Les clés pour transformer un entretien individuel en opportunité de croissance

Véritable levier stratégique au bon développement d’une entreprise, l’entretien individuel constitue une opportunité unique pour faire le point sur la situation des collaborateurs.

Cet échange permet aux dirigeants d’entreprise et aux responsables des ressources humaines d’évaluer le travail des collaborateurs et de repérer les axes d’amélioration qui vont lui permettre d’atteindre ses objectifs professionnels.

Quels sont les véritables enjeux d’un entretien individuel ? Quels sont les sujets à aborder lors de cette rencontre ? Comment les services RH peuvent-ils transformer l’entretien individuel en une réelle opportunité de croissance ? Toutes les réponses à ces questions dans les lignes qui suivent.

Définition et les textes de loi sur l’entretien individuel

L’entretien individuel, aussi appelé entretien d’évaluation, est une rencontre formelle entre un salarié et son supérieur hiérarchique ou son responsable RH. Habituellement mené en début ou en fin d’année, cet entretien permet de faire un bilan des compétences et de mesurer la réalisation des objectifs du collaborateur. Dans certains cas, un entretien aide le salarié et l’employeur à aborder les nouveaux objectifs professionnels pour l’année suivante.

Pour la direction et les responsables RH d’une entreprise, l’entretien individuel est essentiel afin de définir les axes d’amélioration du travail et soutenir le développement professionnel de chaque salarié. À l’issue de cette rencontre, l’employeur peut facilement procéder à la mise en œuvre d’actions concrètes qui vont améliorer les conditions de travail des salariés et leur bien-être.

Cette rencontre permet aux dirigeants de rester à l’écoute des souhaits des collaborateurs et aide à améliorer les aptitudes professionnelles du salarié. Véritable moment d’échange, l’entretien individuel renforce la relation qui existe entre l’entreprise et ses salariés, ce qui revalorise l’image de l’entreprise à l’égard de ces derniers.

Selon le Code du travail, l’entretien individuel n’est pas obligatoire. Toutefois, cette évaluation peut être imposée par un accord collectif ou une convention de branche. C’est le cas par exemple d’un entretien individuel qui entre dans le cadre d’un suivi post-formation, d’un entretien professionnel ou encore s’inscrit dans un objectif d’évaluation des performances annuelles des salariés.

D’autre part, l’entretien individuel peut aider les entreprises dans un contexte particulier comme l’accompagnement des employés vulnérables ou le suivi d’un salarié au cours de sa période de reconversion professionnelle. Lors de l’organisation de l’entretien individuel, l’entreprise se trouve dans l’obligation de déployer ce dispositif d’évaluation à tous les collaborateurs et respecter les règles de non-discrimination.

Préparation obligatoire avant l’entretien individuel

Avant la mise en place d’un entretien individuel, le représentant du personnel doit se préparer convenablement. Pour garantir le succès de cette évaluation, le responsable doit maîtriser le dossier de l’employé, mais surtout, définir en amont les objectifs qu’il attend à l’issue de cette rencontre.

L’anticipation de ces points clés va lui permettre de créer un moment propice au partage le jour de l’entretien.

Collecter les informations pertinentes qui ont un lien avec le collaborateur

Pour avoir une bonne base de discussion lors de l’entretien individuel, les responsables RH doivent collecter en amont les informations pertinentes sur le collaborateur. Cela peut s’agir des renseignements tels que le parcours professionnel, les formations suivies ou le niveau de satisfaction sur la qualité de travail.

Pour obtenir ces données, l’employeur peut se référer au dossier professionnel du collaborateur disponible dans les archives d’entreprise ou se référer aux réalisations effectuées au cours de l’année.

Cette préparation en amont aidera à structurer une trame de discussion lors de l’entretien individuel et permettra aux deux parties de se concentrer sur des objectifs concrets.

Par ailleurs, les responsables RH peuvent avoir un accès aux dossiers tels que les comptes rendus des entretiens précédents pour analyser le progrès réalisé par un collaborateur. Cette approche constitue un excellent moyen d’évaluation et facilite l’identification des sujets clés à aborder lors de l’entretien.

Avec des informations complètes, les dirigeants peuvent facilement établir une base solide pour guider l’entretien et favoriser un dialogue constructif et ciblé sur les priorités du collaborateur.

Comprendre les objectifs de l’entretien et la trame de discussion

L’efficacité d’un entretien individuel repose sur un dialogue authentique et non un monologue.

Pour créer un échange constructif, les responsables des ressources humaines doivent identifier au préalable la trame de discussion et les objectifs attendus au cours de cette rencontre. Pour cela, les dirigeants peuvent s’appuyer sur les sujets qu’ils souhaitent aborder et aux questions qu’ils veulent poser aux employés.

