En gestion des ressources humaines, une planification efficace des tâches et des heures de travail influence, non seulement la performance des salariés, mais aussi celle de l’entreprise. La fonction RH se doit donc de garantir le suivi et l’organisation du temps de travail de façon optimale. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel GTA (gestion des temps et des activités) est indiquée. Cet outil accompagne d’ailleurs le gestionnaire RH dans ses activités, permettant de faciliter l’accomplissement de ses différentes missions.
Parmi les missions principales de la fonction RH, organiser de manière efficace les horaires de travail des salariés vise à l’atteinte de nombreux objectifs.
La gestion du temps de travail a pour but d’établir un planning adapté en fonction des heures de présence de chaque employé. Grâce à une telle méthode, le gestionnaire RH s’assure de la répartition équilibrée des charges de travail au sein d’une entreprise. Cela permet d’éviter une surcharge de l’emploi du temps de certains collaborateurs ou, inversement, une insuffisance des tâches assignées à d’autres employés. En effet, un partage judicieux des charges de travail offre au personnel des conditions de travail plus motivantes et satisfaisantes.
En tenant compte du calendrier des activités, le gestionnaire effectue une planification réaliste pour chaque projet. Ceci passe par une évaluation de la charge de travail et du temps nécessaire à l’accomplissement des tâches, auxquels il faut ajouter des marges de manœuvre en cas d’imprévus.
Une gestion efficace du temps de travail peut également aboutir à une diversification des tâches confiées aux employés, évitant ainsi la monotonie. Participer à des projets variés offrira à ces derniers l’opportunité de développer leur compétence, tout en favorisant le travail d’équipe.
Le suivi et l’organisation des heures de travail permettent d’afficher avec précision les temps d’occupation du personnel de l’entreprise. Cela aide à mieux contrôler l’efficacité de chaque collaborateur et à réduire les interruptions et les distractions en dehors des temps de repos. Une gestion optimale du temps de travail présente ainsi un impact positif sur l’engagement et la qualité de travail des salariés.
Outil indispensable à la gestion RH, une application de suivi du temps de travail est un dispositif informatique doté de diverses fonctions pour un meilleur suivi d’activité.
Le logiciel GTA est une solution connectée et 100 % dématérialisée existant sous forme d’application mobile ou de bureau. Cet outil est destiné à suivre et à optimiser le temps de travail, les tâches ainsi que la productivité des employés. Il aide les gestionnaires RH à gérer les heures passées sur un projet ou une activité tout en organisant les tâches attribuées au personnel de l’entreprise. Il s’agit également d’une application de calcul de la paie des salariés, permettant d’automatiser et de fiabiliser ce processus.
Les applications de gestion du temps incluent diverses fonctionnalités, dont principalement :
Faisant office de logiciel de pointage, le logiciel GTA enregistre automatiquement les heures exactes d’arrivée, de pause et de sortie de chaque collaborateur. Le manager a la possibilité de contrôler et d’approuver le nombre d’heures pour, ensuite, l’exporter vers le système de paie.
Cet outil peut aussi comporter des fonctionnalités supplémentaires comme un ajout de listes de tâches, des organisateurs de temps. Quant à l’émission de rapports, elle peut comprendre des fonctions pour gérer des aspects précis comme l’absentéisme, le coût du travail ou encore des rapports relatifs aux AT/MP (accidents de travail et maladies professionnelles).
Que ce soit au sein d’une petite structure ou dans une grande entreprise, le recours à un logiciel de gestion des temps et des activités est essentiel pour plusieurs raisons.
La gestion des rapports de temps manuels constitue une tâche chronophage. Avec un logiciel de gestion du temps, les heures de travail sont comptabilisées automatiquement. Les employés peuvent insérer les tâches accomplies en seulement quelques clics, au lieu de remplir un formulaire ou un fichier Excel.
En plus de faciliter la saisie des heures de présence et des tâches effectuées par les salariés, le logiciel GTA simplifie le transfert et le contrôle des données. Cet outil améliore, par ailleurs, la fiabilité et la transparence des informations enregistrées.
