La crise sanitaire est maintenant effective en France. Elle aura des impacts certainement énormes sur le paysage français. Nous partageons et partagerons ici notre gestion de crise au fil des actualités. En premier lieu nous ferons de notre possible pour vous montrer les fonctionnalités mises en place sur le SIRH Kammi. Et, comme le partage […]
La crise sanitaire est maintenant effective en France. Elle aura des impacts certainement énormes sur le paysage français. Nous partageons et partagerons ici notre gestion de crise au fil des actualités. En premier lieu nous ferons de notre possible pour vous montrer les fonctionnalités mises en place sur le SIRH Kammi. Et, comme le partage d’expérience peut être utile, nous vous indiquerons comment nous gérons en interne la crise chez Kéméo, société éditrice de Kammi.
Nous utilisions déjà des solutions de vision conférence en interne, tels que Zoom, ou encore Hangout de Google. Cependant cela ne permet pas une proximité immédiate de discussion. De ce fait, nous avons opté pour la solution Discord. Elle permet de parler directement, et immédiatement à un collègue, en entrant simplement dans son bureau mais de manière virtuelle. C’est très performant et en plus c’est gratuit :). Son seul défaut est qu’au premier abord, cela parait technique, mais une fois bien configuré c’est très pratique.
Nous avons ainsi recréé virtuellement tous les bureaux de Kéméo. Chacun a maintenant son bureau individuel et chaque collègue peut rentrer pour poser des questions directement. La spontanéité de la parole vient rompre la solitude, et professionnellement elle permet une plus grande réactivité que dans un simple chat.
Tous les deux semaines chez Kéméo, il y a une réunion d’équipe que l’on appelle la Staffing Review. Elle se fait physiquement d’habitude dans une grande salle de réunion. Nous la ferons maintenant toutes les semaines mais virtuellement. Pour cela, nous avons opté pour Zoom qui a l’énorme avantage d’être très performant, quand il s’agit de partager son écran, tout en discutant via la caméra.
Tout ce que nous faisions avant physiquement, comme le simple « Bonjour » du matin, ou encore le moment du café, ont été digitalisés toujours avec Discord. Nous avons également accéléré la mise en place de notre outil de support client, qui s’est maintenant enrichi d’un suivi de satisfaction.
La partie macro de la feuille de route qui était gérée avant par des post-it sur un mur devait changer. Il y avait eu, par le passé, un essai sur le logiciel Trello, mais il n’avait pas été assez convaincant pour notre organisation. Il a de ce fait été décidé d’utiliser également l’outil de ticketing client, qui couplé au CRM, permet de faire un vrai pas en avant.
La fermeture du support téléphonique n’a aujourd’hui strictement impact sur la réactivité de l’équipe support, puisque les demandes sont prises en charge immédiatement par les collaborateurs du support téléphonique habituel. La seule différence est que maintenant nous avons en plus des données chiffrées pour le prouver. Après il faut être honnête, les clients sont plus préoccupés par l’actualité que par leur SIRH, et ça nous le voyons sur la charge des serveurs.
Le chômage partiel ou technique, c’est la même chose, était déjà géré dans Kammi. Nous avons affiné la FAQ pour aider les clients qui en ont besoin, dans la mise en place de cette absence. Nous préparons un article détaillé sur le sujet, qui sera disponible la semaine prochaine au plus tard. La première chose à savoir est que, la demande peut avoir une effet rétroactif et, qu’elle doit être détaillée. Un simple « cause absence coronavirus » ne suffira pas.
Le module document a été activé gratuitement sur l’instance de nombreux client, afin de mettre à disposition l’autorisation de sortie ou plutôt, l’Attestation de déplacement dérogatoire, mais également pour communiquer des notes de services. Attention : l’autorisation de sortie ne peut plus être digitale. Elle disponible par ici, au cas où 🙂
Chez Kéméo notre paie est faite sous le logiciel Silaexpert. Depuis toujours, nous prenons en comptes les éléments variables avec un mois de décalage. C’est-à-dire que notre paie de Mars 2020 prend en fait en compte les évènements de Février. C’est vraiment une grosse facilité de gestion. Cela permet en outre, de ne jamais faire les paies en urgence et ici cela nous a permis de clôturer nos paies le Lundi 16 Mars, et de déjà programmer les virements. Nous utilisons déjà ce procédé pour la paie de Décembre afin de payer en avance les salariés.
La seule question est la gestion des tickets restaurant, étant donné que nous ne pourrons pas les distribuer début Mars, et peut-être pas début Avril non plus. De toute façon, les salariés ne pourront pas les utiliser pour aller au restaurant… Nous réfléchissons à une solution pour le mois prochain. Sur ce mois-ci nous n’avons rien changé et nous n’avons pas commandé les tickets restaurant. Il n’y a pas de problème de stock de tickets restaurant, car ils sont commandés chaque mois.
Afin de renforcer toujours les liens de l’équipe et de garder le contact, nous avons planifié des Apéro Web tous les vendredi à 17h30. C’est quelque chose que nous ne faisions pas avant physiquement et que nous avons créé pour l’occasion. Le principe est simple chacun est invité à se connecter à lien de visioconférence. Toute le monde se voit et se parle avec éventuellement un verre de jus de jus pomme 😉 à la main. La direction fait le point sur la situation en cours. On s’assure que tout est ok, que personne n’a besoin de fourniture…. C’est également le moment de partager son ressenti. Il est sûr que tout le monde n’appréhende pas de la même manière le télétravail. Il a des personnes pas du tout solitaires qui vont devoir faire face à cette épreuve.
C’est déroutant mais cela fait 17 jours que nous travaillons tous à distance et malgré cela notre activité est peu perturbée…. pour le moment. Il y a bien l’anxiété de la situation et la gestion de la solitude mais les projets avancent et nous sommes toujours en relation avec nos prospects, nos clients et nos fournisseurs. Nous avons juste dû accélérer notre projet de mise en place d’un nouveau support client et les premiers résultats sont là. 90% des clients qui ont sollicité le support sont très contents de sa réactivité et de la réponse apportée. 5% n’ont pas été pleinement satisfait sur le moment mais nous avons réouvert les demandes de support pour mieux les traiter ce qui n’était pas possible avant. Nous avons donc amélioré notre processus et nous avons maintenant des chiffres sur la satisfaction.
