Dématérialisez la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est importante, elle peut vite devenir fastidieuse et vous faire perdre du temps. Kammi SIRH vous propose une dématérialisation des notes de frais. Mais pourquoi digitaliser la gestion de notes de frais ?

1 – Arrêt des supports papiers. L’un des avantages premiers à cette digitalisation est la suppression de tous les supports papiers pour la gestion des notes de frais. Plus de papier, tout se fait numériquement. 

2 – Vision globale et analytique. Avec un logiciel vous permettant de saisir les notes de frais, vous pouvez centraliser toutes les informations nécessaires pour analyser les frais et avoir une vision globale de toutes les dépenses professionnelles de votre entreprise.

3 – Système de validation. Le but de la digitalisation est de pouvoir exécuter tout le processus numériquement. La validation des notes de frais se fait donc également par le logiciel RH.

4 – Gestion de la TVA. La digitalisation vous permet de récupérer la TVA de façon plus simple et plus pratique.

5 – Gain de temps. Cette dématérialisation vous permet de gagner du temps, que ce soit sur la saisie et la validation des notes de frais.

6 – Gain en autonomie. Chaque collaborateur devient ainsi responsable de la saisie de ses notes de frais puisqu’il fait sa saisie en toute autonomie.

7 – Simplification de la gestion comptable. Avec la validation rapide, simple et en masse des notes de frais, la gestion comptable est allégée.

8 – Avoir un historique. Conservez un historique de toutes les opérations faites au sein de l’entreprise. Vous pourrez retrouver toutes les notes de frais passées.

Kammi SIRH vous propose logiciel de notes de frais simplifié et sûr. Vous souhaitez en savoir plus ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, une bonne gestion des notes de frais est nécessaire. Voici donc quelques recommandation pour choisir le meilleur logiciel RH de notes de frais adapté à vos besoins.

A ) COMPRENDRE ET DÉTAILLER SON BESOIN

1 – Évaluer la population concernée. Comprendre son besoin passe tout d’abord par l’évaluation de la population qui va être concernée par ce logiciel. On peut donc se poser plusieurs questions. Est-ce que les notes de frais concernent quelques collaborateurs ou toute l’entreprise ?

Est-ce que les collaborateurs sont en mobilité ou sédentaires ? Est-ce qu’il faut choisir un pure player de la solution ? Ou encore, faut-il l’intégrer à l’ERP ou justement à un SIRH ?

2 – Les frais. Une fois la population évaluée, nous pouvons passer au cœur du sujet : les frais. Possédez-vous une liste complète de frais à gérer ? Sont-ils complexes ou plutôt simples ? (exemple : indemnité kilométrique, etc.)  Il est important de déterminer cette liste de frais ainsi que toutes les particularités qu’ils possèdent.

3 – Les règles de gestion. Ce n’est pas tout ! Il reste évidemment quelques éléments à prendre en compte, comme les règles de gestion de vos frais. Avez-vous des règles complexes ? Avez-vous instaurer des plafonds ou même des forfaits ?

4 – Imputation analytique. Le dernier critère pour comprendre entièrement votre besoin comme imputer un frais sur des missions.

B ) RECHERCHER L’OUTIL

1 – Confronter ses besoins.  Avec votre besoin et votre objectif en tête, il faudrait passer en revue les différentes propositions de logiciels RH de gestion de notes de frais que vous trouverez et en écarter certaines de vos choix.

2 – Ne pas sous-estimer l’ergonomie. Pensé pour les utilisateurs, le logiciel de notes de frais doit être simple et garantir une rapidité dans le processus de saisie des notes de frais. 

3 – Différencier l’usage et le besoin. Ce n’est pas parce que vous utilisez les notes de frais dans votre entreprise, qu’il est nécessaire de payer un logiciel pour gérer cette partie. Même si utiliser un logiciel est beaucoup plus pratique et rapide, il serait dommage de payer 50 abonnements pour 2 notes de frais par mois.

4 – Demandez une démonstration. Prenez contact avec l’entreprise qui propose une solution pour gérer les notes de frais afin de vous assurez que celle-ci répond vraiment à vos attentes. 

5 – Testez la solution. Ce n’est qu’en essayant par vous-même que vous serez en mesure de déterminer si l’outil RH correspond aux exigences de votre entreprise.

Kammi propose un logiciel de notes de frais, n’hésitez pas à nous contacter.