Un nouveau salarié arrive lundi. Son contrat circule encore par courriel, son compte informatique n’existe pas et le livret d’accueil est un fichier introuvable. L’intégration numérique organise ces étapes avant et après l’arrivée. Mais un document envoyé en ligne n’a pas toujours été valablement remis ou signé.
En bref : plusieurs formalités d’embauche peuvent se faire sous forme électronique, à des conditions précises. La déclaration préalable à l’embauche se fait en principe en ligne. Le contrat peut être signé électroniquement. Les informations essentielles peuvent être transmises en ligne sous conditions. Le bulletin de paie électronique reste soumis au droit d’opposition du salarié. La formation à la sécurité conserve ses exigences pratiques, quel que soit l’outil utilisé.
Ce guide concerne l’embauche directe dans une entreprise privée en France, hors particuliers employeurs et dispositifs simplifiés de déclaration. Les textes ont été vérifiés au 28 octobre 2026. La parution du 10 novembre 2026 est préparée à partir des textes publiés à cette date de vérification. Les obligations à chaque étape figurent dans notre guide des étapes de l’intégration. Le suivi de la motivation est traité dans l’article intégration et engagement.
Qu’est-ce que l’intégration numérique ?
L’intégration numérique désigne l’organisation de l’arrivée d’un salarié à l’aide d’outils en ligne. Elle peut commencer dès l’acceptation de l’offre et se poursuivre pendant les premiers mois. Elle concerne les documents et la coordination entre le service RH, le responsable, l’informatique et les services généraux.
Concrètement, un parcours numérique sert à trois choses :
- Collecter et transmettre les documents de l’embauche (justificatifs, contrat, informations essentielles, livret d’accueil) ;
- Déclencher les tâches des autres services à la bonne date (matériel, accès, badge) ;
- Suivre l’avancement : ce qui est fait, ce qui manque, les échéances à venir (fin de période d’essai, visite médicale).
L’intégration numérique peut accompagner une arrivée sur site comme à distance. Elle organise les documents et les tâches, tandis que les échanges avec l’équipe font partie de l’accueil.
Ce que l’on peut faire en ligne, et à quelles conditions
Le tableau ci-dessous reprend les principales formalités d’une embauche. Pour chacune, il indique si la voie électronique est possible et sous quelle condition.
| Formalité | En ligne ? | Condition ou limite | Texte |
|---|---|---|---|
| Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) | Oui, en principe | Avant la prise de poste, au plus tôt huit jours avant l’embauche. Voie électronique obligatoire au-delà de 50 DPAE l’année civile précédente. Sinon, recommandé avec avis de réception possible, envoyé au plus tard le dernier jour ouvrable précédent | R1221-4, R1221-5, D1221-18 |
| Vérification de l’autorisation de travail d’un salarié étranger | Selon les modalités fixées par arrêté | Demande au préfet au moins deux jours ouvrables avant l’embauche, lorsqu’elle est requise. Dispense de cette vérification si l’étranger est inscrit sur la liste des demandeurs d’emploi | R5221-41, R5221-42, L5221-8 |
| Contrat de travail | Oui, par signature électronique | Auteur identifié, intégrité de l’écrit garantie ; CDD transmis au plus tard dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche | Code civil, art. 1366 et 1367 ; L1242-13 |
| Informations essentielles sur la relation de travail | Oui | Le salarié peut y accéder, les enregistrer et les imprimer ; l’employeur garde un justificatif de transmission ou de réception | R1221-39 |
| Bulletin de paie | Oui, sauf opposition du salarié | Information du salarié sur son droit de refus ; intégrité, confidentialité et disponibilité garanties | L3243-2, D3243-7 |
| Registre unique du personnel | Oui, sur un support de substitution | Mentions complètes, sans risque d’altération ; avis du CSE, s’il existe, adressé à l’inspection du travail | D1221-27, D8113-2 |
| Règlement intérieur (obligatoire à partir de 50 salariés, sous réserve du délai prévu par la loi) | Oui | Porté « par tout moyen » à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux d’embauche | L1311-2, R1321-1 |
| Formation à la sécurité | En partie | Formation pratique et appropriée. La formation relative à l’exécution du travail se déroule sur les lieux de travail ou dans des conditions équivalentes | L4141-2, R4141-14 |
| Visite d’information et de prévention | Possible par vidéotransmission | Avec le consentement du salarié, si le professionnel de santé juge cette modalité pertinente | R4624-41-1 à R4624-41-3 |
Le contrat signé électroniquement
Le Code civil donne à l’écrit électronique la même force probante que l’écrit papier (article 1366). La personne dont l’écrit émane doit pouvoir être identifiée. L’écrit doit être établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. La signature électronique consiste en un procédé fiable d’identification, qui garantit son lien avec l’acte (article 1367).
