Comment fonctionne notre logiciel de notes de frais ?
Simplifier la gestion des Notes de Frais et leur traitement. Avec le module Notes de frais,vous bénéficiez d’une saisie facile, d’un processus de validation efficace et d’une extraction optimisée pour la paie vous permettant une économie de temps précieuse à chaque étape du processus.
Saisir les frais
Inès, collaboratrice dans l’entreprise, saisit ses frais professionnels dans Kammi. Elle ajoute les pièces jointes nécessaires pour justifier les dépenses.
Valider les notes de frais
Henri, son manager, valide les remboursements des notes de frais faites par les collaborateurs.
Payer les frais
Isabelle, responsable RH, télécharge tous les justificatifs en un seul clic. Elle peut également générer facilement une bande de virement et effectuer le rapprochement des frais avec les dépenses et les différents comptes comptables.
Une Gestion des notes de frais intégrée à votre SIRH
Saisissez sans difficulté vos notes de frais
La saisie est simplifiée grâce à des types de frais favoris pré-enregistrés, mais également grâce au taux de TVA calculé automatiquement. Vous pouvez par ailleurs prendre en photo le justificatif, directement avec votre smartphone, pour justifier la note de frais. Il ne vous faudra plus que quelques clics, pour que votre note de frais soit prête à être envoyée ! La demande et la validation de remboursement seront bien plus rapides avec notre logiciel de notes de frais.
Contrôlez vos frais avec notre logiciel de notes de frais
- Suivi par nature de frais, par client, ou encore par collaborateur
- Accès à un récapitulatif des frais et graphiques indicatifs
- Contrôle des périodes de saisie
- Décompte des titres-restaurant
Calcul pratique des indemnités kilométriques
Dès qu’un trajet est saisi sur Kammi, le calcul des distances se fait automatiquement. Et en fonction de votre barème d’indemnités kilométriques, nous en déduirons les montants à rembourser.
Simplifiez-vous la vie
Quel que soit le véhicule ou les différentes règles, notre solution RH est flexible et complète pour gérer tous les cas de figure sans exception.
Plus d’options pour une gestion RH efficace
Plafonnement des frais
Mettez des plafonds sur les remboursements pour cadrer et éviter les débordements.
Gestion des invités
Indiquez les personnes que vous avez invitées lors de vos dépenses de repas.
Déduction titres-restaurant
La fonctionnalité de calcul de tickets restaurant est intégrée aux Notes de Frais. Cela signifie que lorsque vous invitez un collaborateur, le logiciel Kammi peut déduire automatiquement un ticket restaurant.
Imputation sur des projets/missions
Imputez vos frais sur des projets ou missions afin de calculer la rentabilité, et si besoin, refacturer les frais.
Dématérialisation des frais
Prenez en photo vos frais et associez-les à vos saisies de frais. Vous n’aurez plus peur de les égarer.
Calcul automatique de la TVA par type de frais
Selon le type de frais, la TVA est automatiquement calculée. Un gain de temps pour vous et vos collaborateurs
Fichier SEPA
Payez directement vos salariés en téléchargeant tout simplement un fichier SEPA. Un avantage qui vous fera gagner du temps et vous évitera les erreurs de saisie.
Quels sont les avantages à digitaliser les notes de frais ?
La gestion des notes de frais est importante, elle peut vite devenir fastidieuse et vous faire perdre du temps. Kammi SIRH vous propose une dématérialisation des notes de frais. Mais pourquoi digitaliser la gestion de notes de frais ?
Arrêt des supports papiers
L’un des avantages premiers à cette digitalisation est la suppression de tous les supports papiers pour la gestion des notes de frais. Plus de papier, tout se fait numériquement.
Vision globale et analytique
Avec un logiciel vous permettant de saisir les notes de frais, vous pouvez centraliser toutes les informations nécessaires pour analyser les frais et avoir une vision globale de toutes les dépenses professionnelles de votre entreprise.
Système de validation
Le but de la digitalisation est de pouvoir exécuter tout le processus numériquement. La validation des notes de frais se fait donc également par le logiciel RH.
Gestion de la TVA
La digitalisation vous permet de récupérer la TVA de façon plus simple et plus pratique.
Gain de temps
Cette dématérialisation vous permet de gagner du temps, sur la saisie et la validation des notes de frais.
Gain en autonomie
Chaque collaborateur est responsable de la saisie de ses notes de frais réalisée en toute autonomie.
Simplification de la gestion comptable
Avec une validation en masse, simple et rapide, des notes de frais, la gestion comptable est allégée.
Avoir un historique
Conservez un historique de toutes les opérations faites au sein de l’entreprise. Vous pourrez retrouver toutes les notes de frais passées.
Comment choisir son logiciel de notes de frais ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise, une bonne gestion des notes de frais est nécessaire. Voici donc quelques recommandations pour choisir le logiciel RH de notes de frais adapté à vos besoins.
Est-ce que les collaborateurs sont mobiles ou sédentaires ? Est-ce qu’il faut choisir un pur player du domaine ? Ou encore, faut-il intégrer la gestion des frais à un ERP ou justement à un SIRH ?
Comprendre et détailler son besoin
Évaluer la population concernée
L’évaluation de la population qui va être concernée par ce logiciel, permet de cerner le besoin. On peut donc se poser plusieurs questions, telles que : Les notes de frais concernent-elles quelques collaborateurs ou toute l’entreprise ?
Les frais
Une fois la population évaluée, nous pouvons passer au cœur du sujet : les frais. Possédez-vous une liste complète de frais à gérer ? Sont-ils complexes ou plutôt simples ? (exemple : indemnité kilométrique, etc.) Il est important de déterminer cette liste de frais ainsi que toutes les particularités.
Les règles de gestion
Ce n’est pas tout ! Il reste évidemment quelques éléments à prendre en compte, comme les règles de gestion de vos frais. Avez-vous des règles complexes ? Avez-vous instauré des plafonds ou bien des forfaits ?
Imputation analytique
C’est le dernier critère pour comprendre entièrement votre besoin. De quelle manière souhaitez-vous imputer un frais sur vos missions ?
Recherche d'outil
Confronter ses besoins
Avec votre besoin et votre objectif en tête, il faudrait passer en revue les différentes propositions de logiciels RH de gestion de notes de frais. Cela vous permettra d’en écarter certaines.
Ne pas sous-estimer l’ergonomie
Pensé pour les utilisateurs, le logiciel de notes de frais doit être simple et garantir une rapidité dans le processus de saisie des notes de frais.
Différencier l’usage et le besoin
Ce n’est pas parce que vous utilisez les notes de frais dans votre entreprise, qu’il est nécessaire de payer un logiciel pour gérer cette partie. Même si utiliser un logiciel est beaucoup plus pratique et rapide, il serait dommage de payer 50 abonnements pour 2 notes de frais par mois.
Demandez une démonstration
Prenez contact avec l’entreprise qui propose une solution pour gérer les notes de frais afin de vous assurez que celle-ci répond vraiment à vos attentes.
Testez la solution
Ce n’est qu’en essayant par vous-même que vous serez en mesure de déterminer si l’outil RH correspond aux exigences de votre entreprise.
