La guerre des talents est une réalité dans les entreprises, indépendamment de leur taille. Pour attirer les meilleurs profils, les employeurs doivent leur offrir une expérience collaborateur inoubliable. Ce défi commence dès le recrutement jusqu’au départ éventuel de l’employé. Parmi les outils jouant un rôle clé dans la fidélisation des talents, le SIRH s’impose comme […]
La guerre des talents est une réalité dans les entreprises, indépendamment de leur taille. Pour attirer les meilleurs profils, les employeurs doivent leur offrir une expérience collaborateur inoubliable. Ce défi commence dès le recrutement jusqu’au départ éventuel de l’employé. Parmi les outils jouant un rôle clé dans la fidélisation des talents, le SIRH s’impose comme une solution réactive et efficace.
Pourtant, malgré les avantages prouvés de cette solution digitale, de nombreuses entreprises, notamment celles employant moins de 50 salariés, hésitent encore à l’adopter. Alors, faut-il attendre d’avoir 50 salariés pour investir dans un SIRH ? Le SIRH est-il pertinent pour les entreprises de petites et moyennes entreprises ou est-ce un outil réservé aux grands groupes ?
Avant de déterminer si l’utilisation d’un SIRH est pertinente pour une petite entreprise, revenons à la base. Qu’est-ce que le SIRH ?
Le SIRH ou système d’information des ressources humaines est un ensemble de logiciels permettant de centraliser les processus RH afin d’optimiser la gestion des ressources humaines. Il couvre toutes les fonctions RH, à savoir la gestion du recrutement, la gestion des talents, la gestion de la paie, la gestion du temps de travail, la gestion des congés payés et des absences, etc.
Le SIRH accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. Sa mise en place doit se faire par étape :
En identifiant les besoins de l’entreprise, les responsables peuvent choisir un SIRH adapté, évitant les surcoûts inutiles.
Le système d’information des ressources humaines propose une large gamme de d’outils de gestion adaptables aux besoins des entreprises.
Ce module centralise toutes les données sur les salariés, ce qui facilite le suivi de leur parcours professionnel. Il permet d’établir et de suivre les contrats de contrat, d’automatiser la génération des bulletins de salaire, de gérer les démarches administratives comme la déclaration sociale nominative (DSN).
La gestion du recrutement automatise les tâches relatives à la gestion des embauches telles que le tri et l’archivage des candidatures. Grâce à la gestion de CV, les responsables peuvent rechercher les meilleurs profils en quelques clics et constituer une base de données de talents De plus, tous les dossiers sont centralisés sur un espace unique, facilitant ainsi la gestion et le suivi des candidatures.
Ce module facilite la création et l’ajustement des plannings de travail et offre une vue d’ensemble de la charge de travail de chaque collaborateur et équipe. Ce qui permet d’éviter les conflits d’horaires ou le manque de ressources humaines.
Par ailleurs, il permet également de s’assurer du respect des temps de repos obligatoires, des durées maximales de travail et de la gestion des heures supplémentaires.
Le SIRH facilite le suivi des absences et des congés payés. Grâce à des tableaux de bord, les employés peuvent poser eux-mêmes leurs congés. Les managers reçoivent alors des notifications, leur permettant de réagir immédiatement. Il permet aussi d’autonomiser la distribution du nombre de jours de congé de chaque salarié en tenant compte de son contrat de travail et de la convention collective applicable dans l’entreprise.
En dématérialisant le processus d’évaluation du personnel, le SIRH rend les entretiens plus accessibles et plus efficaces. Il permet de mettre en place un système d’évaluation juste pour l’ensemble des salariés. Il permet également d’organiser facilement les sessions d’évaluation, de recueillir les retours des salariés et d’assurer le suivi des campagnes d’entretiens grâce à des outils de planification et de suivi.
La gestion des formations permet de créer des programmes de formation accessibles à l’ensemble des salariés, mais aussi d’élaborer un plan de formation adapté aux besoins de l’entreprise et à ceux de chaque collaborateur. Par ailleurs, ce module facilite les coûts liés à chaque formation.
La gestion des compétences, elle, permet de créer un référentiel métier, avec des fiches de portes détaillées (missions, compétences requises, etc.). Une cartographie dynamique des compétences permet d’avoir une vue d’ensemble des compétences disponibles dans l’entreprise et de faciliter l’évaluation des performances des collaborateurs ainsi que les écarts entre les compétences actuelles et les besoins futurs. Plus encore, elle permet de mettre en place des plans de formation ciblée adaptés aux besoins de développement de chaque employé et aux objectifs stratégiques de l’entreprise.
Le SIRH permet d’automatiser la collecte des variables de paie (primes, heures supplémentaires absences, congés payés…) et les calculs de la paie, d’automatiser les déclarations sociales, de prendre en compte automatiquement les taux d’imposition en vigueur ainsi que les prélèvements sociaux, etc. Grâce à cet outil, l’entreprise est constamment en règle avec les évolutions de la réglementation et de la convention. Ce qui évite les erreurs et les sanctions qui peuvent en découler.