La fiabilité du procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsqu’il met en œuvre une signature électronique qualifiée. Cette présomption figure à l’article 1 du décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017. Une signature non qualifiée ne bénéficie pas de cette présomption. Sa fiabilité reste à établir en cas de contestation, au regard des conditions de l’article 1367. La Cour de cassation a rappelé cette distinction dans une affaire de bail (3e chambre civile, 5 mars 2026, n° 24-21.034).
Les informations essentielles
L’employeur remet au salarié un ou plusieurs documents écrits sur les principales informations de la relation de travail (article L1221-5-1). Les modalités applicables depuis le 1er novembre 2023 distinguent deux échéances à compter de l’embauche (article R1221-35) :
- au plus tard le septième jour calendaire : identité des parties, lieu de travail, poste, date d’embauche, terme d’un CDD, période d’essai, rémunération et durée du travail ;
- au plus tard un mois après : les autres informations (formation, congés, procédure de rupture, conventions collectives, protection sociale).
La liste complète figure à l’article R1221-34. L’envoi électronique suppose trois conditions cumulatives (article R1221-39). Le salarié dispose d’un moyen d’y accéder. Les informations peuvent être enregistrées et imprimées. L’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception. Si ces conditions ne sont pas réunies, les informations sont remises sur papier, par un moyen qui donne date certaine.
Le bulletin de paie et le registre du personnel
Le bulletin de paie peut être remis sous forme électronique, sauf si le salarié s’y oppose. L’employeur l’informe de ce droit au moment de l’embauche, ou un mois avant le premier envoi, par un moyen qui donne date certaine. Le salarié peut s’y opposer à tout moment. Sa demande prend effet dans les meilleurs délais, et au plus tard trois mois après sa notification (article D3243-7).
L’employeur garantit la disponibilité des bulletins électroniques pendant cinquante ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. L’article D3243-8 renvoie, pour la seconde possibilité, à l’âge de 69 ans augmenté de six ans (L1237-5). Le salarié doit pouvoir récupérer tous ses bulletins à tout moment, sans manipulation complexe ou répétitive, dans un format électronique structuré et courant.
Le registre unique du personnel peut être tenu sur un support informatique. Ce support restitue toutes les mentions obligatoires, sans difficulté et sans risque d’altération. Les règles de présentation et de conservation sont celles du registre papier. Ses mentions sont gardées cinq ans après le départ du salarié de l’établissement (article R1221-26). Lorsqu’un CSE existe, l’employeur adresse son avis à l’inspection du travail (article D1221-27).
Les données personnelles du nouvel arrivant
Un dossier d’embauche peut contenir des données d’identité, des coordonnées bancaires ou un numéro de sécurité sociale. Les données nécessaires dépendent des formalités à accomplir. Le RGPD et le Code du travail encadrent cette collecte.
- Ne demander que le nécessaire : les données doivent être adéquates et limitées à la finalité (RGPD, article 5). Avant l’embauche, les informations demandées à un candidat doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou l’évaluation de ses aptitudes (article L1221-6).
- Informer le salarié au moment où les données sont recueillies auprès de lui (RGPD, article 13). L’information porte notamment sur le responsable du traitement, les finalités, la base juridique et les destinataires. Elle précise aussi la durée de conservation, ses droits et les données obligatoires. Aucune information le concernant ne peut être collectée par un dispositif dont il n’a pas été informé au préalable (article L1222-4).
- Limiter les accès aux données nécessaires aux missions de chacun. Le référentiel de la CNIL réserve l’accès aux personnes habilitées, dans la limite de leurs attributions.
- Fixer des durées de conservation : la CNIL a publié en avril 2026 un référentiel des durées de conservation en gestion des ressources humaines. Ce document de droit souple n’est pas obligatoire en lui-même. Les durées qu’il reprend de textes législatifs ou réglementaires restent obligatoires.
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est informé, avant leur introduction, des traitements automatisés de gestion du personnel (article L2312-38). Selon la nature du projet, une consultation peut aussi être requise au titre de l’introduction de nouvelles technologies (article L2312-8). Notre guide de la dématérialisation RH détaille ces règles.
