Comment fonctionne notre logiciel Administration du personnel ?
Facilitez la gestion de vos données RH avec notre logiciel Administration du Personnel. De la saisie à la consolidation des données, Kammi SIRH vous offre une solution unique et sécurisée pour centraliser et éditer toutes vos informations.
Soumettre des demandes RH
Inès, en tant que collaboratrice de l’entreprise, a accès aux informations de son dossier mises à sa disposition. Elle peut également soumettre des demandes à son service RH ou mettre à jour les informations de son dossier de manière très simple, soit en utilisant l’interface en libre-service, soit via des formulaires interactifs.
Valider les demandes
Henri, son manager, ou Isabelle, responsable RH, valident en un clic les demandes des collaborateurs.
Gérer le dossier collaborateur
Isabelle, responsable RH, accède en quelques clics aux données RH de tous les collaborateurs, au reporting RH, facilite l’intégration des nouveaux collaborateurs et transmet facilement les éléments variables au service de paie.
Une gestion du personnel utile pour vos RH
Gérez efficacement les dossiers du personnel
La solution Kammi SIRH offre une gestion complète des dossiers du personnel, incluant toutes les données de vos collaborateurs. De l’adresse, au temps de travail, jusqu’au contrat, rien n’est oublié. Plus besoin de s’encombrer de fichiers Excel pouvant se perdre et difficiles à partager. Avec Kammi, optez pour une gestion du personnel simplifiée, fluide et efficace. La gestion du personnel au sein de votre entreprise n’aura jamais été aussi simple avec Kammi.
Interagissez sereinement avec vos collaborateurs
Vos collaborateurs font directement leurs demandes dans le logiciel gestion du personnel :
- Modifiez des données comme une adresse, un RIB, une mutuelle, …
- Gérez les demandes d’acomptes et d’indemnités
- Créez vos propres processus RH
- Facilitez l’intégration des nouveaux collaborateurs
- Faites valider ces modifications par un responsable du service RH
- Evitez une double saisie grâce à la mise à jour directe des données du personnel
Automatisez vos relances métier
Visites médicales, fin de CDD, fin de période d’essai, titre de séjour… Vous croulez sous les relances à faire, et les documents à envoyer ? Inclus dans le logiciel de gestion du personnel, nous mettons à votre disposition un ensemble de relances métier standard. Mieux, vous pouvez créer vos propres relances, avec un moteur de relance très facile à prendre en main.
Des fonctionnalités secondaires, des avantages majeurs.
Bénéficiez de la création d’un organigramme hiérarchique
L’organigramme sera automatiquement créé. Chose rare pour un logiciel gestion du personnel destiné aux PME et ETI, nous vous proposons un organigramme hiérarchique directement issu du dossier du personnel. Vous pouvez également déterminer des groupes de personnes avec des chefs de groupe. Ceci permettra d’avoir des congés validés par son manager, mais également d’informer ou de demander l’aval d’un responsable métier.
Saisissez rapidement les éléments variables, primes, indemnités
- Gérez l’ensemble de vos éléments variables
- Saisissez en masse les éléments
- Contrôlez l’ensemble des éléments
- Transmettez les en un clic à votre service paie.
Communiquez assurément avec votre logiciel de paie
Saisir c’est bien, mais la finalité c’est de calculer la paie. Nous communiquons avec tous les acteurs du marché, qu’ils soient français ou étrangers.
Plus d’options pour une gestion RH efficace
Fin de CDD et période d'essai
Soyez prévenus avant la fin des échéances.
Multi-sociétés Multi-établissements
Gérez toutes les sociétés de votre groupe dans un seul outil.
Dématérialiser tous les documents du dossier du personnel
Stockez directement dans Kammi SIRH tous vos documents !
Historique de toutes vos données
Accédez à toutes vos données historisées par type de données et par personne.
Visite médicale
Prévoyez et consultez les visites médicales passées et à venir, avec relances automatiques.
RGPD
Bénéficiez d'un outil sécurisé et conforme au RGPD.
Titres-restaurant
Gérez facilement les titres-restaurant de vos collaborateurs dans Kammi SIRH !
Comment créer un tableur si vous n'avez pas encore de logiciel de gestion du personnel ?
La première base RH au monde repose sur un célèbre tableur. C’est un très bon début pour structurer ses données. Cependant, il y a quelques bonnes pratiques pour transformer Excel en véritable outil d’administration du personnel.
