Obligations Légales des Entreprises : La création d’une entreprise s’accompagne de nombreuses obligations. De fait, en tant que personne morale, une entreprise doit respecter le droit des sociétés, une branche du droit privé et se confromer au Code du travail. Cet article ne traite pas des obligations de constitution et d’immatriculation, mais du point de […]
Obligations Légales des Entreprises :
La création d’une entreprise s’accompagne de nombreuses obligations. De fait, en tant que personne morale, une entreprise doit respecter le droit des sociétés, une branche du droit privé et se confromer au Code du travail.
Cet article ne traite pas des obligations de constitution et d’immatriculation, mais du point de vue légal pour gérer une entreprise au quotidien. Au sommaire, les obligations comptables, sociales, de formation, de sécurité au travail… des entreprises en fonction du nombre de salariés.
Le manquement à ces obligations est passible du paiement d’une amende, voire une peine de prison dans le pire des cas.
Toutes les entreprises sont soumises à une comptabilité annuelle, établie sur un exercice fiscal.
Les documents comptables varient selon la taille de l’entreprise. Dans tous les cas, ils doivent être conservés dans les locaux pour une durée de 10 ans.
Les très petites entreprises (TPE) et les micro entreprises bénéficient de simplifications comptables.
En effet, elles ne sont pas obligées de tenir une comptabilité en partie double, ce qui allège considérablement les démarches administratives.
Cependant, elles doivent tenir un livre de recettes détaillé, et selon leur régime fiscal, un registre des achats. Lorsqu’elles sont soumises au régime réel, les entreprises employant moins de 10 salariés doivent déposer leurs comptes annuels. Toutefois, cette démarche est simplifiée par rapport aux structures plus importantes.
À partir de 10 salariés, les obligations comptables des entreprises se renforcent. De fait, elles doivent tenir une comptabilité complète, incluant un bilan, un compte de résultat et une annexe détaillée.
Ces documents doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce du siège social de l’entreprise après l’assemblée générale annuelle (AGA).
L’AGA, prévu dnas les 6 mois après la clôture d’un exercice, a pour mission de valider les comptes annuels, affecter le résultat et établir le rapport de gestion.
Le dépôt des comptes vise à garantir ainsi la transparence financière de l’entreprise. Le greffier se charge ensuite de publier les comptes de l’entreprise au BODACC (bulletin officiel des annonces civiles et commerciales).
Les obligations comptables de cette catégorie d’employeurs restent similaires à celles des entreprises de 10 à 49 salariés, toutefois, les contrôles fiscaux sont plus fréquents.
En effet, à partir de cette taille, la certification des comptes par un commissaire aux comptes est fortement recommandée, même si elle n’est pas obligatoire.
En outre, elles doivent aussi transmettre au greffe du tribunal de commerce dont elles dépendent les comptes annuels composés du bilan, du compte de résultat et des annexes. Le greffier les publie ensuite au BODACC.
Les entreprises de plus de 250 salariés sont soumises à des obligations comptables encore plus strictes.
En plus de l’établissement des comptes annuels et leur publication au BODACC, la certification des comptes par un commissaire aux comptes devient obligatoire.
Les entreprises légalement constituées sont soumises à des obligations sociales de base telles que le respect du contrat de travail, le versement au salarié de la rémunération prévue dans le contrat de travail, etc. Pour certaines, elles sont plus importantes.
Les entreprises de 1 à 9 salariés ont des obligations sociales et fiscales minimes. Elles doivent déclarer leur chiffre d’affaires de manière mensuelle ou trimestrielle, notamment dans le cadre du régime microentrepreneur. Elles doivent aussi déclarer et payer la TVA si elles y sont assujetties.
En matière sociale, elles sont tenues d’effectuer, tous les mois, les déclarations sociales nominatives (DSN) qui permettent de transmettre directement aux organismes sociaux les informations relatives aux employés ainsi que leurs cotisations. Par ailleurs, elles doivent joindre à la DSN la DOETH (déclaration d’emploi des travailleurs handicapés), ce, quel que soit le nombre de travailleurs handicapés.
En matière sociale, les entreprises employant 10 à 49 salariés doivent mettre à la disposition de ces derniers le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). Si le seuil de 11 salariés est dépassé pendant 12 mois consécutifs, un CSE (conseil social et économique) doit être mis en place.
