Documentation FAQ Logiciel Congés & Absences
Le1 octobre 2025

FAQ Logiciel Congés & Absences Kammi

La FAQ Congés et Absences de Kammi explique comment poser une demande de congés ou de RTT, consulter et comprendre son solde, annuler ou modifier une absence, et gérer les cas particuliers comme les demi-journées, les jours fériés ou les compteurs négatifs. Elle précise aussi le mode d’acquisition progressive des congés et donne des solutions si les notifications ou les compteurs ne fonctionnent pas correctement.

Questions pour les UTILISATEURS

  1. Comment poser une demande de congés ou RTT ?
  2. Comment consulter mon solde de congés (compteur) ?
  3. Mon compteur de congés/RTT est incorrect, que faire ?
  4. Comment modifier ou annuler une demande de congés ?
  5. Comment poser une demi-journée de congés ?
  6. Pourquoi mon compteur est-il négatif ?
  7. Les jours fériés sont-ils décomptés de mes congés ?
  8. Le nombre de jours décomptés est incorrect
  9. Pourquoi mon compteur de CP ne se remplit pas chaque mois ?
  10. Je ne reçois pas les notifications d’absence

Questions pour les MANAGERS / RESPONSABLES

  1. Comment valider les demandes de congés de mon équipe ?
  2. Comment consulter le planning des absences de mon équipe ?
  3. Comment annuler une demande déjà validée ?
  4. Comment voir les compteurs de congés de mes collaborateurs ?
  5. Je ne reçois pas les notifications de nouvelles demandes
  6. Comment exporter le planning de mon équipe ?

Questions pour les ADMINISTRATEURS RH

  1. Comment régulariser le compteur d’un utilisateur ?
  2. Comment configurer les règles d’acquisition des congés ?
  3. Comment gérer les types d’absence (CP, RTT, Maladie, etc.) ?
  4. Comment gérer les jours fériés et le calendrier ?
  5. Comment faire un export global de tous les compteurs ?
  6. Comment configurer le mode de validation des absences ?
  7. Comment gérer les absences pour un utilisateur qui quitte l’entreprise ?

Questions pour les UTILISATEURS

Comment poser une demande de congés ou RTT ?

Procédure complète :

  1. Allez dans Module Congés & Absences
  2. Cliquez sur Nouvelle demande (bouton bleu)
  3. Remplissez le formulaire :
    • Type d’absence : CP, RTT, Récupération, etc.
    • Date de début
    • Date de fin
    • Demi-journée : Matin ou Après-midi (si besoin)
    • Commentaire (optionnel mais recommandé)
  4. Vérifiez le décompte automatique affiché (nombre de jours ouvrés)
  5. Cliquez sur Soumettre la demande
  6. Votre manager reçoit une notification automatique

✅ Statuts de la demande :

  • 🟡 En attente : Demande envoyée, en attente de validation
  • 🟢 Validée : Demande acceptée par votre manager
  • 🔴 Refusée : Demande refusée (vous recevez une notification avec motif)

⚠️ Attention : Vous ne pouvez pas modifier une demande en attente. Vous devez l’annuler et en créer une nouvelle.

Comment consulter mon solde de congés (compteur) ?

Pour voir vos compteurs :

  1. Allez dans Mon Profil → Congés & Absences
  2. Vous voyez vos compteurs :
    • CP : Congés payés disponibles
    • RTT : Jours RTT disponibles
    • Récupération : Heures de récupération converties en jours
    • Autres types : Ancienneté, congés exceptionnels, etc.

✅ Bon à savoir :

  • Le compteur se met à jour en temps réel après validation de vos congés
  • Les congés en attente ne sont PAS déduits du compteur
  • Vous pouvez voir l’historique d’acquisition (détail mois par mois)

Mon compteur de congés/RTT est incorrect, que faire ?

