À une époque où les emails sont omniprésents dans le quotidien professionnel, la question de leur gestion devient incontournable. Le rôle des ressources humaines (RH) a évolué et la gestion des emails internes soulève de nombreux défis : est-il possible de réduire leur nombre ou, dans un scénario plus radical, de les supprimer entièrement ? […]
À une époque où les emails sont omniprésents dans le quotidien professionnel, la question de leur gestion devient incontournable. Le rôle des ressources humaines (RH) a évolué et la gestion des emails internes soulève de nombreux défis :
est-il possible de réduire leur nombre ou, dans un scénario plus radical, de les supprimer entièrement ?
Mais, si supprimer les emails en interne peut sembler une solution efficace, cela nécessite des stratégies bien définies et l’utilisation de solutions adaptées.
Cet article explore la manière dont les RH peuvent gérer les emails internes, les bonnes pratiques à adopter, les étapes pour supprimer les mails ainsi que les avantages de leur suppression.
Les emails sont un outil de communication incontournable dans de nombreuses entreprises.
Pourtant, ils peuvent rapidement devenir un fardeau pour les ressources humaines, avec des centaines, voire des milliers de messages à gérer chaque jour. Entre les échanges de documents, les demandes de renseignements, les informations internes et les notifications administratives, il est difficile de ne pas se laisser submerger.
Les RH sont souvent le cœur de l’entreprise en matière de communication interne. Entre les questions liées à la gestion des carrières, la diffusion d’informations importantes, la gestion des congés ou des absences, et les échanges administratifs, les emails se multiplient. Cette surcharge informationnelle peut engendrer plusieurs problèmes :
La suppression ou la réduction des emails internes peut apparaître comme une solution audacieuse, mais elle présente plusieurs avantages. Bien que cela puisse sembler difficile à réaliser dans un premier temps, cette démarche pourrait constituer un véritable levier pour améliorer l’efficacité et la productivité des employés, tout en réduisant la surcharge de travail des équipes RH.
Avant de se lancer dans l’idée de supprimer totalement les emails internes, il est important d’adopter des bonnes pratiques pour en améliorer la gestion.
L’un des moyens les plus efficaces pour réduire le nombre d’emails est de recourir à des outils de collaboration en ligne. Des logiciels comme Slack ou Rocket Chat permettent aux équipes de communiquer et de collaborer en temps réel, en regroupant les échanges autour de projets ou de tâches spécifiques.
Un tel moyen de communication évite l’encombrement de la boîte de réception et garantit que les informations circulent de manière fluide et organisée, car les informations sont centralisées en un seul lieu.
Les RH peuvent également organiser la communication interne autour de canaux ou de groupes spécifiques à des sujets ou des projets précis. Cela permet de centraliser les échanges liés à un même sujet sans mélanger les informations personnelles, les demandes urgentes ou les tâches à accomplir.
La fonction « répondre à tous » est souvent responsable de la multiplication des emails inutiles.
Dans de nombreuses situations, une réponse à un seul destinataire suffit. Il est crucial de rappeler aux employés l’importance de ne pas systématiquement inclure toute une équipe ou une entreprise dans leurs échanges par email.
Cette fonction permet de ne pas être dérangé en permanence à chaque message reçu.
Pour certaines situations, il peut être plus efficace de privilégier les réunions, qu’elles soient virtuelles ou physiques, pour résoudre des problèmes ou traiter des informations qui nécessitent un échange direct.
Ainsi, les RH peuvent réduire la multiplication des emails en organisant des points réguliers et efficaces avec les équipes.
Bien que cela puisse sembler difficile à envisager, supprimer tout ou une partie des emails internes permet aux responsables RH de gagner en efficacité.
Réduire le nombre d’emails internes permet aux équipes RH de consacrer plus de temps à des tâches stratégiques, comme la gestion des talents et de la performance et l’amélioration des processus internes.
En outre, moins d’emails signifie plus de temps pour des interactions humaines et des initiatives plus impactantes.
Une bonne gestion des emails permet de gagner jusqu’à une heure par semaine.
Les RH peuvent créer des bases de données, des intranets ou des portails d’informations internes où les employés peuvent trouver des ressources sur les politiques RH, la gestion des congés, les bénéfices, etc. Plutôt que d’envoyer des emails répétitifs, l’entreprise peut centraliser l’information, offrant ainsi aux employés une ressource de consultation autonome et toujours disponible.
Lorsque les informations sont dispersées dans une multitude d’emails, il est facile de faire des erreurs ou de manquer des informations cruciales. En centralisant les informations et en réduisant la dépendance aux emails internes, les RH peuvent limiter les risques d’erreurs administratives.
En adoptant des outils de collaboration modernes et en réduisant les emails internes, les RH peuvent favoriser une culture d’entreprise plus collaborative. Les équipes travaillent ensemble sur des projets de manière plus fluide et transparente, ce qui renforce les liens et l’efficacité des échanges.
Supprimer les emails en interne en une seule fois est techniquement possible, mais cela dépend de plusieurs facteurs, notamment de l’outil de messagerie que vous utilisez, des règles et pratiques organisationnelles en place, ainsi que des raisons pour lesquelles vous souhaitez supprimer les emails.
Dans la plupart des interfaces webmail comme Gmail, Outlook… vous pouvez supprimer tous les emails en une seule action. Cela implique généralement de sélectionner l’ensemble des emails dans la boîte de réception et de les déplacer vers la corbeille. Voici comment le faire sur les principales plateformes :
Sur ordinateur, la marche à suivre est la suivante :
Pour supprimer tous les emails dans des dossiers particuliers (comme « Sent », « Spam », ou d’autres sous-dossiers), les étapes similaires. Dans ce cas, il faudra simplement sélectionner les messages dans ces dossiers et en les supprimant.
Pour supprimer les emails à venir automatiquement en fonction de certains critères (par exemple, supprimer tous les emails de certains expéditeurs ou contenant certains mots-clés), il faudra configurer des règles ou des filtres dans l’outil de messagerie (Gmail, Outlook…).
Avant de supprimer tous les emails, il faut considérer quelques éléments.
La suppression des mails peut présenter des risques. Par exemple, il est possible de supprimer accidentellement des messages importants ou des informations professionnelles cruciales.
Avant de procéder à une suppression d’un grand nombre de mails, il faut donc s’assurer qu’il n’y a rien d’important dans la boite mail ou dans les autres dossiers.
L’archivage des emails plutôt que leur suppression peut être judicieux, surtout s’ils contiennent des informations qui pourraient être importantes à l’avenir. De nombreux outils de messagerie, comme Gmail ou Outlook, offrent la possibilité d’archiver les emails sans les supprimer définitivement, ce qui permet de les retrouver facilement en cas de besoin. Pour cela, il faut simplement faire une recherche en définissant les éléments suivants :
Les entreprises doivent s’assurer que la gestion des emails, y compris leur suppression, respecte les règles et les régulations légales en vigueur, entre autres le Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui impose des conditions strictes sur la manière dont les données doivent être stockées et supprimées. Par exemple, certains emails, notamment ceux contenant des informations sensibles ou des documents contractuels, doivent être conservés dans un espace de stockage sécurisé pendant une période définie par la loi.
En outre, il faut veiller à ce qu’aucune donnée sensible ne puisse être récupérée après la suppression.
À cet effet, les RH doivent s’assurer que ces emails sont cryptés ou archivés dans des environnements sécurisés avant d’être supprimés. Des outils comme VeraCrypt ou des solutions de gestion de la sécurité des emails permettent de garantir que les informations sensibles ne sont pas compromises lors de leur gestion.