Cela permettra de diriger l’entretien d’une manière cohérente et aidera les responsables d’entreprise à traiter les points importants avec plus de facilité. De même, la délimitation de ces objectifs aide les collaborateurs à mieux comprendre la véritable importance de l’évaluation individuelle.

Définir les attentes de l’employeur

Afin de créer un véritable moment d’échange et d’orienter l’entretien d’une manière cohérente, les responsables RH doivent impérativement fixer les attentes sur cette rencontre. Cette démarche permettra d’aligner les futures missions du salarié aux priorités de l’entreprise. En précisant les attentes de l’entreprise, le responsable permet au collaborateur d’avoir une idée sur les performances attendues et l’aide dans l’orientation de ses efforts.

De plus, la détermination de ces objectifs professionnels facilite la mise en place d’un plan d’action réaliste, en accord avec la politique générale de croissance de l’entreprise. Néanmoins, les attentes évoquées lors de l’entretien individuel doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définies afin de renforcer la motivation des collaborateurs.

Avertir le salarié concerné par l’évaluation

Selon les textes de loi relatifs à la collecte et le traitement des informations personnelles d’un salarié (article L.1222-3 du Code du travail), les dirigeants doivent expressément informer les collaborateurs sur l’organisation d’un entretien d’évaluation. Cette démarche permet aux personnes concernées d’aborder la rencontre dans les meilleures conditions, mais surtout leur donne le temps de préparer une autoévaluation et de se familiariser avec la trame de l’entretien.

Pour prévenir l’employé de la tenue de l’entretien, l’entreprise peut alors envoyer une convocation en lettre recommandée avec accusé de réception ou lui envoyer une alerte par email. La convocation doit être envoyée dans un délai de 10 à 15 jours et mentionner la date, l’heure et le lieu de l’entretien.

En informant sur la tenue de l’entretien, les managers démontrent la transparence de la démarche et favorisent une participation active du salarié le jour de l’évaluation.

Mettre en place un environnement favorable à l’échange

Pour favoriser le dialogue et la communication lors de l’entretien individuel, les responsables RH doivent créer une atmosphère de confiance, favorable à l’échange, et ce, dès l’accueil du salarié. Cette ouverture encourage des discussions plus enrichies et améliore la compréhension entre les parties concernées.

Instaurer un climat de confiance

Un entretien individuel doit être rassurant afin que le salarié puisse avoir toute la confiance nécessaire pour parler de son travail, de ses motivations et de sa perception globale de l’entreprise.

En se sentant écouté et valorisé, l’employé arrive à aborder facilement les sujets sensibles ou complexes qui l’empêchent de s’épanouir dans son travail. De plus, un entretien qui se déroule dans un climat de confiance facilite l’identification des difficultés qui peuvent avoir un impact dans le quotidien de l’entreprise.

Au moment de l’entretien individuel, les responsables RH doivent faire preuve d’empathie et d’une grande capacité d’écoute pour comprendre les attentes de l’employé et détecter ces problèmes. Pour installer un climat propice aux échanges, les managers doivent également rester neutres, objectifs et valoriser les contributions du salarié lors de l’entretien.

Favoriser une communication ouverte et constructive

Pendant l’entretien individuel, l’employeur ou les managers d’équipe doivent encourager une discussion ouverte et constructive avec le salarié. Cette approche favorise un échange authentique et aide à mettre en lumière les besoins de l’employé, notamment en termes d’augmentation de salaire ou de reconnaissance professionnelle. De plus, une excellente communication facilite l’identification d’éventuelles zones de friction et aide le comité d’entreprise à travailler sur des solutions adaptées à chaque équipe.

Quoi qu’il en soit, l’entretien individuel doit être un espace dans lequel le collaborateur peut mieux comprendre les attentes de l’entreprise et recevoir des retours précis sur ses missions. En incitant une communication constructive, l’entretien individuel devient alors un levier puissant pour améliorer le développement professionnel du salarié et contribue à sa satisfaction au sein de l’entreprise.

Encourager la participation active du collaborateur

Pour profiter d’un échange constructif et obtenir des résultats pertinents, l’employeur doit promouvoir une participation active du collaborateur au moment de l’entretien individuel. Cette communication bidirectionnelle aidera les deux parties à aborder plus sereinement les sujets mentionnés dans la trame de discussion.

En encourageant le collaborateur à donner son avis lors de cette rencontre, les responsables lui donnent l’occasion de réaliser leur propre évaluation. Du côté de l’entreprise, l’investissement actif des collaborateurs lors de l’entretien individuel constitue une occasion rare pour entendre les retours sur les méthodes de management de l’employeur et sur la politique générale de la structure.

Poser les bonnes questions au moment de l’entretien

Un entretien individuel efficace repose sur la compréhension des besoins et des objectifs du salarié. Pour favoriser l’échange, les managers doivent alors poser des questions ciblées et aborder de manière claire les sujets liés à l’évolution de carrière de l’employé.