Vérifications à faire dans l’ordre :

  1. Vérifiez la date de référence
    • Vérifiez que vous consultez le bon exercice (année en cours)
    • Le compteur se base sur l’exercice défini par votre entreprise
  2. Vérifiez les absences en attente
    • Les congés en attente de validation ne sont PAS déduits du compteur
    • Seuls les congés validés décomptent le solde
  3. Vérifiez les acquisitions
    • Les compteurs se remplissent progressivement selon les règles d’acquisition configurées par votre entreprise
  4. Actualisez la page
    • Faites Ctrl+F5 (Windows) ou Cmd+Shift+R (Mac)
    • Videz le cache du navigateur si nécessaire

⚠️ Si le problème persiste : Contactez votre service RH. Seuls les RH peuvent corriger les compteurs via une régularisation.

Comment modifier ou annuler une demande de congés ?

Procédure :

  1. Allez dans Mes absences
  2. Trouvez la demande à modifier
  3. Si la demande est EN ATTENTE :
    • Cliquez sur Annuler la demande
    • Créez une nouvelle demande avec les bonnes dates
  4. Si la demande est VALIDÉE :
    • Vous ne pouvez plus l’annuler vous-même
    • Contactez votre manager pour demander l’annulation
    • Le manager peut annuler une demande validée

⚠️ Attention : Une fois une absence annulée, elle ne peut pas être « dé-annulée ». Il faut créer une nouvelle demande.

Comment poser une demi-journée de congés ?

Procédure :

  1. Allez dans Nouvelle demande
  2. Sélectionnez le type d’absence
  3. Pour la date de début : sélectionnez la date et choisissez Matin ou Après-midi
  4. Pour la date de fin : sélectionnez la même date et la même période (Matin ou Après-midi)
  5. Vérifiez le décompte : 0,5 jour
  6. Soumettez la demande

✅ Décompte :

  • Matin = 0,5 jour déduit
  • Après-midi = 0,5 jour déduit
  • Vous pouvez poser plusieurs demi-journées non consécutives

⚠️ Attention : Les horaires de coupure matin/après-midi sont définis par votre entreprise (généralement 12h ou 13h).

Pourquoi mon compteur est-il négatif ?

Un compteur négatif signifie que vous avez pris plus de congés que ce que vous avez acquis.

Cas normaux (autorisés par l’entreprise) :

  • ✅ Vous avez pris des congés par anticipation
  • ✅ Votre entreprise autorise les avances de congés
  • ✅ Vous êtes en début d’exercice et les compteurs se remplissent progressivement

Exemple : En début d’année, vous avez peu de jours acquis, mais vous prenez des congés. Votre compteur devient négatif. Les mois suivants, les jours acquis viendront compenser ce solde négatif.

⚠️ Si votre compteur est négatif de manière anormale :

  1. Vérifiez vos absences validées dans Mes absences
  2. Vérifiez qu’il n’y a pas de doublon (même congé saisi 2 fois)
  3. Vérifiez votre date d’entrée dans l’entreprise (impact sur l’acquisition)
  4. Contactez les RH pour une régularisation si nécessaire

✅ Bon à savoir : Un compteur négatif en fin d’exercice peut entraîner une retenue sur salaire (selon la politique de votre entreprise).

Les jours fériés sont-ils décomptés de mes congés ?

Règle générale : Les jours fériés qui tombent pendant vos congés ne sont PAS décomptés de votre solde.

Exemple :

  • Vous posez congé du lundi 1er mai au vendredi 5 mai
  • Le 1er mai est férié
  • Kammi décompte seulement 4 jours de votre solde (mardi, mercredi, jeudi, vendredi)

✅ Kammi gère automatiquement :

  • Les jours fériés sont configurés dans le calendrier de votre entreprise
  • Le décompte exclut automatiquement ces jours
  • Vous voyez le décompte exact avant de soumettre votre demande

⚠️ Attention : Les week-ends ne sont jamais décomptés (sauf si vous travaillez le week-end selon votre planning).

Le nombre de jours décomptés est incorrect

Kammi décompte uniquement les jours ouvrés selon votre planning de travail.

