Changer de logiciel de paie fait peur, et pour de bonnes raisons. Une paie qui fonctionne, personne n’en parle ; une paie qui déraille pénalise immédiatement les salariés et l’entreprise. Kéméo, l’éditeur de Kammi, traite sa propre paie sur le logiciel OpenPaye depuis le 1er avril 2025. Voici pourquoi nous avons fait ce choix, ce que nous en retenons, et la méthode que nous recommandons à toute entreprise qui change de logiciel de paie.
Pourquoi nous avons choisi OpenPaye
Trois raisons ont guidé ce choix.
- Utiliser ce que nous recommandons. Dans le secteur des logiciels RH et de paie, il est facile de vanter un outil sans s’en servir. Nous voulions que notre propre paie passe par un logiciel que nous connaissons de l’intérieur, pour en parler avec précision à nos clients.
- Utiliser notre propre connexion au quotidien. Kammi est connecté à OpenPaye (voir comment Kammi est connecté à OpenPaye). En nous en servant pour nos propres salariés, nous sommes les premiers à voir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.
- Ne pas dépendre d’un seul acteur dominant. Nous tenions à travailler avec un éditeur à taille humaine, avec qui un échange direct est possible et dont nous pouvons contribuer à faire évoluer le produit.
OpenPaye est un logiciel de paie en ligne qui s’adresse aux TPE, aux PME et aux experts-comptables. Notre article OpenPaye, logiciel de paie collaboratif présente ses fonctions.
Ce que nous retenons de notre transition
- Le choix de l’intégrateur compte autant que celui de l’éditeur. Sans un accompagnement de qualité, une migration se passe rarement bien. Nous avons été accompagnés par SystemPaie : merci à eux pour leur accompagnement et leurs conseils.
- Les paies en double sont indispensables. Nous avons calculé nos paies à la fois dans l’ancien et dans le nouveau logiciel avant la bascule, puis analysé chaque écart. C’est le meilleur moyen d’aborder le changement en confiance, et nous le recommandons à toutes les entreprises.
Changer de logiciel de paie : la méthode en 7 étapes
Voici les étapes que nous conseillons, à partir de notre expérience et des consignes publiées sur net-entreprises.fr pour la déclaration sociale nominative (DSN).
- Choisir la date de bascule. Une bascule en janvier limite les cumuls annuels à reprendre, sans dispenser de reprendre les congés, l’ancienneté et les autres historiques utiles. En cours d’année, choisissez un mois calme : pas de prime annuelle, pas de clôture des congés, peu d’entrées et de sorties.
- Faire l’inventaire du paramétrage. Convention collective, accords d’entreprise, rubriques de primes, régimes de prévoyance et de mutuelle, taux d’accident du travail, organismes destinataires de la DSN. Tout ce qui n’est pas écrit risque d’être oublié.
- Reprendre les données et les cumuls. Fiches des salariés, contrats, compteurs de congés et de repos, cumuls de l’année : bruts, heures, net imposable, plafonds et bases de cotisations, réductions déjà appliquées. Pour une bascule en juillet, contrôlez les cumuls de janvier à juin. Une reprise erronée fausse les calculs suivants tant qu’elle n’est pas corrigée.
- Assurer la continuité de la DSN. Conservez les identifiants des salariés et des contrats si le nouveau logiciel le permet. Si un numéro de contrat change, la DSN porte le nouveau numéro dans le bloc contrat et l’ancien dans un bloc de changement, dès la première déclaration. Sinon, les organismes ne reconnaissent pas le même contrat et les droits sociaux du salarié peuvent être mal calculés. Le signalement d’amorçage des données variables (SADV) aide à récupérer les données nécessaires (net-entreprises.fr).
- Calculer un ou plusieurs mois en double. Comparez les bulletins rubrique par rubrique et expliquez chaque écart. Testez aussi les situations particulières : arrêt maladie, temps partiel, prime annuelle, entrée ou sortie. Décidez à l’avance quel logiciel sert au paiement et au dépôt de la DSN. Les calculs comparatifs ne doivent produire ni double paiement ni dépôts concurrents pour une même déclaration.
- Prévenir les salariés. Le bulletin change de présentation : expliquez-le avant la première paie. Si vous passez en même temps au bulletin électronique, informez chaque salarié de son droit de s’y opposer, par un moyen qui donne une date certaine. Faites-le un mois avant le premier envoi électronique, ou lors de l’embauche (article D3243-7 du Code du travail).
