Excel en RH ? L’illusion du contrôle qui vous coûte très cher

Depuis son lancement en 1985, Excel est devenu la référence des logiciels tableurs. Il est apprécié pour son accessibilité et sa puissance, notamment en matière de gestion de bases de données. Les services des ressources humaines ont longtemps exploité Excel en RH pour constituer leur tableau de bord RH, mais l’époque est à présent révolue. Les standards modernes en GRH ont révélé les limites du logiciel de Microsoft. La question que tout employeur se pose est alors la suivante : Excel est-il réellement fiable pour la gestion des ressources humaines ?

Excel en RH : pilier traditionnel de la GRH

Les missions RH repose sur des données, que ce soit pour analyser les besoins en recrutement ou gérer les plannings des employés. Excel a depuis toujours été l’allier des services des ressources humaines, d’abord, comme il facilite la gestion et la lecture des informations des employés, quelle que soit la taille de l’entreprise. Les outils comme les tableaux croisés dynamiques vous permettent par exemple d’identifier un phénomène et de vous adapter en conséquence.

Puis, le logiciel de Microsoft est efficace pour automatiser les tâches grâce à ses différentes fonctionnalités, telles que les macros ou les formules avancées. Cela offre par la même occasion une uniformité au niveau des traitements et des résultats.

En matière de planification, Excel permet de créer des calendriers de travail selon la fréquence choisie (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) ou encore les horaires de travail, les types de tâches, les ressources nécessaires, etc.

Les inconvénients d’Excel en RH

Même si Excel répond aux multiples besoins des services RH, son utilisation demande une gestion rigoureuse de la part des responsables, notamment pour les tâches avancées. Voici les raisons pourquoi il vous donne l’illusion du contrôle.

Erreurs de calculs et de manipulations

Excel est un tableur avec saisie manuelle. Cela vous expose à des erreurs de saisie ou de mauvaise manipulation. L’écrasement ou la suppression non intentionnelle d’une seule cellule suite à un copier-coller peut corrompre l’intégrité de toutes les données.

Mais les erreurs peuvent aussi venir de formules mal construites ou de fonctions non appropriées, SUM, IF ou VLOOKUP par exemple. Lorsque c’est le cas, c’est votre calcul qui n’est plus du tout fiable.

Les différentes manipulations telles que les tris et filtres sont susceptibles d’isoler des informations lorsqu’elles ne sont pas exécutées correctement.

Les risques de commettre des erreurs lors des traitements des données sont donc importants si vous utilisez Excel en RH, ce qui peut coûter cher à l’entreprise. Par exemple, une mauvaise saisie des éléments variables de paie (primes, heures supplémentaires ou bonus) peut entrainer une rémunération inexacte. En plus de l’injustice faite envers les employés, cela complique aussi la gestion de la masse salariale.

Tableau de bord RH chronophage

La gestion des ressources humaines avec Excel n’est pas une mince affaire, même si vous utilisez un modèle de tableau de bord RH. D’une part, le paramétrage initial demande du temps et des compétences, entre autres avec la mise en place d’indicateurs ou de formules.

Puis, il faut préparer les données afin qu’elles soient les plus homogènes possible. Et en cas d’absence d’automatisation d’ailleurs, vous devez actualiser régulièrement les informations.

Mais chaque minute compte et le temps et l’effort que vous consacrez à la gestion du tableau de bord RH peuvent être libérés pour d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Centralisation limitée des données

Excel fonctionne comme un outil isolé, où chaque fichier est créé et géré de manière individuelle par chaque département. Cette dispersion complique la centralisation des données RH. En effet, stocker les informations dans plusieurs documents empêche la mise en place d’une base de données en bonne et due forme.

Lorsque plusieurs collaborateurs ont accès à un même fichier Excel sur différents ordinateurs, il arrive que différentes versions soient créées. Cela peut causer des pertes d’informations.

Enfin, le logiciel de Microsoft ne permet pas l’intégration d’outils de communication ou de suivi. Vous ne pouvez tout simplement pas gérer les modifications et les feedbacks en temps réel, alors que c’est essentiel pour une meilleure collaboration.

