Comment fonctionne notre logiciel gestion congés et absences ?
Kammi vous propose un logiciel de gestion des congés et des absences à la fois simple et intuitif. La gestion des congés est gérée en 3 étapes : les employés soumettent leurs demandes, les managers les approuvent, et le service des ressources humaines les traite pour la paie. Visualisez et historisez les journées de télétravail de vos salariés, et validez leurs demandes en un seul clic.
Faire une demande de congé
Inès, collaboratrice de l’entreprise, soumet une demande de congé après avoir vérifié son solde de congés. Celui-ci sera ensuite automatiquement actualisé dès que la demande de congé sera validée !
Valider les demandes de congés
Henri, son manager, reçoit instantanément une notification avec la demande de congés d’Inès. Après avoir regardé le planning de son équipe, il peut sereinement valider ou refuser la demande d’absence, en un clic !
Envoyer les absences en paie
Isabelle, responsable RH, reçoit les demandes de congés et d’absences validées, ou les valide directement pour ensuite les transmettre au logiciel de paie, en un simple clic.
Un logiciel de gestion des congés complet et fiable
Préférez une saisie simple des congés et des absences
Facilitez la pose des congés, des RTT et de tout autre type d’absence avec un formulaire.
- Pas besoin de formation
- Une vue complète des absences
- Une pose de congés en trois clics
Gagnez du temps lors de la validation des demandes d’absence
Validez rapidement les absences selon vos besoins et les types d’absence. Une absence maladie n’est pas forcément validée par le manager alors qu’un congé payé assurément. Une absence peut donc être validée par :
- Le manager et/ou le responsable RH
- Uniquement par manager
- Uniquement par le responsable RH
- Automatiquement
Définissez votre politique d’absence, qu’elle soit classique ou complexe
En toute transparence, l’utilisateur voit ses droits actuels et futurs grâce au logiciel de gestion de congés. Si nécessaire, il peut vérifier en détail que ses droits sont les mêmes que sur votre logiciel de paie.
- Autorisez la pose de congé par anticipation
- Gérez les reliquats
- Créez vos propres compteurs
Des fonctionnalités secondaires qui font la différence
Visualisez le planning des absences de l’ensemble des collaborateurs
Dans le planning d’équipe, le logiciel de gestion de congés vous permet de voir les absences, les congés, mais également les jours de télétravail, de déplacement ou de formation posés par les collaborateurs d’une même équipe ou d’un service. Ainsi, il est aussi possible de poser ses congés ou absences directement depuis ce calendrier.
- Vérifier la présence des équipes en un coup d’œil
- Visualiser soit l’ensemble des collaborateurs ou uniquement votre équipe suivant vos droits
Automatisez enfin vos actions manuelles chronophages
Vous avez mieux à faire que de gérer des actions manuelles comme des bascules de fin d’année. Alors pour que votre quotidien soit plus plaisant, le logiciel de gestion de congés Kammi SIRH est capable d’automatiser un maximum d’actions manuelles et vous libérer du temps pour travailler sur des sujets RH de fond intéressants.
Adoptez une communication fluide avec votre logiciel de paie
C’est la finalité principale : envoyer les absences de tous types au logiciel de paie. Peu importe le logiciel que vous utilisez, que ce soit Cegid, Sage, Silae ou autre, cela ne sera plus une source de tracas, mais une simple formalité…plus que quelques clics et la préparation de la paie est terminée.
Proposez un outil simple pour les utilisateurs
Kammi SIRH a été développé pour être simple et intuitif, donc vous n’avez pas besoin de former vos collaborateurs à la gestion des congés.
- Une vidéo de formation de moins de 2 minutes vous expliquera comment faire.
- Une aide en ligne est disponible directement dans Kammi SIRH.
Une gestion du personnel utile pour vos RH
Calendrier
Synchronisation des congés et des absences avec Google Agenda et Microsoft 365.
Vacances Scolaires
Affichage des périodes de vacances scolaires françaises ou étrangères.
Jours Spéciaux
Visualisation des périodes critiques, ou des jours spéciaux, pendant lesquels il ne sera pas possible de poser des congés.
Gestion des droits
Tout est paramétrable. Le logiciel gestion congés est capable de gérer les cas les plus complexes, comme les plus simples.
