Moment d’échange important entre le salarié et l’employeur, l’entretien annuel d’évaluation permet de dresser le bilan de l’année écoulée et de définir les objectifs à venir. Kammi vous explique le principe et le fonctionnement de cet entretien clé.

L’entretien annuel d’évaluation
est-il obligatoire ?

L’entretien annuel ou entretien annuel d’évaluation vise à évaluer le travail et les performances du salarié sur une année. Il ne faut pas le confondre avec l’entretien professionnel. Ce dernier est un entretien obligatoire imposé par le Code du travail tous les deux ans. Il a pour objectif de définir les perspectives professionnelles du salarié.

À la différence de l’entretien professionnel, l’évaluation du salarié par l’employeur n’est pas imposée par la loi. En revanche, une convention collective peut rendre l’entretien annuel obligatoire dans certains secteurs d’activité.

Mais même si ce n’est pas une obligation légale, la pratique de l’entretien annuel est répandue dans les entreprises. Si l’employeur décide de mettre en place un entretien annuel, tous les salariés de l’entreprise seront concernés. En général, l’entretien est réalisé tous les ans, en fin d’année. Il dure en moyenne une heure.

Les salariés ne peuvent pas refuser de se prêter au jeu. Ils ont l’obligation de se présenter à l’entretien sous peine d’être sanctionnés. Ils ne peuvent pas demander à être assistés par un représentant du personnel lors de cet entretien.

Les 3 grandes étapes de
l’entretien annuel d’évaluation

La préparation de l’entretien annuel

Du côté de l’employeur

L’entretien se déroule entre le supérieur hiérarchique du salarié et le salarié.

L’employeur doit respecter un principe de loyauté lors de la mise en œuvre de l’entretien annuel. Cela signifie qu’il a l’obligation d’informer le salarié de l’entretien annuel. En moyenne, le salarié reçoit une convocation à l’entretien entre 8 à 15 jours avant sa tenue effective.

Il doit également lui communiquer les modalités de l’évaluation. Les critères retenus pour l’évaluation doivent être connus du salarié. Ils doivent aussi être objectifs et transparents. L’employeur ne peut jamais évoquer la vie privée du salarié lors de l’entretien.

L’employeur doit déclarer à la CNIL le dispositif d’évaluation si celui-ci est informatisé étant donné qu’il récolte des données personnelles sur le salarié.

Il doit également penser à informer et à consulter le Conseil économique et social (CSE) de la tenue de l’entretien annuel. C’est logique, car l’entretien est susceptible d’influer sur les conditions de travail du salarié (pression psychologique, impact sur son évolution de carrière et sa rémunération).

Du côté du salarié

Pour que l’entretien soit un moment productif pour le salarié, il doit prendre le temps de réaliser son propre bilan avant l’entretien. Il s’agit notamment de lister objectivement :

☁ Les points forts et les réussites ;
☁ Les points faibles et les difficultés qu’il a rencontrées ;
☁ Les points d’amélioration possible ;
☁ Les souhaits en matière de formation, d’évolution professionnelle, d’augmentation, etc.

Le déroulement de l’entretien annuel

Le contenu de l’entretien annuel est libre. Mais sa vocation première est de faire le bilan de l’année écoulée et de fixer les nouveaux objectifs pour l’année à venir.

Voici les sujets principaux qui peuvent être abordés :

Camille passe son évaluation annuelle avec son manager

☁ Le bilan de l’année passée ;
☁ Les performances du collaborateur ;
☁ Les objectifs de l’année à venir ;
☁ Les possibilités d’évolution dans l’entreprise ;
☁ Les motivations du salarié ;
☁ L’ambiance dans l’équipe et la relation avec le manager.

Et après ? Les suites de l’entretien d’évaluation

Après l’entretien, l’employeur réalise un compte rendu confidentiel. Ce compte rendu ne doit jamais être communiqué aux tiers. Il peut être transmis au salarié, mais ce n’est pas une obligation de l’employeur. En revanche, si le salarié en fait la demande, l’employeur devra lui fournir une copie du document.

Le salarié peut signer ce compte rendu, mais il n’y ait pas obligé. S’il n’est pas d’accord avec certains éléments du résumé réalisé par l’employeur, il peut apporter des modifications.

Une évaluation négative isolée ne peut pas conduire à un licenciement du salarié ni même à baisser la rémunération du salarié. À contrario, une évaluation négative appuyée par d’autres éléments peut justifier un licenciement.

Réinventer les entretiens annuels

Les travers de l’entretien annuel

L’entretien annuel d’évaluation a parfois mauvaise presse tant auprès des services RH que des salariés. Voici les critiques qui reviennent le plus souvent :

☁ Il est vecteur de stress pour le salarié ;
☁ Il est chronophage ;
☁ Il est inefficace ;
☁ Il est inadapté à la temporalité du monde d’aujourd’hui ;
☁ Il est peu représentatif du travail effectué au cours de l’année par le salarié ;
☁ Il représente une vision d’un management à l’ancienne peu en phase avec les réalités de l’entreprise.

Selon une étude Tower Watson, seules 36 % des entreprises européennes considèrent que leur système actuel de gestion de la performance est efficace.

https://www.willistowerswatson.com/fr-FR

Les solutions pour repenser l’entretien annuel

Pour autant, dans de nombreuses entreprises, il est impensable de supprimer totalement l’entretien annuel ! Alors, comment le faire évoluer ?

Voici quelques idées mises en œuvre dans certaines grandes entreprises (Google, Microsoft, Etam, Gap, Mazars, Starbucks…) :

Définir un nouveau rythme avec des entretiens plus fréquents pour encourager un feed-back régulier et plus pertinent. Cela permet aussi de réajuster les objectifs plus fréquemment. On peut par exemple, se baser sur une périodicité trimestrielle, mensuelle, voire même continue ;
Adopter un management plus participatif en donnant la possibilité au salarié de fixer lui-même ses objectifs pour l’impliquer davantage ;
☁ Entendre d’autres personnes sur l’évaluation du salarié : par exemple, l’ensemble de l’équipe peut donner un feed-back dit à 360 ° ce qui permet d’avoir une meilleure vision du travail du collaborateur ;
Valoriser les compétences autant que les performances (par exemple : compétences relationnelles, entraide, enthousiasme…).

L’indispensable logiciel de gestion des entretiens et évaluations

Autre élément important pour repenser la gestion des entretiens annuels : le logiciel SIRH. S’appuyer sur un logiciel de gestion des entretiens et évaluations permet de faciliter la logistique liée à l’entretien annuel et le travail des responsables RH.

Ce type de logiciel va vous permettre d’automatiser la gestion des entretiens d’évaluation. Il permet de :

Créer des questionnaires ou des grilles d’évaluation personnalisés ;
Informer les collaborateurs de la date de l’entretien ;
Dématérialiser les documents pour les rendre plus facilement accessibles ;
Suivre le déroulement de la campagne d’entretiens pour plus d’efficacité ;
Remplir et consulter les comptes-rendus ;
Stocker les anciens comptes-rendus d’entretiens pour apprécier l’évolution du salarié.

L’entretien annuel est donc souvent un passage obligé. Pour mieux le gérer, n’hésitez pas à faire appel à notre SIRH Kammi.