Les échéances à suivre dans le parcours numérique
Les échéances légales dépendent de la formalité. La signature électronique du contrat ne remplace pas la DPAE. Les informations essentielles doivent être fournies dans le contrat ou dans un ou plusieurs documents complémentaires.
| Échéance | Formalité | Document ou information concerné |
|---|---|---|
| Avant la prise de poste, au plus tôt huit jours avant l’embauche | DPAE | Déclaration transmise à l’organisme compétent ; le contrat signé ne la remplace pas |
| Au moment de l’embauche | Inscription au registre et information du salarié | Copie de la DPAE ou de son accusé de réception. Cette remise est satisfaite si le salarié dispose d’un contrat écrit accompagné de la mention de l’organisme destinataire (R1221-9) |
| À l’embauche | Information sur l’entretien de parcours professionnel | Information sur le bénéfice de cet entretien au cours de la première année suivant l’embauche (L6315-1) |
| Au plus tard deux jours ouvrables après l’embauche | Transmission du CDD | Contrat de travail remis au salarié (L1242-13) |
| Au plus tard le septième jour calendaire à compter de l’embauche | Premières informations essentielles | Informations prévues par l’article R1221-35, avec justificatif de transmission ou de réception en cas d’envoi électronique |
| Au plus tard un mois à compter de l’embauche | Autres informations essentielles | Informations restantes et justificatif de transmission ou de réception en cas d’envoi électronique |
| Pendant l’essai initial, si son renouvellement est possible | Accord du salarié sur le renouvellement en CDI | Accord recueilli avant l’expiration de l’essai initial ; conditions détaillées ci-dessous |
| Selon le suivi médical applicable | Visite d’information et de prévention ou examen d’aptitude | Attestation de suivi ou avis d’aptitude ou d’inaptitude, selon le cas |
Le délai de la visite médicale varie selon le salarié. Il est en principe de trois mois à compter de la prise effective du poste, et de deux mois après l’embauche pour un apprenti. Pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans, la visite précède l’affectation (R4624-10, R6222-36, R4624-18). Les postes présentant les risques particuliers visés à l’article R4624-23 relèvent du suivi individuel renforcé. L’examen d’aptitude remplace alors la visite d’information et de prévention et précède l’affectation (R4624-24). Une nouvelle visite d’information et de prévention peut ne pas être requise si le salarié en a bénéficié récemment, sous les conditions de l’article R4624-15.
En CDI, la période d’essai peut être renouvelée une fois, sous trois conditions cumulatives. Un accord de branche étendu le prévoit. Le contrat ou la lettre d’engagement le mentionne expressément. Le salarié donne son accord pendant l’essai initial, par écrit ou par courriel (L1221-21, L1221-23, service-public.fr). La transmission d’une proposition ne prouve pas, à elle seule, l’accord du salarié.
En cas de rupture de l’essai par l’employeur, le délai de prévenance dépend de la durée de présence du salarié. Ce délai ne prolonge pas la période d’essai (L1221-25).
Pour un salarié intérimaire, les formalités se répartissent entre l’entreprise de travail temporaire, qui est l’employeur, et l’entreprise utilisatrice, qui l’accueille (article L1251-1).
Quand le tout numérique ne convient pas
| Situation | Règle applicable |
|---|---|
| Le salarié ne peut pas accéder aux informations essentielles, les enregistrer ou les imprimer | Remise sur papier par un moyen donnant date certaine (R1221-39) |
| Le salarié refuse le bulletin électronique | Opposition notifiée par un moyen donnant date certaine. Prise d’effet dans les meilleurs délais, au plus tard trois mois après notification (D3243-7) |
| Le salarié refuse une visite médicale à distance | Consultation physique programmée dans les meilleurs délais, en respectant les délais de suivi applicables (R4624-41-3) |
Quels outils pour l’intégration numérique ?
Un parcours peut utiliser un SIRH, une plateforme d’intégration, un outil de signature électronique ou de travail collaboratif. Les fonctions disponibles varient d’un produit à l’autre, notamment sur les points suivants :
- personnalisation du parcours selon le poste et le contrat ;
- attribution des tâches aux autres services, avec un état d’avancement ;
- suivi des échéances (période d’essai, visite médicale, titre de séjour) ;
- conservation des preuves d’envoi et de réception ;
- accès sur téléphone, pour les salariés sans poste informatique.
Lorsque l’éditeur traite des données personnelles pour le compte de l’employeur, leur relation est encadrée conformément à l’article 28 du RGPD. Le contrat définit notamment l’objet, la durée et la finalité du traitement, les données concernées et les obligations des parties. La CNIL précise les garanties de sécurité : authentification, habilitations et gestion des incidents. Au terme de la prestation, le sous-traitant restitue ou supprime les données selon le choix de l’employeur. Il détruit les copies, sauf obligation légale de conservation. La CNIL détaille ces points dans son guide sur la sous-traitance.