- Organiser l’archivage. L’employeur conserve un double des bulletins pendant cinq ans (article L3243-4). Avant la fin du contrat avec l’ancien éditeur, récupérez les bulletins, les DSN, leurs accusés de réception et comptes rendus, et l’historique des corrections. Les comptes rendus qui justifient les taux de prélèvement à la source se conservent six ans.
Qui fait quoi
| Action | Responsable | Document attendu |
|---|---|---|
| Résilier l’ancien contrat dans le délai de préavis | Direction | Courrier de résiliation, date de fin d’accès |
| Exporter les données et les archives | Service paie, ancien éditeur | Fichiers salariés, cumuls, bulletins, DSN et retours |
| Paramétrer et reprendre les données | Intégrateur ou nouvel éditeur | Paramétrage validé, état des cumuls repris |
| Comparer les paies en double | Gestionnaire de paie | Tableau des écarts expliqués |
| Valider la première paie réelle et la DSN | Gestionnaire de paie, direction | Bulletins validés, comptes rendus de la DSN |
| Former les utilisateurs et fermer les anciens accès | Service paie, informatique | Procédure écrite, liste des accès supprimés |
Pour le budget, distinguez la reprise des données, le paramétrage, la formation et la période pendant laquelle les deux abonnements coexistent.
Les points de vigilance
- Les données personnelles changent de main. Si le nouveau prestataire traite les données de paie pour votre compte, encadrez cette sous-traitance par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD. Avec l’ancien, organisez la restitution ou la suppression des données, après avoir vérifié la reprise, et le sort des archives que la loi impose de garder.
- Le prélèvement à la source continue. Avant la première paie, reprenez les taux transmis par l’administration fiscale et vérifiez qu’ils sont encore valables. Un taux de 0 % est un taux, pas une absence de taux. Ce n’est qu’en l’absence de taux valable que la grille par défaut s’applique (voir le prélèvement à la source côté employeur).
- Les connexions avec les autres outils sont à vérifier. SIRH, comptabilité, banque : testez chaque flux avec le nouveau logiciel avant la première paie réelle, et reconfigurez-le si nécessaire.
- Le premier mois demande du temps. Prévoyez une marge dans le calendrier de paie pour les contrôles, les corrections et le suivi des retours de la DSN.
Le guide erreurs à ne pas faire avec un logiciel de paie détaille les pièges de paramétrage, et le comparatif des logiciels de paie aide à choisir.
Le rôle du SIRH dans un changement de logiciel de paie
Un SIRH qui centralise les absences et les éléments variables permet de garder la même collecte pendant la transition. La correspondance avec les rubriques, les formats et les périodes du nouveau logiciel doit toutefois être vérifiée. Kammi permet la transmission des éléments variables vers plusieurs logiciels de paie, dont Silae, CEGID, SAGE, SAP, Yeap et OpenPaye, grâce au module de préparation de la paie. Vérifiez les données couvertes et le mode de transfert du connecteur choisi.
Questions fréquentes
Faut-il prévenir l’URSSAF d’un changement de logiciel de paie ?
Il n’y a pas de démarche propre au changement de logiciel. En revanche, la continuité de la DSN doit être assurée, notamment en déclarant l’ancien numéro de chaque contrat si le nouveau logiciel en attribue un autre.
Combien de paies en double faut-il faire ?
Nous recommandons au moins une comparaison sur un mois représentatif, complétée par des tests des situations particulières et de la DSN. Continuez tant que des écarts restent inexpliqués.
Que deviennent les anciens bulletins ?
L’employeur en conserve un double pendant cinq ans. Les bulletins déjà remis sous forme électronique doivent rester accessibles aux salariés pendant les durées fixées par l’article D3243-8 du Code du travail. Vérifiez par écrit avec l’ancien et le nouveau prestataire comment cet accès est maintenu.
Sources et références
Net-entreprises.fr : récupérer les données clés des individus et de leurs contrats en cas de changement de logiciel de paie.
Code du travail : articles L3243-4 (conservation des bulletins), D3243-7 et D3243-8 (bulletin électronique). Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) : article 28. Bulletin officiel des finances publiques : BOI-IR-PAS-30-10-20 (validité et conservation des taux).