Comment fonctionne notre logiciel entretiens et évaluations ?
Kammi simplifie la gestion des entretiens professionnels et des évaluations en les dématérialisant et en s’adaptant à divers types de campagnes. Vos collaborateurs se présentent avec une préparation minutieuse pour engager un dialogue authentique en fixant conjointement les objectifs à venir dans un esprit de gestion participative.
Préparer son entretien
Inès, collaboratrice dans l’entreprise, remplit son formulaire d’entretien et procède à sa revue de compétences en quelques clics. Elle peut accéder aux évaluations et aux commentaires écrits par son manager ainsi qu’à l’historique de ses campagnes.
Évaluer le collaborateur
Henri, son manager, l’évalue en répondant au questionnaire avec des commentaires ou des suggestions dans un esprit participatif. Il planifie les prochains entretiens.
Piloter les campagnes
Isabelle, responsable RH, a accès au pilotage de ses campagnes depuis son tableau de bord. Elle peut créer autant de formulaires que nécessaire, planifier ses campagnes, relancer les collaborateurs et managers.
Simplifiez la gestion de vos évaluations annuelles et de vos entretiens professionnels
Organisez vos évaluations annuelles
- Faites un bilan de l’année
- Listez les réussites et les difficultés rencontrées
- Fidélisez et faire évoluer les meilleurs éléments
- Définissez les objectifs pour l’année à venir
Planifiez vos entretiens professionnels
- Évaluez les compétences professionnelles
- Conformez vous aux exigences légales
- Identifiez les besoins en formation
Gardez une trace des précédents entretiens
Vous retrouvez tous les entretiens passés ou toutes les campagnes sans limite de durée grâce au logiciel entretiens de Kammi SIRH.
Cet historique vous permet de comparer les entretiens ou les évaluations et ainsi constater les évolutions.
et un historique fiable dans le respect du RGPD
Comme toujours dans Kammi SIRH, une conservation des historiques et une traçabilité des échanges sont possibles tout en respectant la norme RGPD.
Clôturez vos entretiens en toute confidentialité
Faites signer les entretiens par le collaborateur et le manager.
- Soyez conformes aux bonnes pratiques et à la norme RGPD
- Actez la fin de l’entretien
- Donnez une valeur officielle à l’entretien
Des fonctionnalités secondaires, des avantages majeurs.
Profitez d’un outil de création de formulaires sur mesure
Notre logiciel entretiens laisse votre créativité s’exprimer afin de créer des formulaires sur mesure en toute autonomie ou avec l’aide d’un consultant SIRH expert Kammi :
- Créez vos propres questions
- Choisissez vos propres choix de réponse
- Décidez qui peut répondre et comment
Remplissez facilement vos entretiens
Le remplissage de l’entretien annuel, que ce soit par le collaborateur ou par le manager, s’effectue sur une seule page grâce à un système de navigation par volets sur le côté gauche.
Des pastilles de couleurs indiquent la complétion des informations afin de visualiser très rapidement les éléments saisis et les éléments manquants.
Pilotez activement votre campagne
Vous pouvez suivre l’avancement de la campagne en cours et relancer si besoin les retardataires sur le logiciel entretiens de Kammi.
Plus d’options pour une gestion des talents efficace
Système d'alertes
Soyez alerté à l’approche de la date d’entretien annuel ou individuel.
Système de notifications
Paramétrez les notifications reçues par le collaborateur, le manager et / ou les RH.
Comment fixer un objectif selon la méthode SMART ?
Fixer un objectif est une étape classique de l’entretien annuel. Connaissez-vous la méthode SMART ?
SMART désigne 5 critères que doit avoir un objectif, à savoir :
Simple ou Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.
Simple
L’objectif doit être clairement compris en une phrase. Si c’est un texte, c’est que peut être votre objectif est composé de plusieurs objectifs. Il serait, dans ce cas, plus judicieux de le scinder. Si vous avez des doutes, faites reformuler l’objectif.
Simple veut dire également précis.
“Je veux plus de ventes” est trop vague, à contrario, “Je veux une augmentation du chiffre d’affaires de 50% sur la vente de services en conseil juridique” est très clair.
Mesurable
Cela peut paraître évident, mais s’il n’y a pas d’indicateurs pour suivre l’objectif, il sera difficile de suivre sa réalisation. Si l’objectif est qualitatif, il est impératif de trouver comment mesurer la qualité. Chez Kammi SIRH, nous envoyons un sondage à nos clients pour mesurer le taux de satisfaction.
