Nous assistons depuis quelques années à une transformation des modes de travail : télétravail, flex office, semaine de quatre jours, etc. Au-delà de ses nombreux avantages, ce phénomène présente aussi son lot de défis et pousse les entreprises à repenser la gestion des ressources humaines. C’est dans ce contexte que la mise en place d’un […]
Nous assistons depuis quelques années à une transformation des modes de travail : télétravail, flex office, semaine de quatre jours, etc. Au-delà de ses nombreux avantages, ce phénomène présente aussi son lot de défis et pousse les entreprises à repenser la gestion des ressources humaines.
C’est dans ce contexte que la mise en place d’un système d’information des ressources humaines s’impose. Cet article explore comment un SIRH constitue un besoin vital pour les organisations, bien plus qu’un simple logiciel de gestion.
Les grandes tendances actuelles touchent à l’organisation du travail, à la valorisation des compétences ou encore à l’évolution des hiérarchies.
La flexibilité, c’est la réponse aux attentes d’une société moderne soucieuse de l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Elle prend différentes formes, telles que les horaires souples, les espaces de travail modulables ou encore la formation continue personnalisée. De nombreuses entreprises ont alors exploité l’aménagement du temps et des conditions de travail pour attirer et retenir les talents.
Cependant, la flexibilité peut être vécue comme une injustice par les collaborateurs qui ne peuvent en bénéficier, ce qui peut nuire à la cohésion de l’équipe et à la motivation individuelle.
Les responsables doivent donc mettre en place une politique RH claire. Cette dernière définit notamment les critères d’accès, les modalités d’application et les règles inhérentes, ce qui permet de prévenir les abus et les incompréhensions. C’est aussi l’occasion de construire un cadre dans lequel chaque collaborateur connaît les possibilités offertes par le travail hybride et ses limites.
Le télétravail s’est imposé comme le mode de travail à privilégier, dans la mesure bien sûr du possible. Si les jeunes entreprises ont su intégrer la flexibilité au sein de leur stratégie, les grosses et anciennes structures ont eu plus de mal à sortir des sentiers battus.
L’un des premiers défis concerne la gestion du personnel et le suivi de la productivité dans le sens que le télétravail demande une confiance totale envers ses équipes. Le risque, en voulant trop contrôler, est de tomber dans le micromanagement et de porter atteinte à la vie privée des collaborateurs. Le suivi du temps de travail, des pauses et des absences peut devenir intrusif : keyloggers, géolocalisation, vidéosurveillance, etc.
Les outils numériques ont en partie résolu le souci, mais ne suffisent pas lorsqu’il s’agit de coordonner les équipes de manière spontanée. D’ailleurs, la gestion du télétravail doit comprendre une stratégie d’inclusion numérique qui passe par la formation des collaborateurs et l’installation d’infrastructures robustes et accessibles.
Le terme multisites désigne une entreprise dont l’activité est répartie sur plusieurs zones géographiques, que ce soit des bureaux, des usines ou des points de vente. Ce type d’organisation présente des enjeux logistiques, humains et réglementaires.
Chaque site peut avoir ses propres pratiques, souvent ancrées dans son environnement immédiat. Afin de garantir la conformité des procédures, l’employeur doit recourir à des plateformes collaboratives, maintenir une communication multicanale et organiser des réunions régulières. En outre, les différences de réglementation entre les régions ou les pays demandent une veille juridique constante.
Le succès d’une stratégie multisites requiert l’autonomie des délégués dans la prise de décision. De plus, une organisation interne plus plate favorise l’agilité de l’entreprise et encourage l’innovation sur le terrain.
L’essor du télétravail a modifié en profondeur les dynamiques internes des entreprises. Un SIRH s’impose alors comme l’alliée des services des ressources humaines.
Un bon système d’information des ressources humaines optimise la gestion administrative de l’entreprise. L’un des atouts de cet outil repose sur l’automatisation des processus RH. Qu’il s’agisse par exemple de valider des demandes de congés ou de transmettre des documents aux collaborateurs : bulletins de salaire, avenants, contrats, notes de frais, etc., un SIRH offre plus d’efficacité ainsi qu’un gain de temps face à la charge de travail qu’exige la distance.
Dans ce contexte de flexibilité toujours, un SIRH augmente la satisfaction des collaborateurs dans la mesure où il permet d’adapter facilement les conditions de travail aux besoins et contraintes de chacun. Les entreprises qui adoptent ce modèle voient souvent une amélioration de l’environnement de travail ainsi qu’une capacité à s’adapter aux évolutions du monde du travail.
