D’après les chiffres, la gestion des tâches administratives des ressources humaines peut prendre jusqu’à 700 heures par an et la gestion des congés payés occupe une grande partie de ce volume d’heures, notamment le planning congé afin d’éviter les erreurs et les chevauchements de dates de congés. Avec un logiciel SIRH, ce volume d’heures peut […]
D’après les chiffres, la gestion des tâches administratives des ressources humaines peut prendre jusqu’à 700 heures par an et la gestion des congés payés occupe une grande partie de ce volume d’heures, notamment le planning congé afin d’éviter les erreurs et les chevauchements de dates de congés. Avec un logiciel SIRH, ce volume d’heures peut être utilisé pour se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
Découvrez dans cet article les avantages d’un logiciel SIRH pour le planning des congés.
Quelle que soit la politique de congés adoptée par l’entreprise (traditionnelle, flexible ou illimitée), un planning des congés payés assure le bon fonctionnement des différents services et une bonne organisation de l’activité de l’entreprise. Pour organiser efficacement le planning des congés payés, le manager doit tenir compte des temps de travail, des congés et des absences de chaque collaborateur.
Pour les salariés, un planning bien élaboré des congés payés permet d’avoir une visibilité sur leur solde avant de poser des dates de congés, d’être sûrs que leurs managers savent qu’ils sont absents à telle date pour éviter les conflits et de garantir l’exactitude de leur bulletin de salaire.
Par ailleurs, le planning des congés payés fixe l’ordre des départs en congés. Pour rappel, celui-ci doit être communiqué aux salariés au moins un mois à l’avance par tout moyen de communication.
La loi impose aux employeurs de respecter des règles claires concernant les congés payés, les absences, les RTT et les autres types de congés tels que les absences pour enfant malade, les congés de maternité ou de paternité, les congés d’adoption, les congés maladie, les congés sans solde, etc. Le logiciel RH répond à cette prérogative en mettant à la disposition de tous les collaborateurs un planning qui mentionne divers éléments tels que la date limite de demande de congés, le nombre congés disponibles, les départs en congés des collaborateurs, etc.
Les employeurs doivent vérifier et justifier que les salariés ont posé tous leurs jours de repos effectifs grâce à des mesures spécifiques.
Le planning de congés Excel et autres feuilles de calcul sont souvent source d’erreur pour gérer le planning des congés payés. Avec un logiciel en ligne, toutes les tâches sont automatisées et se font en ligne, en quelques clics.
Le logiciel SIRH simplifie les processus RH lourds grâce à un tableau de suivi. D’un côté, les salariés peuvent faire des demandes de congé directement en ligne en mentionnant les jours de départs, le motif du congé… De l’autre, les responsables RH peuvent valider ou non les demandes en quelques clics. Il n’y a plus de formulaires papiers à signer ou de mails à envoyer, d’allers-retours de mails de demande et de validation des congés.
Grâce à un outil en ligne, les ressources humaines diminuent les délais et les erreurs liées à une gestion manuelle des congés payés.
Le logiciel SIRH intègre un tableau de bord unique qui offre une vue d’ensemble de la liste des salariés et des congés payés en affichant le calendrier des congés du personnel et le planning des absences en temps réel. Il offre également une bonne visibilité des RTT, des absences maladie, des temps de repos, du nombre de jours de congés restant de chaque collaborateur, etc.
Comme le calendrier des congés payés est affiché en temps réel, chaque collaborateur peut voir qui part en congé à quelle date. Il peut alors planifier ses jours d’absence en faisant en sorte de ne pas choisir des dates déjà prises. Par ailleurs, le logiciel RH affiche l’historique des congés payés, ce qui permet aux ressources humaines de répartir équitablement les périodes de congés des employés.
Le logiciel RH permet de paramétrer les congés, les jours fériés, les jours de fractionnement, les repos compensateurs, les régimes à temps partiel, les reports de congés… évitant les erreurs de saisie et facilitant le calcul des soldes des congés payés de chaque collaborateur.
Le calcul automatique des soldes assure la fiabilité des données communiquées au service de paie. Les salariés peuvent ainsi retrouver leur solde réel sur la fiche de paie, sans risque d’erreur de calcul. Cela augmente la satisfaction des salariés et donc leur productivité et la performance de l’entreprise.
L’automatisation et la centralisation des données améliorent la sécurité des données. De fait, les logiciels RH intègrent des systèmes de sécurité robustes qui protègent les données des tentatives d’accès frauduleux et des pertes d’informations.
L’utilisation d’un logiciel SIRH garantit la transparence des processus RH et facilite l’accès aux informations telles que les soldes de congés.
Pour profiter de tous les avantages offerts par un logiciel SIRH en termes de performance, d’organisation et de qualité de vie au travail, le personnel doit savoir l’intégrer dans son quotidien. Équipe RH, managers, salariés et membres de la direction doivent se former à l’utilisation du logiciel. Mais avant cela, il faudra faire un état des lieux des besoins de l’entreprise. Dans cette optique, il est essentiel de répondre à certaines questions, telles que :
Pour répondre aux besoins des entreprises en général, et des services des ressources humaines en particulier, de nombreux fournisseurs proposent aujourd’hui des logiciels SIRH.
Avant de choisir un logiciel RH, il faut prendre en compte certains critères :
Un logiciel RH peut être gratuit ou payant. La version gratuite est limitée en termes de fonctionnalités et de nombre d’utilisateurs. Par ailleurs, il manque des interconnexions. Pour bénéficier d’autres fonctionnalités comme la gestion de la paie, il faudra ajouter un module complémentaire payant. Plus encore, un logiciel gratuit n’offre pas de support technique et il n’y a pas d’informations sur la sécurité des données, l’hébergement des données ou encore la localisation des datacenters. De plus, les mises à jour ne sont pas fréquentes ou complètes. Enfin, un logiciel gratuit n’est pas évolutif. Il ne pourrait pas s’adapter au développement de l’entreprise.
Un logiciel payant propose un éventail de fonctionnalités pour répondre aux besoins de toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activités.
Les logiciels on premise sont installés et exécutés sur les serveurs internes de l’entreprise. Cette dernière s’occupe de la maintenance, la mise à jour et la sécurité de la solution. Ce type de logiciel SIRH offre aux entreprises la possibilité de personnaliser les fonctionnalités afin de s’adapter aux besoins de l’entreprise. Toutefois, le coût initial peut être très élevé. De plus, les mises à jour et la maintenance nécessitent des ressources IT spécialisées.
Aujourd’hui, les logiciels on premise ont laissé place à des SaaS, ces derniers offrant une sécurité accrue des données étant donné que celles-ci sont stockées dans le cloud. C’est le fournisseur qui prend en charge les mises à jour et la maintenance de la solution logicielle. En outre, ils permettent de définir des autorisations d’accès suivant les profils utilisateurs. Plus encore, les logiciels SaaS sont accessibles partout et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette…). Ils sont idéals pour les entreprises ayant des salariés en télétravail ou des équipes à distance. Néanmoins, il faut souligner que ce type de logiciel offre des options limitées en termes de personnalisation. De plus, sa performance dépend du fournisseur.