Atteignable
Par le passé, certaines sociétés ont fixé des objectifs très élevés en espérant motiver leurs collaborateurs. Cela peut provoquer de la souffrance ou du découragement. Dans un cadre juridique, cela peut même vous être reproché.
Cela va même plus loin. Avez-vous donné les moyens, en temps et en organisation pour que l’objectif soit atteint ?
Réaliste
En anglais, il est dit “Relevant” qui signifie « pertinent ». Plus que réaliste, l’objectif doit avoir du sens et correspondre au métier du collaborateur. On ne demandera pas à un développeur de faire de la vente. La notion de fiche de poste pourra vous aider à cadrer ce genre de sujet.
Temporel
L’objectif doit être bien défini dans le temps avec simplement une date de début et de fin.
Les clés d'une campagne d'entretien efficace
La campagne va être lancée. En tant que responsable des ressources humaines, vous allez devenir le chef d’orchestre de la société, le temps de la campagne. Il faut savoir que tous les collaborateurs ne partagent pas forcément votre motivation et votre sens de l’organisation. L’opérationnel peut également se mêler à cela. La gestion des congés, c’est toute l’année, mais une campagne d’entretien, c’est souvent sur une période bien plus courte. Alors, comment faire pour que tout se déroule correctement ?
Retour d'expérience
En premier lieu vous devez faire un REX, un retour d’expérience de la campagne précédente. Qu’est ce qui s’est bien passé l’année dernière ? Qu’est ce qui a coincé ? Quelles questions ont été mal comprises ? Les réponses étaient-elles pertinentes ? Si vous voulez faire mieux, l’idéal est de consolider ce qui a bien fonctionné et de changer lorsque ce n’était pas le cas.
Nouveau formulaire
Il y aurait beaucoup à dire sur l’élaboration du formulaire qui compte pour beaucoup sur la réussite de la campagne. Ici nous nous concentrerons sur l’organisation.
Vous préparez donc un nouveau formulaire suivant le REX et vos besoins.
Communiquer
Communiquez le formulaire à votre direction et faites-le tester à vos managers. Cela vous permettra de les inclure dans le processus et de leur donner la possibilité de partager leurs idées.
Lancement
La campagne est validée. Vous la lancez en communiquant par mail ou via votre espace de communication Kammi SIRH. Le manager et les collaborateurs savent ce qu’ils doivent faire et surtout quand.
Préparation
Un bon entretien est un entretien préparé ,et c’est vrai dans beaucoup de domaines. Le manager et le collaborateur vont pouvoir préremplir leur partie. Une fois fini, ils envoient ou non leurs réponses, mais l’échange peut avoir lieu.
L'échange
Chacun a préparé sa partie. Le manager programme l’entretien sur place ou à distance. L’entretien est cadré dans le temps. Il faut avoir conscience que tout le monde n’est pas à l’aise en entretien, que ce soit le manager ou le collaborateur. Un guide de bonnes pratiques peut éviter des mauvaises surprises.
Pilotage
Kammi SIRH vous aide à organiser et piloter la campagne. Ainsi, vous pouvez mettre à disposition un guide, une Foire Aux Questions ou une base de connaissance pour accompagner les utilisateurs dans cet exercice.
Clotûre
C’est fini ou presque. Les derniers retardataires ont fini de remplir les campagnes. Ils doivent signer leur évaluation si ce n’est pas déjà fait. Il est temps de clôturer la campagne. Mais le travail n’est pas fini pour le responsable des ressources humaines.
Analyse
L’analyse et le recueil des données peuvent commencer. L’intégration des primes, la création du plan de formation, etc…
Retour d'expérience
Pour vous faciliter vos futures campagnes, il vaut mieux le faire à chaud. Un sondage peut être organisé après l’entretien, ou inclus directement dans le formulaire.
Plus...
La campagne peut être améliorée avec plus de communication, des contre-entretiens pour annoncer les primes ou gérer les cas particuliers. Vous allez ainsi pouvoir détecter les signaux faibles ou forts des collaborateurs : servez-vous-en pour agir.
Et la manière change tout
Dans un entretien, nous jugeons ou nous sommes jugés. Le jugement est quelque chose qui peut être très délicat à entendre et à accepter. Nous vous encourageons à user de diplomatie, et à rester factuel. Il vaut mieux “quand tu as fait cela, tu nous as fait gagner du temps” qu’un “tu es très bon”. Il existe des méthodes pour cela, une que nous apprécions chez Kammi SIRH est la communication non violente.