Le logiciel de gestion des heures de travail offre une vue détaillée des projets et des tâches à exécuter, ce qui permet un suivi en temps réel de la progression des activités. En termes d’organisation, cela facilite la catégorisation des tâches et permet de définir les priorités et les échéances.
Pour les salariés, ces fonctionnalités aident à se concentrer sur les tâches essentielles, tandis que pour l’employeur, elles simplifient le suivi des activités en vue de mener des analyses spécifiques comme les méthodes de travail des collaborateurs.
Mettre en place un logiciel GTA aide à mieux gérer les congés et les absences. Il permet d’effectuer un suivi clair et en temps réel des plannings de chaque employé. Grâce à un tel outil, le gestionnaire RH peut organiser et contrôler les absences et les congés de manière efficace : saisir le motif d’une absence, enregistrer des demandes de congé, contrôler le taux d’absentéisme, etc.
Parmi les avantages que présente l’utilisation d’un logiciel GTA, la gestion de la paie est d’autant plus facilitée. Un suivi avec précision des heures travaillées pour chaque salarié permet d’identifier plus rapidement les retards, les départs anticipés, la durée des pauses, ou encore les heures supplémentaires. Ceci contribue au respect des obligations légales de l’entreprise en termes de durée maximale de travail.
En outre, l’employeur peut distinguer en toute simplicité les heures normales, les horaires de nuit, les heures travaillées pendant les jours fériés, etc. Ainsi, il accède plus facilement aux données nécessaires pour le calcul du salaire des collaborateurs en prenant en compte les éventuelles majorations, primes et indemnités.
Le choix d’une application de gestion du temps de travail repose sur plusieurs critères afin que celle-ci réponde aux besoins de son entreprise, notamment du point de vue organisation.
L’expérience utilisateur et l’accessibilité font partie des principaux critères à considérer au moment de sélectionner un logiciel GTA. Cet outil collaboratif sera en effet employé par l’ensemble des collaborateurs. Une interface intuitive et une prise en main facile des diverses fonctionnalités sont donc essentielles. Par ailleurs, le niveau de personnalisation de l’application doit aussi être pris en compte en fonction des spécificités de sa structure. Ceci entre directement en lien avec les caractéristiques de l’activité, le nombre de salariés et la hiérarchie au sein de l’entreprise.
Une intégration parfaite de la solution avec les autres systèmes de gestion déjà en place est impérative. Que ce soit avec le logiciel de paie, avec le CRM (Customer Relationship Management) ou avec le logiciel ERP (Enterprise resource planning), la compatibilité permet d’assurer la fluidité du processus. Le logiciel GTA doit aussi inclure une sauvegarde au format Excel, ou encore un export vers tableur afin de simplifier le traitement et l’analyse des données. Ainsi, le gestionnaire évite les risques d’erreur et de doublons de saisie.
Avant de choisir une application de gestion des heures de travail, il est important de s’interroger sur les fonctionnalités indispensables pour son entreprise. Outre celles qui figurent dans la plupart des logiciels GTA, certaines options peuvent distinguer une solution d’une autre, par exemple :
Un logiciel GTA fiable doit se conformer aux réglementations en vigueur en termes de politique de confidentialité. Les mesures de protection des données doivent garantir la sécurité des informations personnelles des collaborateurs, mais aussi des données financières de l’entreprise.
Pour bénéficier d’un service d’assistance adéquat, il est conseillé de vérifier la disponibilité du support technique. D’ailleurs, le gestionnaire RH doit se renseigner sur la qualité d’accompagnement lors de la mise en place du logiciel de gestion de temps, mais aussi concernant les mises à jour.
Comme dans le choix de tout autre système SIRH, les coûts liés à l’utilisation du logiciel GTA sont un facteur important. La transparence des frais, y compris les abonnements mensuels, permet de prendre une décision éclairée sur la solution adaptée à son entreprise.
