Un tableur additionne des heures ; une application de gestion des temps doit en plus savoir lesquelles comptent, lesquelles dépassent un seuil et lesquelles déclenchent une majoration. Calculer les heures de travail, c’est appliquer chaque jour et chaque semaine les règles du Code du travail et de la convention collective au temps réellement travaillé.
Ce guide explique ce qu’un logiciel doit compter, les contrôles qu’il doit faire et les fonctionnalités à vérifier avant de choisir. Pour comparer badgeuse et logiciel, voir notre article badgeuse ou SIRH.
Ce qui se compte : le temps de travail effectif
Le temps de travail effectif est « le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles » (article L3121-1). C’est lui qui sert à vérifier les durées maximales. Pour déclencher les heures supplémentaires, le logiciel doit en plus tenir compte de certaines périodes assimilées, comme les congés payés (voir plus bas).
Le logiciel doit donc distinguer, selon les règles de l’entreprise et de la convention collective :
- les périodes de travail ;
- les pauses : dès six heures de travail quotidien, le salarié a droit à au moins 20 minutes consécutives (article L3121-16) ; elles ne sont du temps de travail effectif que si le salarié reste à la disposition de l’employeur sans pouvoir vaquer à ses occupations (article L3121-2). Une pause peut être rémunérée sans être du travail effectif : le logiciel distingue sa rémunération et sa prise en compte dans les compteurs ;
- les congés et autres absences, ainsi que les périodes de formation, selon leur qualification : une formation obligatoire pour exercer le poste, par exemple, est du temps de travail effectif (article L6321-2).
Du pointage au total. Le logiciel part des heures d’entrée et de sortie, retire les pauses non comptées et calcule le total de la journée. Il le convertit en heures décimales pour la paie : 7 h 30 font 7,50 heures. Pour un horaire qui traverse minuit, il conserve les dates et heures réelles et répartit les heures selon les périodes applicables. La semaine est celle fixée par accord collectif ou, à défaut, du lundi 0 heure au dimanche 24 heures (article L3121-35).
Exemple de journée. Entrée à 8 h 45, pause déjeuner non travaillée de 12 h 30 à 13 h 15, sortie à 17 h 30. Le logiciel compte 8 h 45 de présence, retire 45 minutes de pause et retient 8 heures de travail effectif, soit 8,00 heures en paie.
Le décompte quotidien et hebdomadaire
Lorsque les salariés d’un service ne travaillent pas selon le même horaire collectif, l’employeur établit, pour chacun, les documents de décompte de la durée du travail (article L3171-2). Le décompte se fait (article D3171-8) :
- chaque jour, par l’enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail, ou par le relevé du nombre d’heures effectuées ;
- chaque semaine, par le récapitulatif du nombre d’heures effectuées.
Le logiciel est l’outil de ce décompte : il enregistre les heures, les totalise et en garde la trace. En cas de litige sur les heures, l’employeur doit fournir au juge les éléments justifiant les horaires réellement effectués (article L3171-4) : vérifiez que l’outil conserve les saisies initiales et l’historique des corrections.
Les seuils que le logiciel doit surveiller
| Règle | Seuil (cas général) | Texte |
|---|---|---|
| Durée légale | 35 heures par semaine | L3121-27 |
| Durée maximale quotidienne | 10 heures, sauf dérogations | L3121-18 |
| Durée maximale hebdomadaire | 48 heures sur une semaine | L3121-20 |
| Durée moyenne | 44 heures sur 12 semaines consécutives, sauf exceptions | L3121-22 |
| Repos quotidien | 11 heures consécutives | L3131-1 |
| Repos hebdomadaire | 24 heures consécutives + 11 heures de repos quotidien | L3132-2 |
Ces seuils connaissent des dérogations (accord collectif, autorisation de l’inspection du travail, urgences). Le logiciel doit pouvoir être paramétré selon les règles réellement applicables dans l’entreprise. Le travail de nuit obéit à des règles propres : pour un travailleur de nuit, 8 heures par jour et 40 heures en moyenne sur 12 semaines, sauf dérogations (articles L3122-6 et L3122-7).
