L’impact financier de l’absence d’un logiciel SIRH Si vous travaillez dans les ressources humaines, il y a peu de chances que vous remettiez en cause l’adoption d’un logiciel pour gérer les congés. En revanche, en tant que dirigeant d’entreprise, vous pourriez ne pas voir l’intérêt d’un logiciel RH, ou penser que ce n’est pas un […]
Si vous travaillez dans les ressources humaines, il y a peu de chances que vous remettiez en cause l’adoption d’un logiciel pour gérer les congés. En revanche, en tant que dirigeant d’entreprise, vous pourriez ne pas voir l’intérêt d’un logiciel RH, ou penser que ce n’est pas un investissement prioritaire.
Quand un client me dit que le logiciel SIRH est trop cher ou qu’il n’en voit pas l’intérêt, je pense qu’il n’a peut-être pas encore découvert les nombreux avantages que la digitalisation RH peut offrir. En tant que dirigeant, il est parfois difficile de sortir du tunnel d’exécution pour prendre du recul. Les budgets étant limités et les sollicitations nombreuses, il est compréhensible de s’interroger sur la pertinence de chaque dépense.
Au lieu de simplement démontrer les avantages d’un logiciel SIRH pour la gestion des congés, je vous propose une approche différente. Avez-vous déjà réfléchi au coût réel de l’absence d’un logiciel SIRH ?
Après plus de 20 ans dans le domaine des ressources humaines, à chaque fois que nous avons déployé des projets SIRH, nous avons régulièrement constaté des absences non rapportées à la paie, principalement en raison d’erreurs humaines ou d’oublis.
En l’absence de logiciel dédié, divers moyens tels que le papier, les tableaux ou encore les agendas partagés via Google ou d’autres plateformes sont utilisés. Chaque mois, un document de synthèse doit être envoyé au service paie. Les absences de dernière minute et les modifications intervenant après la finalisation de la paie représentent des défis constants. Chaque consolidation et manipulation accroît le risque d’erreur, même pour les personnes les plus fiables.
Il n’y a pas de données chiffrées précises ni de statistiques disponibles. Peut-être est-ce une journée par an par salarié pour vous et 5 jours pour d’autres. Certains confrères parlent de 5% des jours, soit 10 jours par an par salarié, ce qui est considérable. Pour une personne gagnant 2000 euros brut par mois, sur 20 jours de travail, cela représente 150 euros par jour, charges patronales comprises.
Pour une entreprise comptant dix salariés, cela équivaut à 1500 euros annuels. En d’autres termes, la rentabilité de sécuriser le processus de gestion des congés et des absences est atteinte dès la première année et ce même en présence d’une gestion déjà efficace, avec seulement 0,5% d’erreurs.
Cela arrive bien plus souvent qu’il n’y paraît mais vos règles sont peut-être fausses. Je me souviens encore de ce client qui, dans le but d’économiser, gérait lui-même sa paie en interne. Il avait mal configuré son système de paie et accordait à tort 30 jours de congés par an au lieu de 25, mais ne décomptait que 5 jours par semaine d’absence au lieu de 6. Lors de la mise en place de KAMMI, nous nous sommes rendu compte de l’écart. Les bénéfices ont été considérables et immédiats.
Vous pensez que c’est un cas isolé ? Mais combien de clients gèrent les congés en jours ouvrables sans prendre en compte les poids de décompte lors de pause de congés payés?
Si vous avez en plus des règles complexes avec des personnes en temps partiel en jours ouvrables et ouvrés, il est peut être temps de faire un audit. La mise en place d’un nouveau logiciel déclenchera automatiquement cet audit de notre part.
L’intérêt de KAMMI est également de jouer un rôle de garde-fou pour la paie. Si votre logiciel de paie et votre SIRH sont alignés, il y a de fortes chances que votre gestion soit correcte.
Avez-vous déjà comptabilisé le temps consacré à la gestion des congés ? Entre la soumission de la demande d’absence, la validation par le management, la consolidation par le service RH, et enfin l’intégration en paie, il est tout à fait possible que chaque demande prenne jusqu’à une heure pour l’ensemble des acteurs impliqués. Un salarié effectue environ une quinzaine de demandes par an, soit un total de 15 heures par an et par salarié. Avec un coût horaire de 40 euros, l’absence de SIRH ou même d’un simple portail vous coûtera pas moins de 600 euros par an.
Cela ne tient pas compte du temps passé à vérifier et à revérifier les données. Certains salariés, ayant perdu confiance dans le suivi des congés, tiennent leur propre registre dans un cahier ou un fichier Excel. Je vous assure, vous n’imaginez pas le temps perdu.
Il est temps de faire les comptes. Prenons une société de 20 personnes :
Perte de congés -1 jour x 150,00 € x 20 personnes = 3.000,00 €
Règle fausse : non pris en compte
Vol de congés : non pris en compte
Perte de temps -15 heures x 40,00 € x 20 personnes = 6.000,00 €
TOTAL = 9.000,00 €
450 euros perdus par salarié et par an. Cela vous parait énorme ? Reprenez les hypothèses, challengez nous mais souvenez vous que ce sont des hypothèses basses.
La mise en place d’un SIRH nécessite un investissement en temps et en argent, ainsi qu’une personne dédiée à sa maintenance à long terme. Nous avons déjà évoqué la charge mentale des dirigeants, mais il est évident que même pour une petite structure, l’absence de ce type de logiciel peut représenter un coût considérable. Entre les erreurs de paie, les jours de congés non comptabilisés et le temps consacré à la gestion manuelle des demandes, le coût financier et humain s’accumule rapidement.
Un logiciel SIRH, comme KAMMI, offre une solution pour sécuriser et optimiser ces processus, tout en permettant de réaliser des économies substantielles dès la première année. En réévaluant vos règles RH et en automatisant la gestion des congés, vous investissez dans une solution qui améliore la précision, la conformité et l’efficacité de votre entreprise. La question n’est donc pas de savoir si vous pouvez vous permettre un tel investissement, mais plutôt si vous pouvez vous permettre de vous en passer.
