La gestion des congés du personnel nécessite une approche méthodique pour garantir une organisation efficace des ressources humaines. Pour cette raison, de nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui de recourir à un logiciel de congés et d’absences. Cette solution facilite en effet le suivi des absences tout en s’intégrant facilement aux autres outils RH. Toutefois, un tableau […]
La gestion des congés du personnel nécessite une approche méthodique pour garantir une organisation efficace des ressources humaines. Pour cette raison, de nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui de recourir à un logiciel de congés et d’absences.
Cette solution facilite en effet le suivi des absences tout en s’intégrant facilement aux autres outils RH. Toutefois, un tableau de suivi Excel constitue également une alternative adaptée pour créer rapidement un planning congé Excel, offrant une gestion des absences à la fois pratique et intuitive.
Pour s’assurer qu’il soit complet et efficace, le planning de congés doit inclure un certain nombre d’informations relatives à vos salariés et à votre politique de congés. Les éléments de base à rassembler dans cet outil sont :
Vous pouvez, par ailleurs, y synthétiser les modalités de demande et de validation des congés.
Celles-ci peuvent comprendre les délais à respecter pour soumettre les demandes, le processus de validation ainsi que les critères de priorisation en cas de chevauchement.
Au moment d’enregistrer les demandes de congés des employés, la date de début et la date de fin doivent être clairement mentionnées dans le tableau de suivi. Il convient aussi de spécifier les types de congés (congés payés, congés maladie, congés maternité ou paternité, congés d’ancienneté, congés sans solde, réduction du temps de travail ou RTT, absences injustifiées, jours fériés).
Ce fichier de suivi des congés et absences au format Excel est un modèle gratuit pour optimiser la planification des congés de votre équipe d’une dizaine de collaborateurs.
Modèle de planning de congés Excel : https://docs.google.com/spreadsheets/d/14QNaOZDToibepavAaTyQiABBg0xUrvWb/edit?gid=1205075355#gid=1205075355
Dans l’onglet « Planning des congés 2025 », vous pouvez accéder à un tableau de suivi annuel des périodes de congés de votre équipe. Cet outil inclut :
Ainsi, il suffit de remplir les cellules selon les congés validés. Afin de faciliter la lecture du planning, il est possible d’adapter les couleurs de remplissage des cellules en fonction du type de congés.
L’onglet « Calendrier 2025 », quant à lui, vous permet de consulter rapidement les week-ends et les jours fériés. Ce modèle de planning de congés 2025 est entièrement personnalisable :
vous pouvez y ajouter le logo de votre entreprise et choisir des codes couleurs qui se rapportent à votre charte graphique.
Excel propose diverses fonctionnalités qui peuvent vous aider à automatiser la mise en forme et le calcul de certains variables liés à la paie. Par exemple, pour une lisibilité intuitive, vous pouvez appliquer des mises en forme conditionnelles pour colorer automatiquement les cellules selon le type d’absence ou de congé.
Vous disposez aussi de la fonction filtre qui a pour but d’identifier un salarié ou une équipe et de vérifier leurs périodes d’absences.
Le modèle de planning de congés Excel permet également de déduire un tableau récapitulatif mensuel du nombre de jours d’absence et du type de congés pour chaque collaborateur.
Pour cela, vous pouvez vous servir de la fonction filtre et des formules comme « NB.SI » et « SOMME » afin de compter le nombre de cellules qui répondent à un critère défini.
Opter pour une gestion digitalisée des congés offre des avantages indéniables qui impactent non seulement le quotidien des responsables RH, mais aussi ceux des collaborateurs et des managers.
Avec un planning de congés au format Excel, vous disposez d’une vue d’ensemble des dates de congés de vos équipes. Les mises en forme conditionnelles et les formules aident à automatiser une grande partie des tâches. Grâce à ce fichier partagé, chaque employé peut consulter les disponibilités des collaborateurs. Toutefois, la mise à jour des informations repose sur une saisie manuelle, ce qui peut entraîner un décalage dans l’actualisation des données.
Pour bénéficier d’une automatisation instantanée, un logiciel de gestion des congés comme le SIRH Kammi est plus approprié. Simple d’utilisation, cet outil propose une visibilité en temps réel, ce qui permet de mieux identifier les potentiels chevauchements et facilite l’anticipation des absences et la répartition des ressources.
Le tableau de suivi Excel améliore la communication et la coordination autour des congés.
Chaque collaborateur peut vérifier les périodes d’absences de ses collègues et planifier ses congés sans devoir interroger le service RH. Le gestionnaire RH doit cependant réceptionner les demandes par e-mail ou via les canaux de communication internes, puis consulter le planning avant de valider les congés.
En revanche, avec un logiciel dédié, toutes les demandes de congés, les validations et les mises à jour sont centralisées sur une seule plateforme. Il permet de disposer des informations pertinentes à portée de main, garantissant ainsi la fluidité du processus pour une organisation infaillible.
Excel intègre des fonctionnalités qui peuvent servir à extraire des données utiles pour la préparation de la paie. À partir du calendrier des congés, il est possible de déduire, par exemple, le nombre de jours de congés pris et le solde restant pour chaque salarié.
Cette démarche demande cependant une grande rigueur et une bonne maîtrise de l’outil.
De plus, les vérifications manuelles peuvent devenir complexes et les sources d’erreur peuvent augmenter à mesure que votre entreprise grandit.
Sur un logiciel de gestion des congés comme Kammi, les données liées à la paie sont consolidées en quelques clics. Il est également possible d’envoyer ces variables directement sur votre logiciel de paie.
Cette automatisation complète garantit à la fois la fiabilité et la rapidité dès la pose des congés jusqu’à son enregistrement dans les bulletins de salaire.