Titres-restaurant
Calcul automatique des tickets restaurant en fonction des absences du mois en cours ou précédent.
Interface claire
Pas de calcul ou de vue complexe. Le collaborateur voit directement ce qu’il lui reste à prendre comme congés ou RTT.
Alertes droits
Paramétrage des alertes si les collaborateurs ont des soldes trop élevés.
Gestion des absences
La demande, ou l'annulation, d’une demande d’absence est bien-sûr possible avec le logiciel de congés de Kammi SIRH.
Gestion du télétravail
Kammi SIRH permet une gestion facile du télétravail avec un circuit de validation et même un compteur si besoin.
Les différentes méthodes de gestion des Congés
Encore beaucoup d’entreprises n’ont pas de logiciel pour gérer la pose de congés. Mais alors comment font-elles ?
Par papier ou de vive voix
C’est la moins chère des méthodes. Enfin, en apparence. La transmission à votre service de paie ne peut se faire oralement, ce qui signifie que vous devrez communiquer d’une manière ou d’une autre plus structurée les absences de vos collaborateurs. Vous risquez de perdre du temps.
Les études montrent aussi que fatalement des absences ne seront pas prises en compte sans solution digitale. 2 à 5% des absences seraient ainsi perdues par an, ce qui représente 1 jour en moyenne par collaborateur. Vous perdez finalement de l’argent.
Par mail ou suite bureautique
Une méthode qui paraît être simple et gratuite également. Mais c’est sans compter le coût des licences bureautiques et du temps perdu à consolider les données pour les envoyer en paie. D’une manière ou d’une autre, le travail manuel restera d’actualité. En général, les clients utilisent une fiche navette qui comprend les absences du mois. Ce n’est toujours pas optimal.
Par la paie
Vos congés sont gérés par votre logiciel de paie. C’est déjà une première bonne étape, mais à l’usage, il faut distinguer la paie du SIRH. La paie est un métier très technique et complexe qui nécessite une vraie expertise. De plus, les éditeurs de logiciels de paie sont avant tout, des experts techniques qui savent parler aux gestionnaires de paie.
Comme leur métier, c’est la paie, ils ont tendance à offrir le SIRH ou le proposer à des tarifs agressifs. Le risque est que vous ayez un SIRH orienté paie et non utilisateur.
Un cas pratique est que vous ne pourrez gérer que les absences qui impactent la paie et qui doivent apparaître sur le bulletin de paie.
Donc, les jours d’école, de télétravail, de déplacement ou de formation ne seront pas gérés. L’ergonomie est généralement moindre que sur un SIRH généraliste dont le métier est de parler aux responsables RH et à leurs utilisateurs. Ce n’est pas le meilleur usage.
Par votre logiciel métier ou votre ERP
Vous avez digitalisé votre activité grâce à un logiciel. C’est très bien. La grande force est qu’il est intégré à votre besoin quotidien. L’inconvénient est que les ERP ne sont pas à destination des responsables paie et RH.
Le mieux serait de mettre en place une passerelle entre votre solution métier et votre SIRH. Le SIRH fera directement le lien avec votre paie. Vous auriez ainsi le meilleur des deux mondes.
Par votre logiciel de gestion des temps
En théorie, le logiciel de gestion des temps devrait être le meilleur choix pour gérer les présences et les absences. Mais la gestion des temps peut être tout aussi complexe que la paie. Ils se destinent alors plus à des utilisateurs experts qu’à des utilisateurs finaux.
Il y a également la dimension calcul des droits qu’il faut prendre en compte. En effet, afin de savoir si les collaborateurs ont assez de droits pour partir en congés, vous devez faire un calcul que la paie fera aussi. La paie affiche effectivement les compteurs d’absence. Vous devez garder en tête qu’il risque d’avoir un décalage entre vos deux logiciels.
Par le logiciel de gestion de congés Kammi
Bénéficiez d’un SIRH orienté RH, paie et utilisateurs. Quoi qu’il arrive, vous aurez deux calculs des droits, dont un dans votre paie, et l’autre dans votre SIRH. Il est donc crucial que les deux résultats soient alignés, sachant qu’en cas de conflit ou de doute, le bulletin de paie fait foi. Le logiciel de gestion des congés Kammi dispose d’un système de calcul optimisé, évitant les décalages qui feront toute la différence dans la gestion quotidienne des congés et absences.
