Comment mettre en place un SIRH ? Nos 5 conseils

Un SIRH, en tout premier lieu, est de véritable axe d’organisation de l’entreprise. Les métiers des RH muent à la vitesse de la transformation digitale. Le scope des Ressources Humaines évolue avec les nouvelles stratégies, nouvelles organisations, nouveaux outils.

Pour simplifier la mise en place d’un logiciel SIRH, voici nos 5 étapes clés pour une implantation réussie, quelle que soit votre structure, TPE, PME ou ETI.

Kammi solution RH gestion des temps

 

1- Etablir un cahier des charges

La décision de mettre en place un SIRH au sein de votre organisation a été prise et validée. Vous en êtes à l’étape cruciale du choix de l’outil et de son éditeur.

Notre tout premier conseil sera de prendre le temps d’établir un cahier des charges. Si cette étape peut vous sembler fastidieuse, elle est pourtant indispensable pour éviter toute déconvenue à la livraison et mise en place de votre outil. D’autre part, elle facilitera les échanges avec le prestataire que vous aurez sélectionné.

 

  • Définissez vos besoins

Pour débuter, commencez par définir les attentes précises des différents départements de votre entreprise : des RH en passant par le DSI et le DAF, c’est le moment d’auditer les besoins de votre entreprise.

Prenez le temps de vous poser quelques questions larges, le spectre se réduira de lui-même par la suite : quels seront les utilisateurs du logiciel ? Qu’en attendez-vous ? Des reporting, un suivi d’activité, une automatisation des tâches, la préparation de la paie ?

Vous serez alors en mesure d’affiner le contour de vos besoins :

  • quel périmètre sera couvert ? administration du personnel, gestion des congés et absences, des talents, des entretiens et évaluations ?
  • souhaitez-vous y inclure la gestion des temps et le suivi des activités, gage de rentabilité d’une entreprise ?
  • comment est gérée votre paie aujourd’hui ? parce qu’il s’agit de la finalité de tout logiciel, le processus de préparation paie se doit d’être en accord avec votre pratique de gestion de la paie.
  • incluez-vous les reporting RH, bilan social et la BDES ?
  • pour finir, les reportings fournis par le logiciel doivent être en mesure de vous fournir des relevés d’activités fiable, d’informations vérifiées. Votre SIRH sera votre allié dans les prises de décisions.

D’autre part, n’hésitez pas non plus à inclure dès à présent votre service DSI. Vous pourrez ainsi préciser vos contraintes techniques et votre politique de sécurité. Ces informations seront importantes pour votre cahier des charges.

  • Priorisez

Lorsque vous aurez identifié la couverture fonctionnelle attendue, vous définirez plus facilement vos priorités. Hiérarchiser vos besoins vous permettra de faire le choix des fonctionnalités indispensables et celles qui ne représenteront pas un point bloquant.

De faire le choix dès à présent de vos priorités donnera un coup d’accélérateur au moment du choix de votre solution et de la mise en place de l’outil. Vous saurez quelles sont vos attentes et à quelles fins.

2- Choisir un prestataire

Choix engageant, financièrement et en temps, donc se poser les bonnes questions pour trouver un prestataire de confiance qui répondra le plus à vos attentes.

Mais avant toute autre chose, ayez bien conscience que le SIRH qui couvrira l’ensemble de vos besoins à 100% n’existe pas. D’où le travail de définir vos priorités en amont.

  • Assurez-vous de l’expertise Ressources Humaines

Plus qu’un logiciel, la solution SIRH que vous allez sélectionner doit pouvoir s’appuyer sur des connaissances RH pointues. Les évolutions réglementaires du secteur des Ressources Humaines est très spécifique et nécessite des connaissances particulières.

Ces spécificités doivent être totalement fluides pour l’éditeur que vous sélectionnerez et ses équipes doivent être en capacité de vous accompagner.

  • Choisissez un SIRH modulable

Vous aurez établi vos besoins lors de la conception de votre cahier des charges. Il n’est pas nécessaire que le SIRH sélectionné soit plus lourd que nécessaire. Inutile d’inclure des fonctionnalités qui n’auraient pas cours chez vous. Votre SIRH doit pouvoir être constitué à la carte de vos besoins et de votre structure. En revanche, il doit également pouvoir évoluer avec vous.

