Gestion des Temps et des Activités : un logiciel pour tous

GTA, gestion des temps et des activités

Optimiser sa saisie des temps et activités pour gagner en productivité

Gérer efficacement le temps de travail et le suivi des activités est un gage de rentabilité pour toute entreprise.
Une étude Opinionway indiquait en 2017 que seuls 26% des collaborateurs des TPE reportent leur temps de travail.
Or, une bonne gestion du temps et un suivi d’activités efficace permettent d’optimiser les moyens humains, de
planifier les processus, de consolider les activités des salariés, de facturer au juste prix les actions menées par les équipes… de rentabiliser plus rapidement votre société.

 

La Gestion des Temps et des Activités : définition en quelques mots

Ce processus mêle l’administratif et l’humain en vue d’optimiser le rendement de l’entreprise. Pourquoi marier ces deux items ? Pour permettre de gérer trois points essentiels au succès de l’entreprise :

  • gérer les présences et temps d’occupation des équipes pour optimiser leur taux d’occupation et planifier les ressources,
  • assurer le suivi des prestations effectuées,
  • piloter son entreprise avec plus de précision et permettre, ainsi, un gain de productivité.

Or, aujourd’hui, il est encore courant de constater que les entreprises gèrent leurs salariés manuellement, ne reportent pas le temps passé à chaque activité, ne conservent pas les informations, n’anticipe pas la facturation…

Les raisons sont multiples. En premier lieu, cette tâche paraît chronophage lorsque les outils mis en place ne sont pas les bons. Par ailleurs, elle semble également nécessiter des compétences particulières en interne, alors qu’il n’en est rien lorsque l’on sait s’équiper des bons outils. Et enfin, le coût de cette fonctionnalité doit être adapté à la structure de l’entreprise sous peine de rapidement sembler hors normes.

Et pourtant, choisir l’outil le mieux adapté à sa structure vous permettra de simplifier la gestion des temps et d’optimiser le suivi des activités.

Utiliser un outil de gestion des temps et activités : les bénéfices

GTA, gestion des temps et des activités

Un outil de GTA pour une gestion optimisée – Kammi

Au contraire, mettre en place des outils pour mieux gérer permet d’identifier les zones d’accroches et d’apporter des solutions efficaces : vous diminuez les tâches à faible valeur ajoutée, les actions chronophages et trop répétitives nécessitant un processus d’automatisation.

Saisie des temps

La mise en place d’un outil de gestion des temps va bénéficier aux différentes populations de l’entreprises.

Les collaborateurs saisissent rapidement leurs temps tout en assurant aux managers une validation en un clic. Ils ont une vue directe sur leur charge de travail et peuvent ainsi gérer au mieux leur temps. Les plannings intègrent automatiquement les absences mises à jour. Les doublons et les oublis sont, par conséquent, évités.

Les managers suivent les timesheets de leurs collaborateurs et ont accès à une validation simplifiée. D’autre part, ils ont une vue d’ensemble des présences de leurs équipes et gèrent simplement la gestion de planning.

Les ressources humaines sont libérées de ces tâches chronophages et se recentrent sur leurs activités à valeur ajoutée. La gestion des absences est décentralisée. Les plannings sont, quant à eux, automatisés.

Suivi des activités

Un outil performant de suivi des activités va permettre de maîtriser les coûts et de gagner en productivité.

  • Activités.
    Dans la mesure où les collaborateurs complètent le temps passé à chaque mission, ils permettent par conséquent aux managers d’appréhender l’avancée des projets, donc de détecter les actions chronophages et de mettre les processus en place pour les optimiser. L’analyse est affinée et les reporting bien plus précis.
    Le logiciel de gestion des ressources humaines Kammi permet également de gérer facilement les temps de récupération et les différents taux horaires, lorsqu’il y a du travail de nuit par exemple.
  • Facturation.
    Un autre enjeu essentiel est la préparation à la facturation. En saisissant son temps sur un client, un projet et une tâche, la pré-facturation est déjà en préparation. En effet, l’extraction des CRA (Compte Rendu d’Activités) est prédéfinie. De surcroît, la consolidation des temps et le lien avec la facturation sont automatiques via une API ou une interface ce qui évite la ressaisie et donc les erreurs.
  • Paie.
    Le logiciel permet de consolider automatiquement l’ensemble des informations saisies afin de préparer vos éléments variables de paie.
    Dans ce cas, l’automatisation fiabilise vos données. Un système d’alerte vous notifie une quelconque anomalie. Le logiciel Kammi vous permet de les transmettre à votre logiciel de paie ou votre cabinet comptable en un clic, via, une nouvelle fois, une API ou un interface.
    La paie s’en trouve simplifiée et fiable.

Les outils GTA permettent quasiment de restructurer l’activité et l’organisation des entreprises. Ces processus techniques valorisent le travail des collaborateurs tout en le quantifiant. La performance est accrue, le pilotage de l’activité affiné.

En revanche, parmi l’ensemble des logiciels présents sur le marché, comment faire le bon choix ?

Comment choisir sa GTA ? Quelques conseils

L’outil sélectionné doit s’adapter à vos besoins, conventions et réglementations. Les mots d’ordre sont souplesse et adaptabilité :

  • Choisir une solution intuitive et ergonomique pour permettre au collaborateur de saisir ses activités en quelques clics, inutile de leur rajouter une tâche chronophage en plus.
  • Éviter toute ressaisie et préférer une solution qui intègre la facturation. Vous assurez la consolidation des temps sans erreur.
  • La facturation doit pouvoir répondre à vos besoins : facturation des temps en régie, au forfait ou bien encore en régie forfaitée.
  • Orientez-vous vers un outil de gestion des temps et des activités souple qui sache s’adapter à votre politique de temps : saisir ses temps en jours, fractions de jours ou en heure.
  • Préférez un logiciel vous permettant de personnaliser l’affichage : calendrier ou tableau, aperçu des week-ends ou non.
  • Bien d’autres fonctionnalités sont importantes : l’intégration des absences, la présence d’un planning personnel et d’un planning d’équipe…

En résumé…

De toute évidence, un outil de gestion des temps et des activités a une véritable valeur ajoutée pour la structuration de votre entreprise. Optez pour un outil évolutif qui saura s’adapter aux nouvelles manières de travailler des collaborateurs : flexibilité des temps de travail, télétravail, travail collaboratif

Enfin, pour permettre une mise en place réussie, l’équipe RH doit prendre le temps d’accompagner le changement en expliquant les avantages et bénéfices aux équipes

Demandez
une démo