La digitalisation des ressources humaines gagne petit à petit du terrain auprès des entreprises de plus de 20 salariés. Grâce à la numérisation des tâches chronophages et répétitives comme la paie, elles gagnent du temps, temps qu’elles peuvent utiliser pour d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée comme le recrutement, la gestion des talents et […]
La digitalisation des ressources humaines gagne petit à petit du terrain auprès des entreprises de plus de 20 salariés. Grâce à la numérisation des tâches chronophages et répétitives comme la paie, elles gagnent du temps, temps qu’elles peuvent utiliser pour d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée comme le recrutement, la gestion des talents et la formation du personnel.
Pour répondre aux besoins des entreprises, les éditeurs de logiciel pour fiche de paie proposent des solutions adaptées à tous les secteurs d’activités, avec des fonctionnalités innovantes en 2024.
Avec cette pléthore d’offres en ligne, comment choisir son logiciel pour fiche de paie en 2024 ? Au sommaire de cet article, les critères pour choisir son logiciel de paie en 2024, les fonctionnalités d’un bon logiciel et ses avantages.
L’établissement des fiches de paie demande de la rigueur et de la technicité, de même que l’envoi des déclarations sociales dans les délais légaux. Pour bénéficier réellement des avantages de la digitalisation de la gestion de la paie, les entreprises doivent faire le bon choix de logiciel.
Avant de choisir un logiciel de gestion de la paie et de procéder à sa mise en place, les responsables RH doivent réaliser un audit préalable de la situation de l’entreprise afin de maximiser les avantages de l’outil et améliorer la productivité de l’entreprise. Quels sont les processus existants ? Quelles tâches peuvent être automatisées sans porter préjudice aux équipes RH ?
En 2024, il existe deux types de logiciels pour fiche de paie :
Ce dernier offre plus de flexibilité, de sécurité et de fiabilité. D’ailleurs, la quasi-totalité des entreprises qui dématérialise leur gestion de la paie le choisit.
La raison d’être d’un tel outil est de permettre aux gestionnaires de paie de gagner du temps dans la gestion de la paie et d’assurer la légalité des fiches de paie. Pour cela, le logiciel doit être facile à utiliser, avec une interface intuitive et conviviale. Son utilisation ne doit pas nécessiter de formation particulière.
Pour éditer des fiches de paie en conformité avec la réglementation en vigueur et les spécificités de la convention collective de l’entreprise, il est primordial de choisir un logiciel capable de rester à jour légalement. En effet, il doit intégrer automatiquement des mises à jour de sorte que les gestionnaires RH puissent éditer des fiches de paie toujours légales. Plus encore, il doit pouvoir anticiper les évolutions légales et règlementaires du droit social français, car les réformes dans le droit du travail sont nombreuses, comme la prime d’inflation, l’évolution du SMIC, l’augmentation du plafond de la Sécurité sociale, etc.
Les fonctionnalités varient d’un logiciel de paie à un autre, mais il existe des fonctionnalités communes à la plupart des logiciels telles que l’édition automatisée des bulletins de paie et l’automatisation des déclarations sociales.
Les fonctionnalités recherchées dépendent des besoins de l’entreprise et du niveau de complexité de sa gestion de la paie.
La plupart des fournisseurs proposent un essai gratuit de l’outil pendant un laps de temps défini (généralement, 1 mois) pour découvrir ses fonctionnalités, maitriser son utilisation, etc.
Un logiciel dont l’éditeur propose un support client réactif et disponible à tout moment est l’idéal. Certains proposent un expert paie dédié, d’autres peuvent assurer le paramétrage du logiciel et la transition avec l’actuel outil de l’entreprise.
Le droit social français est complexe et sujet à de nombreux changements, surtout en 2024. Le logiciel doit être une véritable aide pour éviter les pénalités et appréhender les évolutions règlementaires en sérénité.
Avant de souscrire un abonnement, il est nécessaire de vérifier la durée de l’engagement ainsi que les modalités de résiliation du contrat. Cela évite d’utiliser un outil non adapté pendant une longue durée ou de payer une somme astronomique avant de pouvoir résilier l’abonnement.
Dernier critère, mais pas des moindres pour choisir un logiciel de paie en 2024, le prix, notamment pour les petites entreprises. Celui-ci doit être tenable sur le long terme. Néanmoins, il existe des logiciels pour fiche de paie gratuits en 2024, avec des fonctionnalités limitées.
Les meilleurs logiciels de paie intègrent des fonctionnalités avancées, permettent au service RH de gagner du temps dans le traitement des salaires et l’édition de fiches de paie.