Celui-ci est chargé du dialogue social et de la représentation des salariés.
Elles sont aussi soumises à plusieurs contributions sociales telles que les contributions patronales de prévoyance complémentaire, la contribution à la formation professionnelle (CFP), le fonds national d’aide au logement (FNAL), le versement mobilité transport et le forfait social.
Si l’entreprise emplie des apprentis, elle n’est plus entièrement exonérée du paiement de leurs cotisations sociales.
En matière sociale, les entreprises employant plus de 50 salariés pendant 12 mois consécutifs doivent rédiger un règlement intérieur avec un volet sur la sécurité au travail, mettre en place un CSE par salarié, mettre à la disposition de leurs collaborateurs le DUERP, contribuer au Fonds National d’Aide au Logement (FNAL), qui permet de financer les aides au logement pour les salariés et aménager une salle de restauration.
Par le biais du Comité Social et Économique, elles doivent organiser des négociations annuelles sur les conditions de travail (salaires, horaires, conditions de travail, etc.).
Elles doivent également instaurer la participation aux résultats dès lors qu’elles ont employé sans interruption au moins 50 salariés par mois au cours des 5 dernières années.
La participation permet de redistribuer une partie des bénéfices aux salariés en fonction des résultats économiques de l’entreprise, ce, selon une formule de calcul légale.
Elles doivent aussi verser une prime de partage des profits quand les dirigeants perçoivent plus de dividendes par rapport deux exercices précédents.
En plus des obligations de base (déclaration des DSN tous les mois, paiement des taxes et des impôts, etc.), les entreprises de cette taille doivent verser des taxes spécifiques pour l’emploi des travailleurs handicapés et participer activement au financement de la formation professionnelle.
Pour maintenir l’employabilité des employés, les entreprises doivent organiser des formations adaptées.
Les formations du personnel sont régies par l’article L6321-1 du Code du travail. À ce titre, toutes les entreprises doivent s’assurer que leurs employés disposent des connaissances nécessaires pour leur poste actuel, notamment en cas de changement ou d’évolution de méthode ou d’outil de travail.
Conformément à la loi, même les plus petites entreprises doivent contribuer à la formation professionnelle par le biais d’une contribution spécifique. Elles ont également l’obligation d’informer leurs salariés sur les dispositifs de formation existants et de favoriser leur accès à ces derniers.
Les entreprises de cette catégorie doivent élaborer un plan de développement des compétences pour leurs employés, en mettant en place des actions de formation adaptées. Elles doivent également verser une contribution financière plus importante à la formation professionnelle.
Par ailleurs, cette catégorie d’entreprises doit mener des entretiens individuels tous les deux ans pour discuter des perspectives d’évolution professionnelle et identifier les besoins en formation pour maintenir l’employabilité. Tous les six ans, elles doivent réaliser un bilan afin de vérifier que tous les employés ont bénéficié des entretiens et des formations nécessaires.
En plus de devoir mener des entretiens individuels afin d’identifier les besoins en formation, les entreprises de cette taille ont l’obligation de négocier un accord de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
Il s’agit d’un dispositif visant à anticiper les évolutions de l’emploi et à adapter les compétences des salariés en conséquence. De plus, les obligations en matière de formation et d’apprentissage se renforcent.
Par exemple, elles doivent consulter les représentants du personnel sur les orientations de la formation professionnelle et sur le plan de développement des compétences.
L’employeur doit élaborer et financer un plan de formation pour ses salariés, incluant des formations favorisant l’évolution professionnelle. Il doit contribuer financièrement au financement de la formation via l’OPCO (Opérateur de Compétences) et investir dans l’apprentissage et la formation des jeunes via des dispositifs comme le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation dès lors que l’entreprise emploie moins de 5 % d’alternants au sein de son effectif.
Pour favoriser l’inclusion, toutes les entreprises ont plusieurs obligations en matière d’égalité professionnelle hommes/femmes et de handicap.
Les TPE et microentreprises doivent garantir l’égalité de traitement entre les hommes et les femmes en matière de recrutement, de rémunération et d’évolution professionnelle.
Même en l’absence d’une obligation formelle de publier un index d’égalité professionnelle, elles doivent veiller à prévenir toute forme de discrimination par la diffusion de textes légaux et de formations spécifiques pour les recruteurs.
