La digitalisation du service RH est un processus déjà en marche depuis quelques années. Pour offrir une meilleure expérience collaborateur, les responsables RH automatisent les processus récurrents pour se consacrer à l’essentiel : l’humain. Le logiciel GTA (Gestion des Temps et Activités) est l’un des outils les plus indispensables en RH pour gagner du temps […]
La digitalisation du service RH est un processus déjà en marche depuis quelques années. Pour offrir une meilleure expérience collaborateur, les responsables RH automatisent les processus récurrents pour se consacrer à l’essentiel : l’humain. Le logiciel GTA (Gestion des Temps et Activités) est l’un des outils les plus indispensables en RH pour gagner du temps dans la gestion des temps de présence et d’absence des employés, jugée trop chronophage par de nombreux employeurs et apportant peu de valeur ajoutée.
Le logiciel GTA est une composante du SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) permettant d’organiser et d’optimiser la gestion du temps et des activités au sein du service RH de l’entreprise. Il analyse les heures de travail, les présences et les absences des employés. En outre, il collecte et calcule une partie des EVP (éléments variables de paie), Les informations sont ensuite intégrées dans une base de données pour être analysées et permettre aux gestionnaires d’établir le bulletin de salaire et la paie ; et aux salariés de prendre des décisions.
Cet outil rassemble plusieurs processus de gestion dont la gestion du temps de travail, la gestion des absences et des congés, le suivi des heures supplémentaires, la planification des activités, la déclaration des activités… Concrètement, il collecte les données sur les heures de travail des employés, les activités sur lesquelles ils travaillent et les coûts qui correspondent aux projets.
Pour une gestion efficace du temps, le logiciel GTA propose :
Le suivi des activités comprend :
Avec l’émergence de nouvelles tendances au travail, trouver un logiciel GTA peut être difficile. En effet, le télétravail, la semaine de 4 jours, l’annualisation du temps de travail, les cadres au forfait jour… contraignent les responsables RH à choisir un logiciel doté de nombreuses fonctionnalités.
Les meilleurs logiciels de gestion des temps et des activités intègrent différents modules et plusieurs fonctionnalités conçues pour faciliter le processus et faire gagner du temps au service RH.
Le logiciel GTA doit faciliter la gestion des heures de travail, de fait, il doit permettre de collecter automatiquement les entrées et les sorties, de calculer les heures supplémentaires, de gérer les pauses… et de déclarer les heures travaillées. En plus du contrôle des horaires, il doit aussi permettre de suivre les temps de repos journalier et hebdomadaire afin d’être conforme à la loi.
Ce module permet aux responsables des ressources humaines de connaître les temps passés et les activités réalisées par chaque salarié via la déclaration des temps passés sur un projet ou un dossier client. Ce qui permet de piloter efficacement les activités et d’optimiser les ressources de l’entreprise grâce à une meilleure gestion du budget consacré aux différents projets.
Par ailleurs, il permet également de mieux suivre les différents types de forfaits jours ainsi que les déclarations.
Ce module facilité la gestion des congés et des absences en permettant aux salariés de saisir en quelques clics les demandes de congés ou d’absences avec un workflow de validation et de :
En outre, le module gestion des absences et des congés permet aussi de synchroniser automatiquement les plannings individuels et collectifs.
Cette fonctionnalité permet aux entreprises d’organiser les équipes en fonction des besoins de l’activité. Le suivi opérationnel des plannings et la planification des horaires de travail des salariés permettent de créer des plannings horaires en tenant compte des ressources disponibles, des compétences de chacun et du droit de travail. Dans cette optique, le logiciel de gestion des temps et des activités permet de :
Plus qu’un simple outil de suivi des temps de travail et des activités, un logiciel GTA complet offre des fonctionnalités de reporting et d’analyses.
Un reporting intégré au logiciel GTA permet au service RH d’analyser les temps et les activités des collaborateurs et des équipes, notamment :
En outre, il peut éditer en quelques clics des tableaux de bord personnalisables.
