Notes de frais: les avantages de l’OCR

La gestion des notes de frais et des demandes de remboursement ets une tâche chronophage qui prend du temps et de l’énergie. Temps que les responsables RH et financiers peuvent allouer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Depuis quelques années, l’OCR transforme radicalement le traitement des notes et offre une nouvelle expérience aux collaborateurs comme aux services comptables. Entre autres, elle optimise les processus, réduit les erreurs humaines et permet un meilleur contrôle des dépenses professionnelles

Cet article explique les avantages de l’utilisation de l’OCR dans la gestion des notes de frais.

Qu’est-ce que l’OCR ?

L’OCR ou optical character recognition (reconnaissance optique de caractères, en français) est une technologie permettant d’extraire des informations textuelles à partir d’un document scanné, d’une image ou d’un PDF. L’OCR repose sur des algorithmes avancés de reconnaissance qui analysent la structure du document et extraient les données pertinentes. Cela permet d’identifier automatiquement les données des documents comme les noms des collaborateurs concernés, les dates, les montants ou les intitulés sur les justificatifs de notes tels qu’une facture, un reçu de frais de repas ou un ticket de transport.

Cette technologie s’intègre aujourd’hui dans de nombreux logiciels de gestion et des applications pour automatiser la saisie des frais et accélérer les demandes de remboursement. Elle constitue un véritable pilier dans la dématérialisation des notes de frais.

Comment choisir un OCR ?

Pour choisir le bon outil, il est nécessaire d’étudier plusieurs critères. 

La qualité de l’extraction

Les meilleurs OCF offrent un taux de succès de 99 % sur la reconnaissance des champs uniques et simples (nom du titulaire du compte, nom d’un fournisseur, montant de la facture…). Sur des factures avec de nombreux champs, le taux oscille entre 95 et 96 %. En déca de ces taux, l’OCR n’est pas efficace.

La vitesse de traitement

Les OCR traditionnels avec un apprentissage par machine learning sont plus rapides, avec un traitement de 1 à 4 secondes par document. Les LLM basés sur la technologie de vision, eux, ont une vitesse de traitement entre 5 et 10 secondes par document. 

La facilité d’utilisation

L’OCR doit être accessible aussi bien aux développeurs qu’aux débutants. L’interface doit être intuitive et l’outil doit offrir une documentation claire.

Les fonctionnalités

Un outil doté de fonctionnalités avancées automatise le traitement des documents. Les meilleurs proposent des options telles que la reconnaissance des zones spécifiques, l’extraction des données non formatée et le traitement en simultané de plusieurs documents.

Les types de documents pris en charge

Pour répondre aux besoins de l’entreprise, il faudrait privilégier un outil qui peut traiter plusieurs formats (PDF, images scannées, factures et reçus) et est capable de garder la mise en page originale, y compris ceux avec des tableaux et des graphiques.

L’intégration avec les outils existants

Pour garantir un flux de travail fluide, l’OCR doit s’intégrer avec les outils déjà utilisés par l’entreprise, tels que les ERP, les CRM et autres logiciels métiers. 

La sécurité et la confidentialité des données

Un OCR qui intègre des protocoles de sécurité avancés tels que le chiffrement de données, les contrôles d’accès stricts… permettent de sécuriser les données sensibles de l’entreprise. 

Le budget

Comparer plusieurs solutions permet de choisir la meilleure offre, avec le meilleur rapport qualité/prix. 

Les avantages de l’OCR dans la gestion des notes de frais

L’OCR repense l’ensemble du processus de gestion des notes de frais. Son utilisation procure de nombreux bénéfices, tant pour les collaborateurs que les services RH et financiers.

Gain de temps significatif dans le traitement des notes

Grâce à l’OCR, le temps de traitement des frais professionnels est considérablement réduit. Les collaborateurs n’ont plus besoin de saisir manuellement les données des justificatifs, le logiciel de notes de frais identifie automatiquement les informations essentielles à partir d’un simple scan ou d’une photo.

Cette dématérialisation des notes fluidifie les échanges, diminue les retards de soumission et réduit les tâches chronophages pour les collaborateurs et le service comptabilité. Grâce au gain de temps, la gestion des dépenses professionnelles est plus réactive.

