus sûr.

Voici des fonctionnalités qu’il est nécessaire de vérifier pour être certain que la solution choisie est performante :

  • la saisie des frais : le logiciel note de frais doit permettre une saisie simplifiée. Des types de frais favoris sont alors pré-enregistrés, le taux de TVA calculé automatiquement. La complétion de la note de frais se fera en quelques clics.
  • les indemnités kilométriques : avec un logiciel expert, il suffira d’entrer le lieu de départ et celui d’arrivée pour que cela génère un calcul automatique des trajets. Ce montant sera mis à jour suivant le barème kilométrique mis en place.
  • le contrôle des frais: il ne sera plus nécessaire de vérifier qu’un collaborateur n’a pas dépassé la politique de l’entreprise. Les montants seront plafonnés suivant la typologie de dépense, les invitations gérées, les titres-restaurants déduits automatiquement. Vous pourrez également imputer des montants à des projets, missions.
  • la validation : un workflow de validation doit pouvoir être mis en place suivant les critères de votre entreprise.
  • le paiement : n’oubliez pas la partie technique de la gestion des notes de frais. Un bon logiciel gérera les transmissions avec la comptabilité et génèrera les ordres de virement Sepa.
  • la mobilité : faire le choix d’un module décliné en application mobile donnera accès à l’outil à l’ensemble des collaborateurs à tous moments.

Vérifiez le sérieux de la solution sélectionnée

Le secteur des Ressources Humaines est soumis à une législation minutieuse et de nombreuses modifications légales. Il est enviable que la solution que vous choisirez provienne d’une entreprise experte RH. Ainsi, le suivi des législations sera assuré.

Un logiciel performant de note de frais fera nécessairement parti d’un ensemble de module : un SIRH.

Deux cas de figure :

  • Si votre entreprise a déjà un logiciel SIRH mis en place, il vous suffira de faire ajouter ce module dédié.
  • Si votre entreprise ne dispose pas encore d’un SIRH, la gestion facilitée des notes de frais est une occasion de le mettre en place. Son fonctionnement et sa mise en oeuvre simplifieront votre gestion du quotidien. Vous gagnerez du temps tout en améliorant la maîtrise de vos processus administratifs et humaines.

En conclusion

Nous l’avons constaté, la dématérialisation des notes de frais représente un réel bénéfice pour l’ensemble de l’entreprise.
Gérer les notes de frais via un module dédié vous permet d’alléger les procédures, de fluidifier la transmission des éléments et leur validation. Vous gérez plus précisément les dépenses de même que les plafonds. Vous réduisez les coûts de gestion et le temps de traitement. Les tâches administratives à faible valeur ajoutée sont enfin allégées. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Le cercle est vertueux.
.

Demandez
une démo