Elles ne sont pas soumises à une obligation spécifique en matière d’emploi des personnes en situation de handicap, mais elles peuvent bénéficier d’aides pour favoriser leur intégration.
À partir de 10 salariés, les entreprises doivent formaliser leur engagement en matière d’égalité hommes/femmes. Elles doivent veiller à garantir l’absence de discrimination et encourager la mixité des emplois par le biais de diverses mesures, entre autres la diffusion des textes légaux pertinents sur le sujet et l’organisation de formations spécifiques destinées aux recruteurs de l’entreprise.
En outre, les entreprises de 20 salariés et plus doivent employer au moins 6 % de travailleurs handicapés, sous peine de devoir verser une contribution à l’Agefiph (Association de gestion du fonds pour l’insertion des personnes handicapées) en cas de non-respect. À noter que les entreprises qui viennent de franchir le seuil de 20 salariés disposent d’un délai de 5 ans pour se conformer à cette réglementation.
Les entreprises de cette taille doivent publier chaque année un index d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes (egapro). Cet index repose sur plusieurs critères comme l’écart de rémunération.
Les résultats doivent être communiqués au CSE, publiés sur le site internet de l’entreprise et déclarés à l’inspection du travail.
De plus, ces entreprises doivent produire un rapport annuel qui compare la situation des hommes et des femmes en termes d’emploi, de formation et de conditions de travail.
En matière de handicap, elles doivent renforcer leurs dispositifs en faveur de l’insertion professionnelle des travailleurs handicapés et mener des actions de sensibilisation. À cet effet, elles doivent mettre en conformité leurs locaux et leurs équipements pour favoriser l’inclusion.
En matière d’égalité professionnelle, les entreprises de cette taille doivent adopter des politiques de promotion de l’égalité en mettant en place des actions spécifiques comme des plans de progression salariale, des dispositifs de mentorat et des formations pour lutter contre les stéréotypes de genre.
Un plan d’action en matière d’égalité salariale doit être mené et inclure des objectifs mesurables, des indicateurs de suivi et un calendrier précis. Plus encore, les instances dirigeantes de ces entreprises doivent avoir une représentation équilibrée des deux sexes (au moins 40 %).
À partir de 1000 salariés, il est obligatoire de publier des indicateurs concernant la représentation des femmes parmi les cadres dirigeants et les membres de gouvernance.
Enfin, elles doivent renforcer leur politique d’inclusion des travailleurs en situation de handicap avec des aménagements de postes, des programmes de formation, des accompagnements individualisés et des partenariats avec des structures spécialisées.
Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, sont soumises à des obligations communes en matière de santé et de sécurité au travail :
Pour cette catégorie d’entreprises, il est obligatoire de nommer un référent sécurité en interne ou en externe. Elles doivent aussi consulter systématiquement le CSE sur les questions de sécurité et mettre en place un plan de prévention lorsque des entreprises extérieures interviennent dans leurs locaux. Par exemple, des prestataires informatiques, des services de nettoyage ou de maintenance…
À partir de 20 salariés, notamment dans le secteur du BTP et dans tous les ateliers où sont effectués des travaux potentiellement dangereux, les entreprises doivent mettre en place un dispositif d’alerte, disposer de matériels de premier secours et de personnel SST (Sauveteurs Secouristes du Travail), des employés ayant suivi une formation aux premiers secours.
Le CSE doit avoir une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) qui se réunit au moins une fois par trimestre. Cette commission analyse les accidents du travail, propose des actions de prévention et participe aux enquêtes en cas d’incident grave.
En outre, le règlement intérieur doit inclure des règles sur la discipline, l’alcool, la prévention des risques et être validé par l’inspection du travail. Toujours dans le but d’améliorer la sécurité au travail, il est obligatoire de mettre en place un plan de prévention des risques professionnels (PAPRIPACT).
Ce dernier doit être présenté aux salariés et révisé chaque année.
Elles doivent désigner un responsable HSE (Hygiène, Sécurité, Environnement) chargé de mettre en œuvre des règles de sécurité et de la prévention. Elles doivent aussi adopter un système de management de la sécurité (par exemple, ISO 45001) et mettre en place des audits réguliers ainsi que des formations poussées.
