Gagnez du temps pour gérer les congés et les absences

Les bonnes raisons d’adopter un SIRH pour la gestion des absences et vos congés dépendront de votre fonctionnement actuel. Si aujourd’hui vos congés sont gérés : 

1 – Par Papier et par voie orale. C’est la moins chère des méthodes. Enfin, en apparence. La transmission à votre service de paie ne peut se faire oralement, ce qui signifie que vous devrez communiquer d’une manière ou d’une autre plus structurée les absences de vos collaborateurs. Vous risquez de perdre du temps. 

Les études montrent aussi que fatalement des absences ne seront pas prises en compte sans solution digitale. 2 à 5% des absences seraient ainsi perdues par an, ce qui représente 1 jour en moyenne par collaborateur. Vous perdez finalement de l’argent.

2 – Par mail ou suite bureautique, une méthode qui paraît être simple et gratuite également. Mais c’est sans compter le coût des licences bureautiques et du temps perdu à consolider les données pour les envoyer en paie. D’une manière ou d’une autre, le travail manuel restera d’actualité. En général, les clients utilisent une fiche navette qui comprend les absences du mois. Ce n’est toujours pas optimal.

3 – Par la paie. Vos congés sont gérés par votre logiciel de paie. C’est déjà une première bonne étape, mais à l’usage, il faut distinguer la paie du SIRH. La paie est un métier très technique et complexe qui nécessite une vraie expertise. De plus, les éditeurs de logiciels de paie sont avant tout, des experts techniques qui savent parler aux gestionnaires de paie.

Comme leur métier, c’est la paie, ils ont tendance à offrir le SIRH ou le proposer à des tarifs agressifs. Le risque est que vous ayez un SIRH orienté paie et non utilisateur.

Un cas pratique est que vous ne pourrez gérer que les absences qui impactent la paie et qui doivent apparaître sur le bulletin de paie. 

Donc, les jours d’école, de télétravail, de déplacement ou de formation ne seront pas gérés. L’ergonomie est généralement moindre que sur un SIRH généraliste dont le métier est de parler aux responsables RH et à leurs utilisateurs. Pas le meilleur usage.

4 – Par votre logiciel métier ou votre ERP. Vous avez digitalisé votre activité grâce à un logiciel. C’est très bien. La grande force est qu’il est intégré à votre besoin quotidien. L’inconvénient est que les ERP ne sont pas à destination des responsables paie et RH. 

Le mieux serait de mettre en place une passerelle entre votre solution métier et votre SIRH. Le SIRH fera directement le lien avec votre paie. Vous auriez ainsi le meilleur des deux mondes.

5 – Par votre logiciel de gestion des temps. En théorie, le logiciel de gestion des temps devrait être le meilleur choix pour gérer les présences et les absences. Mais la gestion des temps peut être tout aussi complexe que la paie. Ils se destinent alors plus à des utilisateurs experts qu’à des utilisateurs finaux. 

Il y a également la dimension calcul des droits qu’il faut prendre en compte. En effet, afin de savoir si les collaborateurs ont assez de droits pour partir en congés, vous devez faire un calcul que la paie fera aussi. La paie affiche effectivement les compteurs d’absence. Vous devez garder en tête qu’il risque d’avoir un décalage entre vos deux logiciels.

6 – Par un SIRH généraliste. Les cibles de ce type de logiciel sont les responsables des ressources humaines et la direction des ressources humaines. C’est leur cœur de métier de proposer une réponse efficace à la problématique de la pose des congés. Ils sont également ergonomiques, car pensés pour les utilisateurs finaux.

7 – Avec un logiciel gestion congés de Kammi, bénéficiez d’un SIRH orienté RH, paie et utilisateurs. Quoi qu’il arrive, vous aurez deux calculs des droits. dont un dans votre paie et l’autre dans votre SIRH. Il est donc crucial que les deux résultats soient alignés sachant qu’en cas de conflit ou de doute, le bulletin de paie fait foi. Le logiciel gestion des congés de Kammi dispose d’un système de calcul optimisé évitant les décalages qui feront toute la différence dans la gestion quotidienne des congés et absences..

1- Votre déclencheur. C’est la raison pour laquelle vous souhaitez changer votre manière de gérer les congés et à priori avec un logiciel comme Kammi SIRH. Ne l’oubliez pas, car ce sera le ou les critères non négociables. C’est une des premières choses que vous demandera votre consultant. Vous verrez plus tard que vous pourriez avoir tendance à rajouter des besoins. Ces besoins peuvent vous faire perdre de vue votre objectif initial.

2- Vos usages actuels. Comment travaillez-vous aujourd’hui ? Votre futur partenaire ne le sait pas encore. Comment gérez-vous l’acquisition de congés  ? Avez-vous des RTT  ? Êtes-vous en jours ouvrables, en jours ouvrés, les deux  ? Il sera plus facile de savoir ce que vous souhaitez faire si nous connaissons votre organisation actuelle. Et c’est valable également si vous souhaitez changer vos usages.

3- Vos fonctionnalités différentes des autres. Tous les logiciels gestion de congés vous permettent de poser des congés, mais tous ne gèrent pas le télétravail ou les congés par anticipation. Gagnez du temps en vous focalisant sur les fonctionnalités rares et qui sont pourtant essentielles à vos yeux.

4- Vos fonctionnalités désirées. Faites simplement une liste de toutes vos fonctionnalités. Un tableau fera très bien l’affaire ! Ajoutez un critère d’importance : essentiel, normal, facultatif par exemple. Cela vous permettra de prioriser les fonctionnalités désirées. Si vous consolidez les points de 1 à 4 dans un document, cela vous permettra créer votre futur cahier des charges.

5- Sélectionnez vos prestataires et partagez votre cahier des charges. Lors des démonstrations, n’hésitez pas à donner votre ressenti car il est important que le logiciel RH que vous choisirez répond à vos besoins. 

Un logiciel gestion des congés, c’est un outil ! L’équipe qui est derrière est aussi importante, voire plus. Chez Kammi SIRH en tout cas, nous pensons que le service est essentiel. C’est pour cela que nous avons mis le service au centre de nos valeurs.

6- Le projet démarre. Un projet informatique comporte souvent  les mêmes étapes : atelier, paramétrage, formation… mais de votre côté une bonne communication sécurisera votre projet. Des contenus vidéos et une documentation en ligne feront la différence pour l’utilisation d’un nouvel outil.