Les SIRH facilitent le suivi des horaires de travail des collaborateurs. Grâce à des outils tels que le pointage digital ou les feuilles de temps, ils offrent un contrôle instantané et éliminent les disparités qui peuvent naître entre les salariés sur site et ceux en télétravail.
Mais les SIRH permettent également de gérer des aménagements horaires sur mesure. Cette solution offre d’ailleurs une accessibilité via des applications mobiles, de sorte que les collaborateurs déclarent leur temps de travail même en dehors de son lieu de travail.
L’employeur dispose ainsi d’un véritable tableau de bord qui offre une vue d’ensemble sur l’organisation du temps de travail. Il peut de plus analyser les rapports que l’outil génère pour identifier les tendances, les pics et les creux pour ajuster les plannings de manière proactive.
Dans un contexte de travail hybride, le suivi des objectifs ne peut plus se baser sur le temps passé sur une mission. Un bon SIRH pallie cette limite en offrant à l’utilisateur d’intégrer des indicateurs de performances de manière personnalisée. Cela permet d’ajuster les priorités avec la prise en compte des résultats et des feedbacks, mais aussi d’évaluer les contributions individuelles.
Les données RH permettent de définir les axes d’amélioration et de formuler des objectifs sur mesure pour chaque collaborateur, alignés bien sûr à ceux de l’entreprise. Les modules de formations sont par ailleurs efficaces pour combler les lacunes en compétences. Chacun reste ainsi acteur de sa progression, même à distance.
L’exploitation d’un SIRH offre de nombreux avantages pour la direction et les autres départements face aux défis d’une configuration multisites.
Les SIRH simplifient la gestion de l’ensemble des informations sur les collaborateurs à l’échelle nationale, voire internationale. Cela a pour intérêt de limiter les disparités de traitement et les doublons administratifs. Un SIRH facilite en ce sens la gestion quotidienne et améliore la prise de décision. À titre illustratif, un bon système d’information des ressources humaines permet d’identifier les besoins en nouveaux collaborateurs et en développement des talents.
Mais plutôt que d’opposer centralisation et autonomie, cette solution les concilie dans la mesure où elle fournit un cadre et des outils communs à l’organisation dans son ensemble. L’employeur doit faire en sorte toutefois que ses pratiques n’écrasent pas les spécificités de chaque site en prévoyant des marges de manœuvre, notamment en termes de culture et de règlements.
Au sein d’une entreprise multisites, les décalages de communication peuvent freiner la cohésion des équipes. L’intégration d’un SIRH répond à ces enjeux en centralisant les flux d’informations : politiques internes, actualités, procédures, calendriers, etc. Tous les collaborateurs peuvent consulter les mêmes ressources sans dépendre d’un intermédiaire. Cela réduit les délais et les erreurs d’interprétation.
La distance présente des risques de cloisonnement et pour que la collaboration entre tous les sites soit possible, l’entreprise doit installer un socle qui facilite les échanges et renforce le sentiment d’appartenance à une même organisation.
Un bon SIRH offre des fonctionnalités de reporting qui permet aux responsables d’analyser l’ensemble des données RH suivant une double lecture, dont une vue globale ainsi que la capacité de zoomer sur un site, une unité ou une équipe en particulier. Ce changement d’échelle prend en réalité une dimension stratégique pour les entreprises multisites.
Enfin, les besoins en reporting varient selon le niveau de responsabilité des équipes RH. C’est pourquoi un bon SIRH doit permettre une adaptation du niveau de lecture. Chaque utilisateur peut ainsi se concentrer sur les données pertinentes pour son rôle. Les managers par exemple, bien qu’ils ne soient pas des experts RH, ont besoin d’un accès à certaines données pour le pilotage quotidien. La politique RH doit ainsi intégrer une logique de segmentation pour protéger les informations sensibles.
De nouvelles réalités redéfinissent les contours du monde du travail moderne. Pour les entreprises, il ne s’agit plus seulement de suivre ces tendances, mais de les intégrer de manière cohérente et durable.
Les SIRH se révèlent alors indispensables pour structurer cette évolution. En centralisant les processus, en facilitant la collaboration et en fournissant une bonne lecture des données, les SIRH accompagnent et orientent la transformation. Les organisations qui misent sur ces outils prennent une longueur d’avance, car elles s’offrent la possibilité d’innover.