  • Vérifiez que la solution évoluera avec vous

Les fonctionnalités dont vous avez besoin aujourd’hui ne seront peut-être pas suffisantes demain. Vous avez 50 utilisateurs aujourd’hui mais prévoyez une croissance forte dans les années à venir ? Vous prévoyez une expansion à l’international ?  Le logiciel doit être en capacité de s’adapter à vous et à votre futur vous, structurellement et fonctionnellement.

D’autre part, il est important de contrôler, dès le début du processus, la compatibilité technique des solutions envisagées. A l’heure de la sécurisation de la donnée, prenez le temps de vérifier les conditions d’hébergement, l’accessibilité.

Un autre élément très important à prendre en compte est le temps de mise en place tout comme la capacité de l’éditeur à paramétrer le SIRH selon vos besoins.  

3- Un trio gagnant : chef de projet / budget / rétroplanning

 

SIRH Kammi solution RH

  • Missionnez un chef de projet

Il sera l’acteur majeur de votre projet. Pour commencer, il va devoir piloter le projet au sein même de votre entreprise en impliquant les différentes équipes concernées par cette mise en place. Dans un second temps, il sera l’interlocuteur privilégié de l’éditeur que vous aurez sélectionné. En désignant un chef de projet unique vous vous assurez de ne pas avoir de déperdition d’informations.

Sa mission ne s’arrête pas là, il aura également la responsabilité de faire respecter le budget qui aura été mis en place et de suivre l’état d’avancement du projet.

  • Travailler un budget

Avant même d’interroger les différents éditeurs que vous aurez sélectionnés, prenez le temps de définir un budget. Vous pourrez de cette façon le communiquer lors de vos prises de contact, démonstrations… ce qui permettra de délimiter les contours de votre projet et de sélectionner vos priorités.

  • Piloter un rétroplanning

Ce point est tout aussi important que le suivi budgétaire. Établir un rétroplanning va permettre de cadrer le projet et également de pouvoir piloter sa mise en place. Il gérera également l’état d’avancement, vérifiera les deadlines ainsi que le suivi du temps alloué à chaque étape.

4- Communiquer

  • Soyez vos propres ambassadeurs  

Le succès de cette mise en place se mesurera à l’adhésion de la Direction et à l’implication des salariés. Montrez l’exemple.

En communiquant autour de ce projet, vous levez le voile sur un changement majeur qui implique chaque collaborateur. Informez des dates de mise en place, transmettez les évolutions majeures que cela va apporter. Faîtes votre propre campagne de communication.

  • Partagez les avantages

Un SIRH implique chaque collaborateur et modifie les habitudes de tous : le service RH tout comme les managers et les salariés.

En partageant les avantages à l’utilisation de ce nouvel outil, vous remporterez l’adhésion générale. Communiquez autour des bénéfices individuels et communs, vous réduirez ainsi les zones d’accroche.

5- Accompagner le changement

Un SIRH réunit beaucoup d’acteurs de l’entreprise tout au long de son parcours. La solution sélectionnée s’apprête à être en production, le temps du changement est venu.

  • Informez

L’utilisation d’un nouveau logiciel peut créer des moments de tension. Informez vos collaborateurs sur l’intérêt d’utiliser un SIRH afin qu’ils vivent ce changement comme un bénéfice et non comme une peine.

  • Formez

Des collaborateurs “référents” seront les “super-utilisateurs” de votre outil. Ils doivent pouvoir bénéficier d’un accompagnement particulier de la part de l’éditeur afin de prendre en main le logiciel.

Et comme chaque salarié deviendra également un utilisateur, n’hésitez pas à mettre en place des sessions de formation animées par ces ‘super-utilisateurs”. L’appropriation de l’outil n’en sera que facilitée.

Pour finir, assurez-vous que l’éditeur sélectionné dispose de formation en ligne et autres outils pédagogiques qui pourront accompagner la prise en main de ce nouveau logiciel. Idem, veillez à ce qu’un support soit facilement joignable pour vos “super-utilisateurs”.

 

Il n’y a pas de secret, pour que la mise en place de votre SIRH soit une réussite, il faut l’anticiper et l’organiser. Avec une équipe préparée et quelques étapes clés, vous assurez le succès de votre projet qui viendra, très rapidement, automatiser vos processus et soulager l’ensemble de l’entreprise.

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