Notes de Frais

La gestion des notes de frais est importante, elle peut vite devenir fastidieuse et faire perdre du temps. Kammi vous propose une dématérialisation des notes de frais. Mais pourquoi digitaliser la gestion de notes de frais ?

1 – Plus de supports papiers. L’un des avantages premiers à cette digitalisation est la suppression de tous supports papiers pour la gestion des notes de frais. Plus de papier, tout se fait numériquement. 

2 – Avoir une vision globale et analytique. Avec un logiciel vous permettant de saisir les notes de frais, vous pouvez centraliser toutes les informations nécessaires pour construire une analyse et pour avoir une vision globale de toutes les dépenses professionnelles de votre entreprise.

3 – Système de validation. Le but de la digitalisation est de pouvoir exécuter tout le processus numériquement. La validation des notes de frais se fait donc également par le logiciel.

4 – Gestion de la TVA. La digitalisation vous permet de récupérer la TVA de façon plus simple et plus pratique.

5 – Gain de temps. Cette dématérialisation vous permet de gagner du temps, que ce soit sur la saisie de la note de frais ou même sa validation.

6 – Gain en autonomie. La responsabilité de saisir les notes de frais permet de gagner en autonomie. Elle ne se fera donc plus avec plus de personnes que nécessaire.

7 – Simplification de la gestion comptable. Avec la validation rapide, simple et en masse des notes de frais, la gestion comptable est allégée.

8 – Avoir un historique. Conservez un historique de toutes les opérations faites au sein de l’entreprise. Vous pourrez retrouver toutes les notes de frais passées.

Kammi vous propose une gestion des notes de frais. Vous souhaitez en savoir plus ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, une bonne gestion des notes de frais est nécessaire. Voici donc quelques recommandations en plusieurs parties pour choisir le meilleur logiciel de notes de frais.

A ) COMPRENDRE ET DÉTAILLER SON BESOIN

1 – Évaluer la population concernée. Comprendre son besoin passe tout d’abord par l’évaluation de la population qui va être concernée par ce module. On peut donc se poser plusieurs questions. Est-ce que les notes de frais concernent quelques salariés ou toute la société ?

Est-ce que les salariés sont en mobilité ou au bureau ? Est-ce qu’il faut un pure player de la solution ? Ou encore, faut-il l’intégrer à l’ERP ou justement au SIRH ?

2 – Les frais. Une fois la population évaluée, nous pouvons passer au cœur du sujet : les frais. Possédez-vous une liste complète de frais à gérer ? Sont-ils complexes ou plutôt simples ? (exemple : indemnité, etc…)  Il est important de déterminer cette liste de frais ainsi que toutes les conditions qu’ils possèdent.

3 – Les règles de gestion. Arrivé jusqu’ici, vous devez déjà y voir plus clair sur votre besoin. Il reste évidemment quelques éléments à prendre en compte, comme les règles de gestion de vos frais. Avez-vous des règles complexes ? Avez-vous des plafonds ou même des forfaits ?

4 – Imputation analytique. Le dernier critère pour comprendre entièrement votre besoin comme imputer un frais sur des affaires.

B ) RECHERCHER L’OUTIL

1 – Confronter ses besoins.  Avec votre besoin et votre objectif en tête, il faudrait passer en revue les différentes propositions de logiciels de note de frais que vous trouverez et en écarter certaines de vos choix.

2 – Ne pas sous-estimer l’ergonomie. Pensé pour les utilisateurs, le logiciel doit être simple et garantir une rapidité dans le processus de saisie des notes de frais. 

3 – Différencier l’usage et le besoin. Ce n’est pas parce que vous utilisez les notes de frais dans votre entreprise, qu’il est nécessaire de payer un logiciel pour gérer cette partie. Même si avoir un logiciel est beaucoup plus pratique et fait gagner du temps, il serait dommage de payer 50 abonnements pour 2 notes de frais par mois.

4 – Demandez une démonstration. Prenez contact avec l’entreprise qui fournit la solution choisie pour savoir si elle répond vraiment à vos attentes. 

5 – Demandez un espace de démonstration. Ce n’est qu’en essayant par vous même la solution, que vous serez en mesure de déterminer si l’outil est fait pour votre entreprise.

Kammi propose une gestion des notes de frais, n’hésitez pas à nous contacter.