Le logiciel de gestion des temps et des activités est l’un des outils incontournables en RH. À destination des PME, des grands groupes et des organismes publics de tous les secteurs confondus, il a pour objectif de permettre aux employeurs de faciliter le pilotage des ressources humaines et la prise de décisions.
Cet outil de gestion offre également d’autres avantages non négligeables aux employeurs.
Pour être conforme à l’évolution constante de la législation, il est nécessaire d’actualiser régulièrement ses pratiques. En effet, toute entreprise de droit public et privé est tenue de respecter :
Pour l’ensemble de ses salariés, quel que soit le type de contrat de travail.
Il est bien sûr possible d’utiliser des feuilles de temps au format papier ou des fichiers Excel, mais ce type de logiciel facilite le respect de ces obligations légales.
Un logiciel GTA permet d’élaborer un planning flexible et adaptable en fonction des changements de dernière minute (absence, congé…) et de l’évolution de la législation.
De fait, le logiciel centralise, suit et planifie toutes les informations relatives aux absences telles que les congés payés, les congés de maternité et de paternité, les RTT, les arrêts maladie, les formations…
Par ailleurs, il donne une visibilité à 360 ° et en temps réel des temps de travail et des activités des collaborateurs.
Le logiciel RH offre une gestion des ressources plus efficace. En effet, les équipes RH ont une vision précise des ressources et de la main-d’œuvre et des informations fiables sur le planning, les charges de travail, les délais d’exécution d’un travail donné, les compétences requises… Ce qui leur permet d’éviter les sous-effectifs et les surcharges de travail.
Par ailleurs, il offre une répartition des tâches plus stratégique en attribuant à chacun des tâches qui correspondent à ses compétences.
Les données sur les temps de présence et d’absence, les congés… sont mis à jour et visibles en temps réel. Les saisies sont alors plus fiables et laissent peu de place à l’erreur humaine lors de l’édition du bulletin de salaire. D’ailleurs, les champs sont préremplis pour gagner en efficacité et en fiabilité.
Outre les fonctionnalités, le choix d’un logiciel GTA doit tenir compte de nombreux critères. Toutefois, avant tout achat, l’entreprise doit se poser quelques questions :
Les réponses permettront d’affiner le choix.
Le logiciel de gestion des temps et des activités doit garantir l’exactitude des calculs et traduire les conventions qui régissent l’entreprise.
Pour profiter de tous les atouts d’un logiciel GTA, ce dernier doit être flexible dans son paramétrage. En effet, cela ne doit pas demander des manipulations spécifiques.
Par ailleurs, privilégiez un logiciel à l’interface intuitive et ergonomique. Il doit offrir une prise en main facile, autant pour les gestionnaires que pour les salariés, quel que soit leur niveau de compétence informatique et peu importe le support utilisé : ordinateur ou appareil mobile. Pour ces derniers, cela garantit une grande autonomie dans le suivi et la gestion de leur temps de travail et d’absence. Ce qui se traduit par un gain de temps et de productivité pour une activité à faible valeur ajoutée.
Pour optimiser le pilotage du service RH, le logiciel GTA doit être compatible avec les autres outils de l’entreprise, plus particulièrement avec le logiciel de paie et l’ERP. En effet, cette interopérabilité évite les doubles saisies à l’arrivée d’un nouveau collaborateur et les erreurs de saisie en fin de mois.
De plus, une intégration avec les dispositifs mobiles de l’entreprise permet de gérer à distance les ressources humaines.
Choisissez un éditeur de logiciels qui propose des services d’assistance pendant la phase d’intégration ainsi que des formations et des mises à jour régulières de l’outil. Évaluez la réactivité du support client en cas de problème et son périmètre d’intervention. En outre, vérifiez les possibilités d’audit ainsi que la tarification. Les prix doivent être clairs et transparents pour éviter les mauvaises surprises.
