Un contrôle URSSAF (union de recouvrement pour la Sécurité sociale et les allocations familiales) est souvent une source d’inquiétude pour les cotisants (les sociétés, indépendamment de leur taille et de leur statut juridique, les entrepreneurs individuels, les professionnels de santé, les particuliers employeurs, les associations…). Il s’agit d’une procédure rigoureuse menée par l’administration afin de vérifier le respect des obligations sociales, notamment en matière de cotisations sociales, d’embauche, de déclarations et de traitement des salariés. En cas d’irrégularités, l’administration peut prononcer des redressements et des sanctions.
Dans ce contexte, un bon SIRH (Système d’Information des ressources humaines) est un allié précieux pour préparer, répondre et se protéger efficacement lors d’un contrôle.
Alors, en cas de contrôle URSSAF, comment un SIRH peut vous faire gagner du temps et éviter une amende ? Poursuivez la lecture.
Quels sont les objectifs du contrôle de l’URSSAF ?
Les actions de contrôle de l’URSSAF ont plusieurs objectifs :
- Vérifier l’application de la réglementation par les entreprises en matière de cotisations sociales
- Corriger les éventuelles erreurs de calcul des charges sociales et de versement des cotisations dues
- Garantir une concurrence saine entre les acteurs économiques
Avis de contrôle URSSAF : que signifie cette lettre et comment y répondre efficacement ?
L’avis de contrôle est le document de départ de la procédure. Cette lettre officielle, envoyée par l’URSSAF, informe l’entreprise de la volonté de l’administration de procéder à un contrôle. Elle précise la date de contrôle (début et fin du contrôle), la durée du contrôle, les périodes concernées (le délai de prescription porte sur les trois dernières années civiles et jusqu’à cinq en cas de travail illégal), les coordonnées du contrôleur ainsi que la nature du contrôle : sur place (pour les entreprises de plus de 11 salariés) ou sur pièces (pour les entreprises de moins de 11 salariés).
Préparation au contrôle de l’URSSAF
Lorsqu’une entreprise reçoit un avis de contrôle, elle dispose en général d’un délai de quinze jours avant le début du contrôle URSSAF. Recevoir cette lettre peut provoquer une certaine appréhension, notamment si l’on ne sait pas exactement où sont stockés les documents nécessaires.
Pourquoi une entreprise reçoit-elle un avis de contrôle de l’URSSAF ?
Une entreprise peut faire l’objet d’un contrôle dans les cas suivant :
- L’URSSAF a détecté des anomalies dans ses déclarations sociales
- Un client ou un fournisseur de l’entreprise est contrôlé par l’URSSAF et cette dernière souhaite croiser les données
- L’entreprise est suspectée de travail dissimulé
- Un client ou un concurrent a dénoncé l’entreprise auprès de l’URSSAF
Par ailleurs, l’URSSAF sélectionne aléatoirement les dossiers des cotisants. Une entreprise qui a été contrôlée est susceptible de recevoir un avis tous les trois ans après le dernier contrôle.
Documents demandés lors d’un contrôle URSSAF : comment les fournir rapidement grâce à un SIRH ?
Dans la liste des documents généralement sollicités lors d’un contrôle URSSAF, on retrouve :
Rôle du SIRH dans le stockage des documents administratifs
Avec un SIRH bien structuré, l’entreprise peut réagir rapidement et efficacement. L’accès à l’ensemble des documents demandés (bulletins de salaire, contrats de travail, justificatifs liés aux accidents de travail, attestations diverses…) devient quasi instantané, ce qui constitue un avantage décisif pour préparer le contrôle en toute sérénité.
De fait, le SIRH automatise le stockage et la mise à disposition de ces documents. Ces derniers sont non seulement centralisés, mais aussi horodatés, organisés et reliés entre eux. Cette structuration permet de gagner du temps tout en offrant une plus grande sécurité juridique.
Pour information, la non-présentation ou toute erreur dans les documents peut être interprété comme une anomalie susceptible d’entraîner un redressement par taxation forfaitaire.
Contrôle sur place ou contrôle sur pièces : le rôle du SIRH dans la gestion des documents
Le contrôle sur place
Le contrôle sur place a lieu dans les locaux de l’entreprise. Plus approfondi et plus long, ce type de contrôle peut durer de quelques jours à plusieurs semaines en fonction de la taille de l’entreprise et des complexités relevées. À cet effet, un inspecteur se présente, consulte les documents nécessaires au calcul du taux et de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale de l’entreprise, interroge les interlocuteurs RH et analyse les procédures internes.