Interroger le collaborateur sur ses réalisations passées

Pour bien commencer l’entretien individuel, les responsables RH doivent questionner le salarié sur ses réalisations de l’année. Cette approche valorise l’apport du collaborateur dans l’entreprise et permet au manager de dresser un premier bilan du dernier exercice.

De plus, en se basant sur les précédentes réalisations, l’employeur peut mieux personnaliser l’entrevue et identifier les éventuelles perspectives d’évolution du salarié. Par ailleurs, en donnant la parole au collaborateur dès le départ de l’entretien, le service RH s’évite un monologue et favorise un échange plus équilibré et interactif.

S’informer sur le bien-être du collaborateur au sein de l’entreprise

Cet aspect occupe une place importante lors d’un entretien individuel. En effet, un salarié qui s’épanouit au travail gagne en productivité et ouvre une entreprise à de nouvelles opportunités. Les dirigeants chargés de l’évaluation doivent alors poser des questions qui vont les aider à identifier les facteurs de blocage et qui offrent un aperçu de la satisfaction du collaborateur sur son lieu de travail.

La trame de l’évaluation individuelle peut alors se concentrer sur les aspects tels que les conditions de travail, le système d’attribution de prime ou bien sur la politique de valorisation. Elle peut aussi s’orienter sur l’augmentation de la rémunération des salariés ou encore sur l’évolution de la relation entre les collègues.

En s’appuyant sur ces réponses, les entreprises peuvent créer un environnement de travail propice au développement de chaque collaborateur. Pour faciliter la collecte d’informations sur le bien-être des salariés, les managers peuvent recourir à l’utilisation d’un système de notation ou utiliser un sondage de satisfaction.

Prendre en compte le projet de développement et de formation du salarié

Lors de l’entretien individuel, les représentants de l’entreprise doivent également considérer les besoins du collaborateur en termes de développement professionnel. Cette démarche permet au manager de connaître les aspirations futures du salarié et de connaître son niveau d’engagement dans l’entreprise.

Grâce à ces précieuses informations, le manager peut faire un état de santé de la motivation du salarié et lui proposer un support de formation adéquat. De plus, en identifiant les besoins en formation, une entreprise peut mettre en œuvre un modèle d’apprentissage adapté et donne l’occasion aux salariés de développer leurs compétences. Ce système de formation permettra également aux autres employés de prendre de nouvelles responsabilités, notamment en cas de changement de poste d’un collaborateur.

Assurer le succès de l’entretien individuel

Les résultats de l’entretien individuel doivent avoir un impact significatif sur la productivité d’une structure. Les dirigeants d’entreprise doivent donc instaurer des solutions qui permettent de mesurer l’avancée des résolutions prises au cours de l’entretien individuel.

Mise en page d’un compte rendu d’entretien

À l’issue de l’entretien individuel, les managers doivent avoir une trace écrite de l’entrevue. Cette démarche permet de formaliser l’évaluation, mais surtout, facilite le suivi des demandes, des objectifs fixés et des plans d’action établis lors de la rencontre.

Le représentant de l’entreprise peut alors rédiger un compte rendu d’entretien individuel qui servira d’outil de suivi sur le long terme. Pour garantir une totale transparence et afin d’assurer une traçabilité des engagements pris au cours de l’entretien individuel, ce contenu de synthèse sera alors remis au service des ressources humaines et au collaborateur.

Instaurer des actions post entretien en entreprise

Pour garder une vision claire de l’avancement des résolutions prises au cours de l’entretien individuel, les responsables RH doivent mettre en œuvre des actions intermédiaires au cours de l’année. Cette méthode permet d’assurer la progression de chaque collaborateur et favorise l’atteinte des objectifs professionnels. Les responsables peuvent alors planifier des réunions qui serviront à analyser les résolutions prises pendant l’entretien individuel. En cas de retard sur l’atteinte des résultats, ces points réguliers permettront de réagir rapidement et faciliteront la mise en place d’actions correctives.

Utilisation d’outils pour mesurer les performances de l’entretien individuel

Les outils RH jouent un rôle essentiel pour mesurer l’efficacité d’un entretien individuel. Ces dispositifs permettent de suivre précisément les objectifs fixés lors de l’entrevue et permettent d’avoir un suivi structuré des performances d’un salarié.

Pour comparer les objectifs et les résultats atteints, les entreprises peuvent s’appuyer des logiciels RH, des grilles numériques de suivi ou utiliser des méthodes comme l’évaluation à 360 degrés.

D’autre part, les responsables RH peuvent s’appuyer sur les feedbacks des autres managers, des collègues et même des clients pour résoudre à la fois les problèmes de performance d’un employé et de son équipe.