Sécurité médiocre des données

Les entreprises doivent se conformer au RGPD. Cependant, le tableau de bord RH qu’offre Excel ne vous permet pas de sécuriser les données des employés. La facilité de partage des données devient d’ailleurs une limite, car cela pourrait entrainer une fuite d’informations sensibles (identités, salaires, évaluations, etc.).

Par ailleurs, l’absence de journalisation peut être problématique en cas d’erreur ou de soupçons de manipulations frauduleuses, comme cela rend le suivi des modifications apportées aux fichiers difficile. Sans un processus de validation rigoureux, les erreurs peuvent passer inaperçues.

Ces limitations font d’Excel un outil peu adapté pour la gestion sécurisée des données RH. Pour pallier ces failles, de nombreuses entreprises se sont tournées vers des solutions sur mesure.

Vers des logiciels RH

Les logiciels RH sont conçus pour répondre aux enjeux de la gestion des ressources humaines. Mais en quoi changent-ils la donne ?

Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?

Les logiciels RH sont apparus vers la fin du 20e siècle en aide aux services des ressources humaines. Ce sont des solutions informatiques conçues pour automatiser et centraliser l’ensemble des processus RH :

• Administration des employés : informations des collaborateurs, calcul des salaires, etc.
• Gestion des recrutements : suivi des candidatures, organisation des entretiens, intégration des nouveaux employés, etc.
• Organisation du temps de travail : planification et suivi des horaires, gestion des absences, etc.
• Reporting RH : tableaux de bord RH, taux de turn-over, etc.
• Etc.

Certains logiciels traitent tous ces volets et d’autres une petite partie seulement.

Les avantages d’un logiciel RH

Excel est un outil puissant et polyvalent, mais il n’a pas été conçu pour répondre aux exigences de la GRH. Voici les avantages des logiciels RH.

Centralisation des données

Les logiciels RH permettent d’intégrer l’ensemble des informations des collaborateurs dans une base de données unique. Fini les fichiers éparpillés, car tout est centralisé en un seul endroit.

Grâce à la technologie du cloud computing, vous pouvez consulter les données RH en temps réel depuis tous les ordinateurs qui disposent des droits d’accès. Cela facilite par ailleurs la collaboration entre les différentes branches de l’entreprise et réduit les risques de doublons ou de perte d’informations.

Automatisation des tâches à faible valeur ajoutée

Contrairement à Excel qui repose sur des actions manuelles, ou à tout autre tableur d’ailleurs, les logiciels RH automatisent un grand nombre de processus : gestion des congés, génération de contrats, relances administratives, reporting automatique, etc.

Cette automatisation vous permet non seulement un gain de temps, mais réduit aussi le risque d’erreurs humaines. Elle vous libère dans ce cas des tâches chronophages et répétitives.

Suivi en temps réel

Les logiciels RH vous offrent une visibilité instantanée des indicateurs clés via des tableaux de bord RH dynamiques et interactifs. L’analyse devient alors proactive, ce qui vous permet d’anticiper les besoins en compétences et en effectifs de l’entreprise.

En matière de prise de décisions, cela améliore votre efficacité face aux évolutions internes (recrutement, formation, gestion des performances, etc.) et externes. D’autant plus que les données sont mises à jour automatiquement avec les logiciels RH.

Conformité au RGPD

Les logiciels RH sont conçus pour intégrer les exigences liées à la protection des données personnelles des employés. Ils proposent en effet des systèmes d’authentification, de traçabilité des modifications ou encore de chiffrement des données, efficaces pour la sécurité du SIRH.

Ils permettent aussi de contrôler les accès selon les profils des utilisateurs. En d’autres termes, les logiciels RH offrent une sérénité qu’Excel ne peut vous garantir.

À l’ère de la digitalisation et de l’automatisation, les limites d’Excel pèsent sur l’efficacité des services RH. L’adoption d’un logiciel RH s’impose alors comme chose nécessaire. Dans un horizon proche d’ailleurs, l’expansion de l’intelligence artificielle obligera de nouveau l’employeur à transformer la gestion des ressources humaines. En effet, les SIRH intelligents se positionnent comme de véritables assistants.