En outre, il intègre un coffre-fort numérique permettant d’archiver les données sensibles ou confidentielles de manière sécurisée.
À la question, est-ce que l’utilisation d’un SIRH apporte une réelle valeur ajoutée à leur service RH. La réponse est oui. En effet, investir dans un logiciel SIRH avant d’atteindre le seuil de 50 salariés peut s’avérer être stratégique pour accompagner le développement de l’entreprise. Il permet de poser des bases solides pour éviter la surcharge administrative au fur et à mesure que l’entreprise grandit.
En plus d’être une solution de gestion opérationnelle, le SIRH est aussi un outil d’anticipation. En le mettant en place dès les premiers recrutements, l’entreprise évite l’accumulation de fichiers Excel ou de documents papier, ainsi que tous les désagréments d’une gestion administrative manuelle.
Dans les petites structures, c’est souvent le dirigeant ou un salarié polyvalent qui gère les ressources humaines. Un SIRH permet d’automatiser de nombreuses tâches chronophages et répétitives comme les demandes de congés, la collecte des éléments variables de la paie, la distribution des bulletins de salaire ou la gestion des notes de frais.
Dès l’embauche des premiers collaborateurs, l’entreprise bénéficie de tous les avantages offerts par un logiciel de gestion des ressources humaines. En effet, un SIRH permet au salarié de disposer d’un espace personnel où il peut en toute autonomie gérer ses congés payés, ses entretiens, ses formations. Cette autonomie et la rapidité des réponses de managers concernant les demandes du salarié favorise une expérience employé positive et engageante.
Les petites entreprises peuvent tirer de nombreux bénéfices d’un SIRH, à condition qu’il soit adapté leurs besoins. Outil de modernisation et de gestion opérationnelle.
Grâce à un système d’informations des ressources humaines, fini les documents éparpillés dans différents dossiers ou boîtes mail. Le SIRH centralise toutes les données RH au même endroit, ce qui facilite leur accès et améliore la sécurité des informations personnelles.
En automatisant les processus RH dès les premières embauches, le SIRH réduit considérablement les erreurs humaines, notamment dans la gestion des absences et des congés payés, la gestion du temps de travail et du planning, la gestion de la paie ou les échéances (déclarations sociales et autres), la formation du personnel, etc. Par ailleurs, il aide aussi à rester en conformité avec les obligations légales, entre autres en matière de protection des données, puisque les informations des salariés sont stockées dans un seul et même endroit sécurisé.
Même dans une entreprise de moins de 10 salariés, l’automatisation des tâches administratives et des process RH permet d’alléger les charges mentales des gestionnaires. Ceux-ci disposent alors de tout le temps et de toute l’énergie nécessaires pour répondre aux besoins des salariés et se concentrer sur l’essentiel : le recrutement stratégique, le développement des compétences, la valorisation du capital humain et l’amélioration de l’expérience collaborateur. L’utilisation d’un SIRH ferait gagner 35 % d’efficacité aux RH sur la gestion des ressources humaines.
Même une entreprise de 10 ou 20 salariés peut constater un gain de temps réel réel. Moins de temps passé à gérer les plannings, moins d’erreurs de paie, moins de retards dans les obligations RH : tous ces éléments se traduisent en économies concrètes.
Le SIRH permet aux petites entreprises la réduction des coûts liés à la gestion administrative. Par ailleurs, il permet également d’économiser sur les coûts d’impression des contrats de travail et des bulletins de paie. Ces derniers sont directement créés dans le logiciel et envoyés par email aux collaborateurs.
Le SIRH génère des tableaux de bord et des outils de reporting permettant aux gestionnaires RH de disposer de toutes les données RH (absentéisme, taux de turnover, ancienneté…) pour déceler des problèmes et prendre des décisions stratégiques. Ce qui favorise un management plus humain et plus performant.
Pour profiter de tous les atouts d’un SIRH et rentabiliser l’investissement, l’entreprise doit choisir un outil qui correspond à ses besoins réels. Et pour cause, une mauvaise solution digitale peut être aussi contreproductive qu’une gestion manuelle.
Un bon SIRH pour une petite entreprise doit être modulaire. Il est, en effet, inutile d’acheter un logiciel complet, avec des fonctionnalités superflues, notamment en début d’activité. Il faut pouvoir activer uniquement les modules utiles (congés, temps, documents RH…) et en ajouter d’autres au fur et à mesure des besoins.
Les entreprises de moins de 50 salariés n’ont pas toujours une équipe dédiée RH. Il est donc essentiel que le logiciel soit facile à prendre en main, sans besoin de formation spéciale et avec un support client réactif.
La plupart des solutions modernes sont désormais accessibles en mode SaaS (Software as a Service), évitant ainsi les installations complexes. Cela permet également aux dirigeants comme aux salariés d’accéder à leur interface RH depuis n’importe quel appareil, et ce, à tout moment.
