Dématérialisez la gestion des Notes de frais avec un logiciel intuitif et complet permet de faire des bénéfices à tous niveaux. La digitalisation des entreprises comprend le traitement d’un nombre croissant de tâches et process. Notes de frais : ne vous laissez plus déborder Le processus de gestion des notes de frais vire souvent au […]
Dématérialisez la gestion des Notes de frais avec un logiciel intuitif et complet permet de faire des bénéfices à tous niveaux. La digitalisation des entreprises comprend le traitement d’un nombre croissant de tâches et process.
Le processus de gestion des notes de frais vire souvent au cauchemar et mobilise plusieurs ressources : le collaborateur, le manager, les services comptabilité et contrôle de gestion, voire les services généraux quand il s’agit de stocker les 10 années d’antériorité obligatoires. Imaginez tout le temps et l’énergie consacrés à cette tâche répétitive et chronophage. Pour ces raisons, il est essentiel d’apporter une solution optimisée afin de simplifier cette tâche, réduire les coûts et libérer les collaborateurs de votre entreprise de ce surcroît de travail.
Cela fait maintenant plus d’un an que l’arrêté fiscal du 22 mars 2017fixe lesmodalités de numérisation des factures papier. Ce décret permet aux entreprises d’archiver à valeur probante lesfactures au format numérique. Il autorise la numérisation des notes de frais selon la conformité decertaines règles : présence de la signature électronique, reproduction conforme du document, respect du format PDFpour la sauvegarde.Comment faire pour passer au tout numérique et gérer simplement vos notesde frais ? Comment alléger ces tâches sans aucune valeur ajoutée pour vos collaborateurs et l’ensemble desservices impactés ?Un virage numérique s’est opéré depuis le 2 avril 2014, date à laquelle les autoritésont décidé d’autoriser une utilisation dématérialisée.
Une étude de HRS et la fondation GBTA révèle que le coût moyen d’une note de frais est de 53 €. Une seule note de frais coûte 53€ à traiter. Si elle ne comporte aucune erreur, sinon, l’addition augmente. Sans parler du temps passé. Le collaborateur va avoir besoin, en moyenne de plus de 20 minutes pour saisir sa note de frais, y joindre les justificatifs et passer par la phase de photocopie. Le temps de validation par le manager, le traitement par les services comptabilité et contrôle de gestion et les opérations d’archivage ne sont pas comptabilisés.
La dématérialisation complète de ce processus permet aujourd’hui aux entreprises de réaliser des économies en temps, en gestion et en coût de stockage. Des solutions intégrées sont disponibles. Des SIRH , Système d’Information de gestion des Ressources Humaines, offrent des modules complets pour simplifier l’ensemble de la transformation digitale des entreprises, inclus la gestion des Notes de Frais.Grâce à ses modules, vos collaborateurs n’ont plus à remplir un seul document papiers. Tout se fait en ligne et facilement.
Grâce au décret, les justificatifs digitaux ont donc désormais valeur probante par rapport à leur version papier. Les bénéfices sont immédiats, que ce soit pour les salariés ou pour le personnel gérant les notes de frais.
Avec un logiciel de gestion des notes de frais, vous offrez à vos collaborateurs un gain de temps et de pénibilité. Désormais, les salariés n’auront plus qu’à photographier leurs documents depuis leur smartphone. Envolée la recherche frénétique des justificatifs. Adieu la crainte de voir l’encre des tickets s’effacer. Une fois la photo prise, les collaborateurs, après avoir compléter leur note de frais, n’auront plus qu’à joindre le fichier référent. La transmission pour validation se fait en un seul clic. Les managers et les services comptabilité réalisent leur suivi en un simple coup d’oeil. De plus, en optant pour un logiciel de Note de Frais, vous aurez également accès à des fonctionnalités performantes.
Puisque les justificatifs sont reconnus comme ayant la même valeur juridique que les originaux, la centralisation se fait sur une seule et même plateforme. Adieu l’archivage papier et les problématiques de stockage et de gestion lorsqu’un audit se présente. L’ensemble des justificatifs est accessible et exportable. La dématérialisation permet également un suivi plus précis des dépenses. Vous pouvez inclure des plafonds suivant les typologies de dépenses et ainsi mieux les maîtriser. Des tableaux de bord paramétrables et personnalisables suivant le besoin sont inclus dans la plupart des solutions existantes. De plus, le délai de validation, de traitement et donc de remboursement est réduit.
Avant toute autre chose, prenez le temps d’établir votre besoin. Quelles tâches souhaitez-vous faciliter en priorité ? Préparez votre cahier des charges pour consulter en toute sérénité les solutions existantes. Il est toutefois important de :
Pour finir, il est également important que chacun puisse utiliser le logiciel sans passer par la case “formation”.
Un logiciel de gestion des notes de frais doit pouvoir gérer de multiples actions et, ainsi, permettre un traitement plus rapide et plus sûr. Voici des fonctionnalités qu’il est nécessaire de vérifier pour être certain que la solution choisie est performante :
Le secteur des Ressources Humaines est soumis à une législation minutieuse et de nombreuses modifications légales. Il est enviable que la solution que vous choisirez provienne d’une entreprise experte RH. Ainsi, le suivi des législations sera assuré. Un logiciel performant de note de frais fera nécessairement parti d’un ensemble de module : un SIRH. Deux cas de figure :
Nous l’avons constaté, la dématérialisation des notes de frais représente un réel bénéfice pour l’ensemble de l’entreprise. Gérer les notes de frais via un module dédié vous permet d’alléger les procédures, de fluidifier la transmission des éléments et leur validation. Vous gérez plus précisément les dépenses de même que les plafonds. Vous réduisez les coûts de gestion et le temps de traitement. Les tâches administratives à faible valeur ajoutée sont enfin allégées. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Le cercle est vertueux..
