Entretiens professionnels ou annuels : quelles différences ?

Connaissez-vous les véritables obligations légales qui concernent les entretiens professionnels ? Savez-vous les sujets à ne pas aborder ou encore comment garantir une trame d’entretien qui répond à la règle de subjectivité ? Kammi fait le point !

L’entretien professionnel, une obligation légale pour toutes les entreprises

L’entretien professionnel, aussi appelé entretien individuel, est un échange désormais obligatoire pour toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, entre le salarié et le manager.

 
L’OBJECTIF

Permettre aux collaborateurs de faire le point sur leurs compétences, leurs souhaits d’évolution et les moyens pour y arriver tels que les formations.

LE TIMING 

Tous les 2 ans, c’est l’obligation légale minium de récurrence des entretiens professionnels. Il est possible de le faire tous les ans pour les entreprises qui le souhaitent. Un salarié de retour après une période d’absence prolongée (congé maternité, sabbatique, arrêt maladie de plus de 6 mois …) doit faire un entretien professionnel. Tous les 6 ans, un état des lieux doit être mené pour vérifier que le salarié a bien bénéficié des entretiens professionnels prévus et qu’il a suivi au moins une action de formation, qu’il a acquis une certification professionnelle et qu’il a bénéficié d’une évolution salariale ou professionnelle.

LES PERSONNES CONCERNÉES

Tous les salariés de l’entreprise quel que soit leur contrat (CDI, CDD, temps partiel, contrat d’alternance…) et quelle que soit leur ancienneté.

 
LE CONTENU DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS

• Bilan du parcours professionnel du salarié avant et depuis son entrée dans l’entreprise,
• Identification des besoins de l’entreprise, des souhaits et des compétences du collaborateur,Perspectives d’évolution professionnelle,
• Formations à prévoir.

LE LIVRABLE

A l’issu de l’entretien, le manager doit élaborer une synthèse et rédiger un plan d’actions. L’entreprise doit conserver une trace écrite de cet entretien et remettre un exemplaire au salarié. Par ailleurs, tous les 6 ans, un compte-rendu de l’état des lieux doit être rédigé et une copie remise au salarié.

LES AUTRES OBLIGATIONS

L’entretien doit s’effectuer sur le lieu de travail et pendant les horaires de présence du salarié. L’entretien professionnel ne doit pas être une évaluation du travail du salarié, ceci est l’objet des entretiens annuels.

Comment bien préparer un entretien professionnel ?

• Choisir la personne qui réalisera l’entretien, il s’agit la plupart du temps du manager du salarié,

• Prévoir 1 heure d’entretien environ dans les locaux de l’entreprise,

• Rassembler en amont les informations utiles sur le dossier du salarié,

• Créer la trame de l’entretien pour faciliter la conduite de l’entretien. Pour ce faire, des outils existent comme le logiciel de gestion des entretiens professionnels Kammi qui permet de construire un formulaire d’entretien personnalisé et structuré. Avec une solution de gestion des entretiens individuels dédiée vous pourrez gérer efficacement vos campagnes d’entretiens.

L’entretien annuel, un plus pour suivre la motivation de vos collaborateurs

L’entretien annuel quant à lui n’est pas obligatoire mais fortement conseillé car il traite de l’aspect plus opérationnel. L’idée est de faire un bilan managérial de la performance des salariés. Quelles missions ont été réalisées par le collaborateur, quels étaient les objectifs de départ, ont-ils été atteints ? Il suffit d’en informer les parties représentatives du personnel. Certaines obligations sont à respecter :

• Garantir des systèmes d’évaluation pertinents. Aidez-vous d’un logiciel de gestion d’entretien annuel pour être certain de respecter la subjectivité de l’évaluation. Cet entretien doit permettre de faire un bilan objectif, d’évaluer les compétences du salarié et de définir les futurs objectifs.

• Les sujets concernant la vie privée du salarié ne doivent être abordés (état de santé, orientation sexuelle …)

• Laisser une trace écrite : un compte rendu de l’entretien annuel doit être rédigé et de préférence signé par le salarié.

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