Utilisez les onglets
Sur un tableur, vous avez des onglets. Servez-vous en. Cela évitera d’avoir une feuille interminable avec 50 colonnes. Une bonne pratique est aussi d’ajouter une thématique par onglet. Par exemple un onglet principal avec : prénom, nom, matricule de paie, numéro de sécurité sociale. Cet onglet pourrait regrouper toutes les données qui ne changent pas à savoir l’identité. Dans le même esprit, un onglet pour la rémunération, la famille …. etc. Cela devrait représenter une dizaine d’onglets au final.
Faites un onglet de paramétrage
Si vous n’êtes pas informaticien vous n’aurez pas forcément ce réflexe. Mais en informatique, quand on crée des liens entre des données, il préférable de travailler avec des codes et non des libellés. Par exemple, “CAD” sera mieux que “Cadre”. Toutes vos données de paramétrage avec tous ces codes devraient être concentrées sur un unique onglet.
Faites un onglet de documentation
Le premier onglet devrait être un onglet de documentation afin d’expliquer comment fonctionne votre fichier.
Protégez le changement de données
Le fichier que vous venez de créer est très sensible car il contient des données personnelles. Si vous comptez partager ces données avec d’autres utilisateurs comme des managers, n’oubliez pas de protéger les données notamment l’onglet de paramétrage qui n’a pas vocation à être modifié par un manager par exemple.
Mettez un mot de passe
En termes de confidentialité et de protection des données, ce n’est pas un secret, le tableur n’est pas le meilleur moyen. En effet, le cas des fichiers qui tombent entre de mauvaises mains arrive régulièrement. Alors, pensez à mettre un mot de passe et à le changer régulièrement.
Gérez les historiques
Les données RH évoluent de manières différentes. Un collaborateur peut avoir un contrat et des affectations qui changent (changement de manager, de poste…) ou des contrats différents (passage à cadre, augmentation de salaires) sans que son affectation ne change. Ceci signifie que deux colonnes sont essentielles dans la gestion des données à savoir “Date de début” et “Date de fin”. Cela peut paraître évident, mais c’est rarement fait.
Optimisez l’affichage
Figez les colonnes et l’entête. Évitez la fusion de champs. Plus le fichier sera propre, plus il donnera envie d’être utilisé. Même sur un simple fichier, le design est important.
Allez plus loin
Voilà, vous avez créé un véritable SIRH avec un simple tableur. C’est aussi une vraie base pour passer à un logiciel RH qui vous offrira plus de possibilités.
Quels sont les avantages d'un logiciel SIRH ?
Quelle que soit votre taille, même si vous avez un tout petit effectif, un SIRH comme Kammi représentera une réelle valeur ajoutée.
Gestion du partage
C’est le premier avantage et pas des moindres : le partage de données. Même si aujourd’hui, les applications permettent d’être à plusieurs sur un fichier en simultanée, il reste compliqué de gérer précisément les droits. C’est-à-dire savoir qui peut voir, ou modifier telle donnée. Un bon SIRH vous apportera aussi une traçabilité des modifications, ce qui est indispensable quand vous êtes plusieurs à modifier les données.
Sécurité
Un fichier est vite perdu ou volé, l’histoire est riche d’anecdotes. Selon la taille de votre entreprise, il ne sera pas du tout raisonnable de travailler avec un tableur. Au-delà du respect du RGPD, le plus grand risque reste la perte de données.
Processus
Mettre en place des processus RH est parfois vu comme une contrainte, et pourtant, ils permettent plus de sérénité et un gain de temps énorme. De la simple demande d’acompte aux campagnes d’évaluation annuelle, il y a beaucoup à gagner à organiser les flux avec un SIRH.
Export et connexion à la paie
Comment est gérée votre relation avec la paie actuellement ? Est-ce qu’il y a des doubles saisies ? Avec un SIRH, il est possible de diminuer fortement cette perte de temps, et ce risque d’erreur. Il n’y a pas de statistiques dessus, mais d’expérience un grand nombre d’erreurs de paie sont en fait des erreurs de saisie.
Reporting
Même en étant très fort avec les tableurs, un SIRH vous permettra d’avoir des requêtes directement disponibles dans l’outil. Si vos besoins de reporting sont très importants et complexes, il est possible d’extraire les données RH vers un outil dédié. On parle alors de data visualisation ou même de data intelligence. Ces mots peuvent faire peur mais il existe des solutions simples et abordables.
Intégration
Faire communiquer les différentes fonctions RH de l’entreprise est un enjeu, qui nécessite d’investir dans des outils adaptés.