Exemple 1 : Utilisateur 5 jours/semaine (lundi-vendredi)

  • Congés du lundi au vendredi = 5 jours décomptés
  • Congés du vendredi au lundi = 2 jours décomptés (vendredi + lundi, pas le week-end)

Exemple 2 : Utilisateur à temps partiel 3 jours/semaine (lundi, mercredi, vendredi)

  • Congés du lundi au vendredi = 3 jours décomptés (lundi, mercredi, vendredi)
  • Les mardi et jeudi ne sont pas travaillés, donc pas décomptés

✅ Vérifications :

  1. Vérifiez votre planning de travail dans Mon Profil
  2. Vérifiez que les jours fériés sont bien exclus
  3. Vérifiez qu’il n’y a pas de chevauchement avec une autre absence

⚠️ Si le décompte reste incorrect : Contactez votre service RH avec la capture d’écran de votre demande.

Pourquoi mon compteur de CP ne se remplit pas chaque mois ?

L’acquisition des congés payés est progressive et automatique.

Fonctionnement :

  • L’acquisition se fait à la fin du mois
  • Kammi calcule automatiquement selon votre date d’entrée et votre temps de travail
  • Le nombre de jours acquis dépend des règles configurées par votre entreprise

⚠️ Cas particuliers :

  • Temps partiel : Acquisition calculée au prorata de votre temps de travail
  • Absence longue durée : Certaines absences sans solde peuvent réduire l’acquisition
  • Périodes d’essai : Selon votre convention collective, l’acquisition peut débuter après la période d’essai

⚠️ Si l’acquisition ne se fait pas : Contactez les RH pour vérifier votre configuration de contrat dans Kammi.

Je ne reçois pas les notifications d’absence

Vérifications à faire :

  1. Vérifiez vos paramètres de notifications :
    • Allez dans Mon Profil → Notifications
    • Vérifiez que « Congés & Absences » est activé
    • Vérifiez que l’option « Email » est cochée
  2. Vérifiez votre boîte email :
    • Vérifiez les Spams / Courrier indésirable
    • Ajoutez noreply@kammi.fr à vos contacts
  3. Vérifiez votre email dans Kammi :
    • Allez dans Mon Profil
    • Vérifiez que votre email est correct

✅ Notifications envoyées aux utilisateurs :

  • 🔔 Validation de votre demande
  • 🔔 Refus de votre demande (avec motif)
  • 🔔 Annulation de votre demande par le manager

⚠️ Si rien ne fonctionne : Contactez le support Kammi avec votre email et le type de notification manquante.

Questions pour les MANAGERS / RESPONSABLES

Comment valider les demandes de congés de mon équipe ?

Procédure de validation :

  1. Allez dans Module Congés & Absences
  2. Cliquez sur Demandes en attente (ou onglet « À valider »)
  3. Vous voyez toutes les demandes de votre équipe
  4. Pour chaque demande :
    • Cliquez sur la demande pour voir les détails
    • Vérifiez le solde du utilisateur
    • Vérifiez le planning d’équipe (chevauchement ?)
    • Cliquez sur Valider ou Refuser
    • Si refus : ajoutez un motif (obligatoire)
  5. Le utilisateur reçoit une notification automatique

✅ Planning d’équipe : Utilisez la vue Planning équipe pour visualiser toutes les absences et éviter les chevauchements.

⚠️ Délai de validation : Pensez à valider régulièrement (notification quotidienne si demandes en attente).

Comment consulter le planning des absences de mon équipe ?

Vue Planning d’équipe :

  1. Allez dans Module Congés & Absences
  2. Cliquez sur Planning équipe
  3. Vous voyez un calendrier avec :
    • Tous les membres de votre équipe (lignes)
    • Les absences validées et en attente (barres de couleur)
    • Légende des couleurs par type d’absence
  4. Utilisez les filtres :
    • Période (mois, trimestre, année)
    • Type d’absence (CP, RTT, Maladie, etc.)
    • Statut (validées uniquement, en attente, refusées)

✅ Astuce : Le planning détecte automatiquement les chevauchements (alerte rouge si plusieurs personnes absentes en même temps).