Exemple : signer en ligne, recevoir les informations sur papier
Exemple fictif. Un salarié signe son CDI électroniquement, mais ne dispose pas ensuite d’un accès lui permettant de conserver et d’imprimer les informations essentielles.
Les informations non encore remises lui sont fournies sur papier, par un moyen donnant date certaine. Les délais applicables restent de sept jours calendaires et d’un mois. La signature électronique du contrat ne suffit pas à établir que toutes les conditions d’un envoi numérique ultérieur sont réunies (R1221-39).
Les échanges sur l’intégration ont un autre objet. Notre article sur le rapport d’étonnement présente ce recueil des premières observations du salarié.
L’intégration dans Kammi
Le logiciel de dossier du personnel Kammi présente notamment les fonctions suivantes :
- Numérisation des documents du dossier personnel.
- Prévention des échéances de fin de CDD et de période d’essai.
- Gestion des visites médicales avec relances automatiques.
La page présente aussi la soumission directe de demandes par les collaborateurs, dont celles liées à l’intégration des nouveaux collaborateurs. Le module bulletin de paie dématérialisé distribue les bulletins directement dans les comptes collaborateurs.
Questions fréquentes
Un contrat de travail signé électroniquement est-il valable ?
Oui, si la signature repose sur un procédé fiable d’identification lié à l’acte. L’écrit doit aussi être conservé de manière à garantir son intégrité (articles 1366 et 1367 du Code civil). La fiabilité est présumée, jusqu’à preuve contraire, pour une signature électronique qualifiée.
Le salarié peut-il refuser le bulletin de paie électronique ?
Oui, à tout moment, avant ou après le premier envoi. Sa demande prend effet dans les meilleurs délais, au plus tard trois mois après sa notification (article D3243-7).
Peut-on envoyer le livret d’accueil uniquement par courriel ?
Si le livret contient les informations essentielles, leur envoi électronique doit respecter les conditions de l’article R1221-39. Toutes les conditions doivent être réunies : accès aux informations, possibilité de les enregistrer et de les imprimer, conservation d’un justificatif de transmission ou de réception. Le règlement intérieur obéit à sa propre règle de publicité (R1321-1).
Faut-il informer le CSE avant de déployer un outil d’intégration ?
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est informé avant l’introduction de traitements automatisés de gestion du personnel (article L2312-38). Selon la nature du projet, une consultation peut aussi être requise au titre de l’introduction de nouvelles technologies (article L2312-8). Si l’outil permet de contrôler l’activité des salariés, le CSE est informé et consulté avant la décision de mise en œuvre (article L2312-38). Si le registre du personnel passe sur support informatique, l’avis du CSE, lorsqu’il existe, est adressé à l’inspection du travail.
La visite médicale d’embauche peut-elle se faire à distance ?
Oui, par vidéotransmission, si le professionnel de santé l’estime pertinent et avec le consentement du salarié. À défaut de consentement, une consultation physique est programmée (articles R4624-41-1 à R4624-41-3).
Sources et références
- Code du travail, embauche : L1221-10, R1221-4, R1221-5, D1221-18 (DPAE), R5221-41, R5221-42, L5221-8 (autorisation de travail), L1242-13 (CDD), L1251-1 (intérim).
- Code du travail, informations et essai : L1221-5-1, R1221-34, R1221-35, R1221-39, L1221-21, L1221-23, L1221-25, R1221-9, L6315-1 ; service-public.fr, période d’essai.
- Code du travail, bulletin et registre : L3243-2, D3243-7, D3243-8, L1237-5, L1221-13, R1221-26, D1221-27, D8113-2.
- Code du travail, santé et sécurité : L1311-2, R1321-1, L4141-2, R4141-14, R4624-10, R4624-14, R4624-15, R4624-18, R4624-23, R4624-24, R4624-25, R4624-41-1 à R4624-41-3, R6222-36.
- Code du travail, données et CSE : L1221-6, L1222-4, L2312-8, L2312-38.
- Code civil, article 1366 et article 1367 ; décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique ; Cass. 3e civ., 5 mars 2026, n° 24-21.034.
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 5, article 13 et article 28, texte reproduit par la CNIL.
- CNIL : référentiel des durées de conservation en gestion des ressources humaines (2026), référentiel sur la gestion du personnel (2019), gérer la sous-traitance.