La gestion des heures supplémentaires est un enjeu de taille pour le service RH. Mal organisée, elle peut déboucher sur un rappel d’heures supplémentaires, préjudiciables pour l’entreprise. Pour ne pas perdre de l’argent et ternir sa réputation, le responsable doit mettre en place des stratégies RH efficaces. Revenons sur la définition des heures supplémentaires L’article […]
La gestion des heures supplémentaires est un enjeu de taille pour le service RH. Mal organisée, elle peut déboucher sur un rappel d’heures supplémentaires, préjudiciables pour l’entreprise. Pour ne pas perdre de l’argent et ternir sa réputation, le responsable doit mettre en place des stratégies RH efficaces.
L’article L3121-28 du Code du travail définit les heures supplémentaires comme « toutes les heures effectuées au-delà de la durée légale de travail hebdomadaire. »
Toute entreprise qui a recours aux heures supplémentaires doit toutefois respecter la réglementation applicable à la durée du travail, à savoir un repos quotidien et hebdomadaire et la durée maximale de travail, soit 10 h par jour, 48 h par semaine et 44 h par semaine en moyenne sur 12 semaines consécutives.
Si la convention de l’entreprise définit une durée inférieure à la durée légale, les heures effectuées au-delà de la durée conventionnelle, mais en deçà de la durée légale, ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires et ne font donc pas l’objet d’une rémunération, sauf dispositions conventionnelles contraires.
En principe, les heures supplémentaires sont à la demande de l’employeur. Dans ce cas, elles sont obligatoires dès lors qu’elles respectent les règles légales.
Les salariés ne peuvent pas prendre l’initiative d’effectuer des heures supplémentaires sans l’accord de l’employeur.
Rappelons que depuis 2028, les heures supplémentaires ouvrent droit à des avantages sociaux et fiscaux. Pour l’employeur, elles sont exonérées de tout ou une partie des cotisations sociales. Pour le salarié, les heures supplémentaires ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu.
Dans les grandes entreprises avec des centaines de salariés, le suivi des heures supplémentaires devient vite un parcours du combattant. Une bonne organisation permet de gérer efficacement le temps de travail des employés.
Un planning de travail permet au responsable RH de répartir équitablement la charge de travail entre les employés. Il permet aussi à un salarié d’informer la direction du changement de son emploi du temps afin d’éviter qu’un autre fasse des heures supplémentaires pour le remplacer.
La RH est une créatrice de valeur dans l’entreprise. Les données quantitatives qu’elle traite ont des enjeux stratégiques sur les décisions à prendre. C’est pourquoi elle doit s’armer d’outils de pilotage RH efficaces.
Un logiciel de gestion de temps permet de suivre le temps de travail effectif de chaque salarié tout en limitant le travail administratif qu’il y a derrière. Pour aller plus loin, le service RH peut utiliser un logiciel de gestion RH tout-en-un qui gère le travail de A à Z.
Les services RH peuvent personnaliser l’attribution des heures supplémentaires. Par exemple, les salariés les plus méritants ont droit à des heures en plus pour bénéficier d’un taux horaire 1,5 fois ou 2 fois plus élevé.
Les heures supplémentaires peuvent dépendre de la performance, de l’ancienneté ou du statut du salarié.
Il peut être frustrant pour un employé d’effectuer toujours des heures supplémentaires parce qu’il est le seul à posséder les compétences nécessaires. Investir dans une formation polyvalente va permettre à tous les employés de développer leurs compétences et de s’adapter aux besoins de l’entreprise.
Malgré une planification de maître, des imprévus de dernière minute peuvent toujours survenir. Par exemple, un travail a nécessité plus d’heures que prévu dans son exécution et l’employé est resté pour le finir. Ou alors, l’entreprise fait face à un pic d’activités inattendu qui demande la réalisation d’heures supplémentaires.
Si l’entreprise ne permet pas le travail au-delà de la durée légale de 35 heures par semaine à temps complet, les gestionnaires doivent connaître cette directive afin qu’ils puissent attribuer une charge de travail adaptée à leur équipe. De leur côté, les salariés doivent aussi prendre connaissance de la politique de l’entreprise pour informer à temps leur gestionnaire que le travail demandé ne peut pas être effectué dans les heures allouées.
Attention, si un employé effectue fréquemment des heures supplémentaires sans l’accord de l’employeur, mais que celui-ci ne réagit pas, la jurisprudence considère qu’il y a un accord tacite à leur réalisation. Si le salarié exige le paiement de ces heures en plus, l’entreprise ne peut y déroger.
Les heures supplémentaires doivent être mentionnées dans le bulletin de paie, distinctement des heures prévues dans le contrat de travail.
En principe, les heures supplémentaires sont calculées par semaine :
Dans certaines circonstances, d’autres modalités de décompte sont possibles à titre dérogatoire :
Dans tous les cas, le calcul du nombre d’heures supplémentaires prend en compte les heures de travail effectives et assimilées. Ce qui exclut les jours fériés, les congés payés et les absences
Les heures supplémentaires sont majorées de la façon suivante :
Si un accord collectif, de branche ou CCN fixe les taux de majoration, ceux-ci ne peuvent pas être inférieurs à 10 %.
Il est possible que la rémunération des heures supplémentaires soit remplacée par un repos compensateur. Toutefois, il doit être prévu par la convention collective ou un accord d’entreprise, d’établissement ou de branche. À défaut, il doit être prévu par un accord collectif ou une décision unilatérale de l’entreprise si le comité social et économique ne s’y oppose pas.
L’entreprise doit informer le salarié de son droit au repos compensateur par une annexe au bulletin de paie.
La durée du repos compensateur doit être équivalente aux heures majorées. Pour illustrer, si un salarié a effectué une heure supplémentaire majorée à 25 %, il doit bénéficier d’un repos de 1 h 30.
Conformément à l’article L3121-30 du Code du travail, l’employé bénéficie d’une contrepartie obligatoire en repos s’il effectue des heures supplémentaires au-delà d’un contingent annuel, ce, en plus d’une rémunération majorée ou d’un repos compensateur.
Pour rappel, les heures supplémentaires qui ouvrent droit au repos compensateur et celles réalisées pour travaux urgents ou lors de la journée de la solidarité ne s’imputent pas au contingent annuel.
De nombreux contentieux concernent des demandes de paiement d’heures supplémentaires, bien souvent, en défaveur de l’employeur.
Comme le dit si bien l’adage, « mieux vaut prévenir que guérir ». Pour protéger l’entreprise, la décision la plus sage est de prendre des précautions :