Des heures aux heures supplémentaires
Pour un salarié à temps plein en décompte hebdomadaire, les heures effectuées au-delà de 35 heures sur la semaine sont des heures supplémentaires, majorées selon l’accord applicable ou, à défaut, à 25 % puis 50 %. Une journée plus longue ne déclenche pas à elle seule d’heure supplémentaire : c’est le total de la semaine qui compte, les durées maximales et les repos restant à respecter. Si le temps de travail est aménagé sur une période plus longue que la semaine, le décompte final des heures supplémentaires se fait à la fin de cette période (article L3121-41), mais certaines heures sont décomptées en cours de période lorsqu’un seuil hebdomadaire prévu par l’accord ou, à défaut, par le Code est dépassé (article L3121-44, D3121-25). Le logiciel doit appliquer la période de référence et les seuils de l’entreprise.
Congés payés. Lorsque la durée du travail est décomptée à la semaine ou sur deux semaines, les congés payés pris pendant la période sont pris en compte pour le décompte des heures supplémentaires : les heures que le salarié aurait travaillées sont comptées (Service-public.fr). Le logiciel doit donc intégrer les absences pour congés payés à ce calcul.
Pour le détail du calcul, voir notre guide calcul des heures supplémentaires, et pour le temps partiel, les heures complémentaires.
Exemple (décompte hebdomadaire). Une salariée à 35 heures travaille 8 h du lundi au jeudi et 5 h le vendredi, soit 37 heures. Le logiciel compte 2 heures supplémentaires sur la semaine, vérifie qu’aucune journée ne dépasse 10 heures et que le repos de 11 heures entre deux journées est respecté, puis transmet les 2 heures validées à la paie.
Les salariés en forfait jours ne sont pas décomptés en heures, mais en jours : le logiciel suit les jours travaillés et la charge de travail (forfait jours).
Les fonctionnalités indispensables
- Saisie traçable ou pointage automatique : heures de début et de fin, pauses, avec une trace de chaque correction. Un système d’enregistrement automatique doit être fiable et infalsifiable (article L3171-4).
- Paramétrage des règles : horaire théorique, cycles, durées maximales, règles conventionnelles de majoration.
- Calcul automatique : totaux quotidiens et hebdomadaires, heures supplémentaires ou complémentaires, heures de nuit, dimanches et jours fériés.
- Alertes : dépassement des durées maximales, repos insuffisant, pointage manquant.
- Circuit de validation et de correction avant l’export, avec un traitement des heures en attente. Une absence de validation ne permet pas d’écarter des heures réellement dues, notamment si elles étaient nécessaires aux tâches confiées.
- Planning et réalisé : comparaison entre l’horaire prévu et les heures réalisées, rapprochement avec les congés et absences, repérage des oublis et doublons de pointage.
- Vue manager : par salarié et par équipe, sur une période donnée, les heures prévues et réalisées, les anomalies et les validations en attente.
- Compteurs : heures supplémentaires, repos compensateur, récupération (repos compensateur obligatoire).
- Export vers la paie des heures validées, ventilées par rubrique et par période, sans ressaisie.
Le module suivi des heures de Kammi couvre l’horaire théorique, les taux horaires multiples, les alertes de dépassement, la validation à plusieurs niveaux, les compteurs et l’export vers la paie. Pour les seules fonctionnalités, voir aussi les 5 fonctionnalités d’un logiciel GTA.
Questions fréquentes
Les heures de travail se calculent-elles par jour ou par semaine ?
Les deux. Pour les salariés soumis au décompte individuel, le relevé quotidien et le récapitulatif hebdomadaire sont nécessaires, même en cas d’aménagement sur une période plus longue. Cet aménagement ne supprime pas ces relevés : le calcul des heures supplémentaires suit la période de référence et les éventuels seuils hebdomadaires applicables.
Les pauses sont-elles comptées ?
Elles ne sont du temps de travail effectif que si le salarié reste à la disposition de l’employeur sans pouvoir vaquer à ses occupations. Une pause peut être rémunérée, par accord ou usage, sans pour autant compter comme du travail effectif.
Un tableur suffit-il ?
Pour quelques salariés à horaire fixe, il peut dépanner. Mais il faut y construire et maintenir soi-même les contrôles des durées et des repos, et sa traçabilité dépend de sa configuration. Au-delà, un logiciel dédié réduit les risques d’erreur.
Sources et références
Code du travail (Code du travail numérique) : articles L3121-1, L3121-2, L3121-16, L3121-18, L3121-20, L3121-22, L3121-27, L3121-35, L3121-41, L3121-44, L3122-6, L3122-7, L3131-1, L3132-2, L3171-2, L3171-4, L6321-2, D3121-25 et D3171-8
Service-public.fr, Heures supplémentaires d’un salarié du secteur privé