📊 Export : Vous pouvez exporter le planning en PDF ou Excel pour vos réunions.

Comment annuler une demande déjà validée ?

Procédure d’annulation :

  1. Allez dans Planning équipe ou Demandes validées
  2. Cliquez sur l’absence à annuler
  3. Cliquez sur Annuler cette absence
  4. Ajoutez un motif (le utilisateur sera notifié)
  5. Le compteur du utilisateur est automatiquement recalculé

⚠️ Attention : Une fois une absence annulée, elle ne peut pas être « dé-annulée ». Le utilisateur devra créer une nouvelle demande.

✅ Notification : Le utilisateur reçoit immédiatement un email avec le motif de l’annulation.

Comment voir les compteurs de congés de mes collaborateurs ?

Consultation des compteurs d’équipe :

  1. Allez dans Module Congés & Absences
  2. Cliquez sur Compteurs d’équipe
  3. Vous voyez un tableau avec :
    • Nom du collaborateur
    • CP disponibles
    • RTT disponibles
    • Autres types d’absence
    • Congés pris depuis le début de l’année
  4. Filtrez par service ou équipe si besoin

✅ Utilité : Permet de vérifier si un utilisateur a assez de solde avant de valider une demande.

📊 Export : Vous pouvez exporter ce tableau pour vos reportings RH.

Je ne reçois pas les notifications de nouvelles demandes

Vérifications à faire :

  1. Vérifiez vos paramètres de notifications :
    • Allez dans Mon Profil → Notifications
    • Vérifiez que « Congés & Absences – Manager » est activé
    • Vérifiez que l’option « Email » est cochée
  2. Vérifiez votre boîte email :
    • Vérifiez les Spams
    • Ajoutez noreply@kammi.fr à vos contacts
  3. Vérifiez votre rôle dans Kammi :
    • Contactez les RH pour confirmer que vous êtes bien configuré comme manager de l’équipe

✅ Notifications envoyées aux managers :

  • 🔔 Nouvelle demande en attente
  • 🔔 Rappel quotidien si demandes non traitées depuis plus de 24h
  • 🔔 Annulation de demande par un utilisateur

Comment exporter le planning de mon équipe ?

Export du planning :

  1. Allez dans Planning équipe
  2. Sélectionnez la période à exporter (mois, trimestre, année)
  3. Appliquez vos filtres (type d’absence, statut)
  4. Cliquez sur Exporter
  5. Choisissez le format :
    • Excel : Liste détaillée avec nom, dates, type, nombre de jours
    • PDF : Vue calendrier graphique imprimable

✅ Utilité : Parfait pour les réunions d’équipe, les reportings ou la planification de projets.

Questions pour les ADMINISTRATEURS RH

Comment régulariser le compteur d’un utilisateur ?

Procédure de régularisation :

  1. Allez dans Module Congés & Absences
  2. Cliquez sur Gestion des compteurs
  3. Recherchez le utilisateur concerné
  4. Cliquez sur Régulariser le compteur
  5. Remplissez :
    • Type de compteur : CP, RTT, Récupération, etc.
    • Ajustement : +X ou -X jours
    • Motif : Obligatoire (ex: « Correction suite à erreur de saisie »)
    • Date d’effet
  6. Cliquez sur Valider la régularisation
  7. Le compteur est mis à jour immédiatement

✅ Traçabilité : Toutes les régularisations sont enregistrées dans l’historique avec date, auteur et motif.

⚠️ Attention : Une régularisation ne peut pas être annulée automatiquement. Vous devez faire une nouvelle régularisation inverse si besoin.

Comment configurer les règles d’acquisition des congés ?