Réduction des erreurs de saisie et amélioration de la productivité

L’automatisation de la saisie des frais diminue de façon significative les erreurs de saisie. Elle permet une meilleure gestion des factures, une validation plus rapide des justificatifs et un suivi plus fiable de la nature des frais. Les données sont capturées avec précision et stockées dans un format structurant pour la base de données de l’entreprise.

La réduction des erreurs entraîne aussi la baisse du nombre de corrections et de va-et-vient entre les employés et le service de validation. Grâce à une expérience utilisateur simplifiée, la productivité des équipes augmente. Elles peuvent se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée.

Archivage intelligent et optimisation de la gestion des documents

L’intégration de l’OCR dans un logiciel de gestion permet également un archivage numérique structuré. Tous les documents relatifs aux dépenses professionnelles sont classés automatiquement dans une base de données sécurisée. Ce qui libère de l’espace de stockage physique et numérique, facilite les recherches, améliore le contrôle interne et prépare les entreprises à répondre rapidement en cas d’audit.

Grâce à ce système de gestion des documents, l’entreprise renforce la traçabilité et la transparence des documents RH et comptables.

Comment fonctionne l’OCR dans un logiciel de gestion des notes de frais ?

La technologie OCR s’intègre de manière fluide dans les outils de gestion des dépenses.

L’extraction automatique des données des justificatifs

Lorsqu’un collaborateur prend en photo un justificatif via une application mobile, l’OCR détecte et extrait les données pertinentes : date, montant TTC, TVA, nature des frais, moyens de paiement, etc. Cette extraction des données est ensuite transmise directement au logiciel de gestion des notes de frais.

Le traitement des notes devient ainsi plus rapide et plus sûr. Le collaborateur peut vérifier les données extraites avant validation. Cette fonctionnalité permet d’améliorer la qualité des données collectées tout en réduisant les temps de traitement.

L’organisation du processus de validation

Une fois les données extraites par l’OCR, les notes de frais peuvent être automatiquement soumises à la validation, selon les règles internes de l’organisation : plafonds de remboursement, catégories de dépenses, budgets projets, etc.

Grâce à l’OCR, le logiciel de gestion offre un contrôle efficace de la nature des frais en vérifiant la cohérence des informations et en alimentant automatiquement les systèmes comptables. L’entreprise gagne alors en visibilité sur les dépenses engagées et réduit les risques de fraude ou d’erreur.

Rôle de l’OCR dans la digitalisation des processus comptables

En s’intégrant aux logiciels de gestion existants, l’OCR facilite la transformation numérique de l’entreprise.

Transfert des données vers les systèmes comptables existants

Les données extraites via l’OCR peuvent être transférées automatiquement vers le logiciel de comptabilité, offrant une gestion des dépenses professionnelles plus fluide, sans ressaisie ni perte d’information. Les informations peuvent aussi être croisées avec d’autres bases de données pour générer des rapports financiers, analyser les postes de dépense et vérifier les politiques internes de remboursement des frais.

Amélioration de l’expérience collaborateur

Pour les collaborateurs, l’utilisation de l’OCR améliore considérablement leur expérience lors du traitement des notes de frais. Moins de papier, moins de ressaisie et des délais de remboursement des frais raccourcis. De plus, ils peuvent suivre en temps réel l’état de validation de leurs notes de frais via leur application. Cela apporte transparence, responsabilisation et fluidité dans la relation entre les équipes et le service financier.

Alors, pourquoi adopter un logiciel de notes de frais avec OCR ?

Mettre en place un logiciel de notes de frais intégrant l’OCR, c’est investir dans un système moderne, rapide, fiable et conforme aux exigences actuelles de la gestion des dépenses. Cela permet de :

• Réduire les coûts administratifs et les tâches à faible valeur ajoutée
• Gagner en productivité et en réactivité
• Centraliser toutes les informations et les justificatifs de notes dans un espace sécurisé
• Réduire l’espace de stockage physique et faciliter l’archivage numérique
• Optimiser le remboursement des frais avec une meilleure traçabilité
• Améliorer le suivi budgétaire et le contrôle interne