Après en avoir informé l’entreprise, le contrôleur peut accéder au matériel informatique qu’elle utilise pour le traitement automatisé des données RH (article R.243-59-1 du Code du travail).
Le contrôle sur pièces
Le contrôle sur pièces a lieu dans les locaux de l’URSSAF et se base uniquement sur l’analyse des documents requis. Dans cette optique, l’entreprise envoie les éléments demandés dans les délais impartis, soit par voie électronique, soit par courrier.
Points de vigilance et contrôle URSSAF : les erreurs fréquentes à éviter
Certains sujets sont systématiquement passés au crible par les agents de contrôle. Il s’agit notamment du planning du personnel, du traitement des heures supplémentaires, de la gestion des congés, des avantages en nature, de la bonne affiliation des salariés aux organismes sociaux, de la déclaration des accidents du travail et de la conformité des contrats de travail (clauses, durées et statuts).
Le SIRH permet de programmer des alertes et des vérifications automatiques sur ces points de vigilance. Par exemple, il est possible de contrôler automatiquement les incohérences entre les temps de travail prévus et les temps réellement effectués, ou encore de détecter les absences de déclaration lors d’un accident de travail. Cette veille permanente permet d’anticiper les problèmes et de corriger en amont les écarts susceptibles de poser un problème en cas de contrôle.
Rapport de contrôle et fin de contrôle : réagir avec des données fiables
Une fois les vérifications terminées, le contrôleur remet à l’employeur un rapport de contrôle, qui peut s’accompagner ou non de redressements. Dans le premier cas, le contrôle s’arrête là. En revanche, en cas d’observations ou de redressements, d’autres étapes sont nécessaires.
La période contradictoire
Si l’agent de contrôle observe des anomalies, il envoie une lettre d’observations, dans laquelle il précise leur nature, leur calcul et leur montant et accorde un délai de 30 jours (pouvant aller jusqu’à 60 jours sur demande de l’entreprise ou de l’agent de contrôle) à l’employeur pour y répondre.
Il est conseillé de se faire assister par un avocat durant la période contradictoire pour relever les éventuelles irrégularités de forme et de fond susceptibles d’annuler le redressement.
Le SIRH permet de contester légalement le rapport du contrôle
Dans le cadre d’un redressement, un SIRH joue encore un rôle crucial. Il permet de reconstituer l’historique de toutes les opérations, d’apporter les preuves de la bonne foi de l’entreprise et, le cas échéant, de corriger les erreurs rapidement. Les fonctions d’audit du SIRH peuvent également fournir des journaux de modification ou des rapports d’activités montrant que des régularisations ont été effectuées.
Droit de réponse et voies de recours : mieux se défendre avec un SIRH
En cas de désaccord avec les conclusions du rapport de contrôle, l’entreprise dispose d’un droit de réponse. Elle peut formuler des observations, demander un entretien avec le contrôleur ou engager une procédure de recours administratif. Si le redressement est maintenu, un recours contentieux devant le tribunal judiciaire peut être envisagé.
Disposer de preuves précises, datées, conformes et opposables est indispensable pour exercer ce droit. Le SIRH permet à l’entreprise de reconstituer un historique précis (preuve d’un avenant à un contrat de travail, horaires d’un salarié en télétravail, déclaration d’un accident de travail, etc.) et garantit cette traçabilité documentaire. Ainsi, elle peut présenter une défense solide, fondée sur des données fiables.
Faites du SIRH un outil de prévention du contrôle URSSAF
Au lieu de réagir dans l’urgence à un avis de contrôle, les entreprises ont tout intérêt à utiliser leur SIRH comme un outil de conformité préventive. Il est possible de planifier des audits internes, d’analyser les écarts de paie, de simuler des contrôles sur des périmètres ciblés, ou encore de mettre en place des workflows de validation pour les documents sensibles (avenants, déclarations, primes exceptionnelles, etc.).
En plaçant le SIRH au cœur du pilotage RH, l’entreprise limite les risques, optimise sa gestion sociale et prépare avec rigueur tout événement de contrôle. Le coût d’un SIRH peut être élevé, mais celui d’un redressement l’est encore plus.
Le contrôle URSSAF n’est pas une fatalité pour les entreprises organisées. Avec un SIRH capable de gérer l’ensemble des documents RH, de suivre les processus en lien avec le droit social et de générer des rapports clairs, l’entreprise gagne un temps précieux et évite les amendes liées aux oublis ou erreurs de forme.