Les éléments variables de la paie (EVP) sont cruciaux dans la gestion de la paie, car ils influencent le salaire de l’employé pour la période en cours. Chaque entreprise a ses EVP en fonction de son activité ou de sa convention collective. Heures supplémentaires, primes de performance, absences non rémunérées, absences pour maladie… les éléments variables de la paie fluctuent à chaque période de paie, rendant la gestion complexe. En principe, le gestionnaire renseigne la convention collective de l’entreprise dans le logiciel de paie pour orienter l’ajout des variables de paie. Ce qui limite les risques d’erreurs.
Pour faire gagner du temps aux gestionnaires de paie, le logiciel doit permettre le calcul automatique des salaires de manière individualisée ou groupée en tenant compte des EVP et des taux légaux applicables (taux horaire, taux de cotisation salariale…). Aussi, il intègre automatiquement toutes les évolutions juridiques ou règlementaires susceptibles de modifier les salaires des collaborateurs.
Celui-ci est ensuite déclaré, puis reversé à l’URSSAF.
La génération de la fiche de paie est la fonctionnalité de base d’un bon logiciel de paie. Après la saisie des informations par le salarié et le responsable paie, il génère automatiquement les fiches de paie et envoie les fiches de paie à la date choisie tous les mois.
Le logicle de gestion de la paie génère un fichier permettant d’envoyer les virements aux banques des salariés.
De la même manière qu’ils éditent les fiches de paie, les meilleurs logiciels de paie génèrent la déclaration annuelle des données sociales (DADS), les déclarations uniques d’embauche (DUE) et la déclaration sociale Nominative (DSN). Dans ce dernier cas, ils peuvent déposer automatiquement la DSN sur la plateforme de la MSA pour éviter tout retard et les pénalités qui en découlent. Les meilleurs logiciels de paie fournissent un compte-rendu métier qui confirme que le dépôt a bien été validé ou qu’il est nécessaire d’apporter des corrections.
Le logiciel de paie permet d’éditer tous les documents relatifs aux salariés tels que les contrats de travail,
Un excellent logiciel de paie intègre des outils de reporting et d’analyse des données de paie. De fait, des tableaux de bord permettent de piloter efficacement la masse salariale et d’avoir une synthèse des cotisations et des charges sociales. Par ailleurs, l’export des données (temps de travail, congés payés, salaires bruts et nets, etc.) donne accès à des informations en temps réel sur les données brutes de l’entreprise afin de faire des analyses et des projectifs pour les mois, voire les années à venir.
D’autres fonctionnalités du logiciel pour fiche de paie facilitent la vie des gestionnaires de paie.
Les logiciels pour fiche de paie les plus innovants intègrent des fonctionnalités de gestion des temps et des activités. En ce sens, ils calculent les heures supplémentaires de chaque salarié et les ajoutent automatiquement ou non sur le bulletin de salaire tout en intégrant les données sur les heures travaillées, les congés payés et les absences, etc.
Les meilleurs logiciels de paie facilitent la gestion des absences et des congés payés. De fait, les salariés peuvent faire leur demande directement sur l’outil et le manager peut les valider ou non rapidement.
Un module de notes de frais offre une réelle autonomie aux salariés en leur permettant de saisir directement le montant dans le logiciel pour fiche de paie. Après validation, ils sont remboursés automatiquement dès leur prochaine fiche de paie.
Le BSE fait gagner du temps au responsable paie et aux salaires. En effet, une fois les bulletins de salaire élaborés, ceux-ci sont générés au format PDF, puis déposés dans le coffre-fort numérique de chaque salarié (CFN) et dans son compte personnel d’activité (CPA). Un double est également stocké dans un lieu sécurisé réservé à l’employeur.
La gestion des salaires est l’un des processus RH les plus complexes. Un logiciel de paie offre de nombreux avantages aux entreprises, à condition qu’il soit adapté à l’entreprise (taille, secteur d’activités et organisation des processus RH).
Le premier et principal avantage d’utiliser un logiciel de paie est de gagner du temps dans le processus de paie. L’automatisation de la gestion de la paie permet, en effet, aux équipes RH d’optimiser leur temps de travail en se consacrant à des tâches plus valorisantes pour l’entreprise.
Les mises à jour en continu et la veille juridique réalisée par l’éditeur du logiciel permettent d’éditer des fiches de paie légales, respectant les règles sociales et conventionnelles en vigueur. En outre, la centralisation des données relatives au personnel dans un lieu unique évite les doubles saisies des données sociales, à l’origine des erreurs dans les fiches de paie.
En réduisant les erreurs sur les fiches de paie, la solution de paie en ligne accroît la confiance des salariés.
La dématérialisation de la gestion de la paie permet d’économiser non seulement du temps, mais aussi de l’argent. De fait, l’entreprise évite les frais d’impression, de stockage, de transport et de destruction de documents physiques.
L’internalisation de la gestion de la paie via un logiciel en ligne permet aux entreprises d’éviter les risques de pertes de fichiers, les saturations en fin d’année, etc.
Les données sensibles de l’entreprise sont stockées dans une base sécurisée.