Configuration globale :

  1. Allez dans Administration → Congés & Absences
  2. Cliquez sur Règles d’acquisition
  3. Configurez :
    • Exercice de référence : Année civile (01/01 – 31/12) ou autre période
    • Méthode d’acquisition CP : Progressive (acquisition mensuelle) ou Globale (crédit en une fois)
    • Prorata d’acquisition : Calculé selon le nombre de jours calendaires, ouvrés ou ouvrables dans le mois
    • RTT : Nombre de jours, acquisition progressive ou globale
  4. Cliquez sur Enregistrer

✅ Bon à savoir : Les règles s’appliquent à tous les utilisateurs sauf configuration individuelle spécifique.

⚠️ Attention : Une modification des règles n’est pas rétroactive. Elle s’applique à partir de la date d’enregistrement.

Comment gérer les types d’absence (CP, RTT, Maladie, etc.) ?

Gestion des types d’absence :

  1. Allez dans Administration → Congés & Absences
  2. Cliquez sur Types d’absence
  3. Vous voyez la liste des types existants :
    • Congés Payés
    • RTT
    • Récupération
    • Maladie
    • Congés sans solde
    • Etc.
  4. Pour créer un nouveau type :
    • Cliquez sur Nouveau type d’absence
    • Remplissez : Nom, Couleur, Décompte du solde (Oui/Non), Nécessite validation (Oui/Non)
  5. Pour modifier un type : Cliquez sur le type et modifiez les paramètres

✅ Utilité : Permet d’adapter Kammi à votre convention collective et vos accords d’entreprise.

Comment gérer les jours fériés et le calendrier ?

Configuration du calendrier :

  1. Allez dans Administration → Congés & Absences
  2. Cliquez sur Calendrier
  3. Vous voyez le calendrier annuel avec :
    • Jours fériés France (pré-remplis)
    • Jours fériés personnalisés
  4. Pour ajouter un jour férié :
    • Cliquez sur Ajouter un jour férié
    • Sélectionnez la date et le nom (ex: « Pont de l’Ascension »)
  5. Pour supprimer un jour férié : Utile si votre entreprise travaille ce jour (ex: 1er mai dans certaines conventions)

✅ Impact : Les jours fériés sont automatiquement exclus du décompte de congés.

⚠️ Attention : Modifiez le calendrier avant le début de l’exercice pour éviter les incohérences de décompte.

Comment faire un export global de tous les compteurs ?

Export massif :

  1. Allez dans Module Congés & Absences
  2. Cliquez sur Extractions → Compteurs globaux
  3. Sélectionnez :
    • Date de référence : Ex: au 31/12/2025
    • Services : Tous ou filtre par service
    • Statut : Actifs, Sortis, Tous
  4. Cliquez sur Générer l’extraction
  5. Le fichier Excel contient :
    • Nom, Prénom, Matricule
    • Service
    • CP acquis, CP pris, CP solde
    • RTT acquis, RTT pris, RTT solde
    • Tous les autres types configurés

✅ Utilité : Parfait pour les clôtures annuelles, audits, ou exports vers logiciel de paie.

Comment configurer le mode de validation des absences ?

Pour modifier le mode de validation d’un type d’absence :

  1. Allez dans Paramétrage des absences ou Types d’absences
  2. Cliquez sur le bouton Modifier
  3. Modifiez le type de validation en cliquant sur OUI / NON dans les champs :
    • Validation manager : Le manager doit valider l’absence
    • Validation RH : Les RH doivent également valider (double validation)
  4. Enregistrez les modifications

⚠️ Attention : Si le bouton est grisé, c’est que toutes les absences ne sont pas validées. Vous ne pourrez pas modifier le paramétrage tant qu’il reste des absences en attente.

✅ Exemples de configuration :

  • Congés payés : Validation manager OUI, Validation RH NON
  • RTT : Validation manager OUI, Validation RH NON
  • Maladie : Validation manager NON, Validation RH NON (validation automatique)
  • Congés exceptionnels : Validation manager OUI, Validation RH OUI (double validation)
Partager l’article