Comment recueillir ce qu’un nouvel arrivant a compris, apprécié ou trouvé difficile pendant son intégration ? Le rapport d’étonnement rassemble ses observations pour les discuter avec son responsable. Son objectif, ses destinataires et l’usage des réponses déterminent les règles à respecter.
En bref : le rapport d’étonnement recueille ce qui a surpris un nouvel arrivant, en bien ou en mal, pendant ses premières semaines. Le Code du travail ne prévoit pas d’obligation générale de le mettre en place. Les règles générales du droit du travail et des données personnelles s’appliquent toutefois. Le calendrier présenté plus loin vient d’une fiche ministérielle ; il n’a pas de caractère obligatoire.
Ce guide s’adresse aux services RH et aux responsables d’équipe du secteur privé. Le parcours d’intégration dans son ensemble est traité dans notre guide intégration RH : étapes et obligations.
Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement recueille les premières impressions, les observations et les questions d’un salarié récemment arrivé dans une entreprise ou sur un poste. Dans sa forme écrite, présentée ici, le salarié les consigne dans un document. Il en discute ensuite avec son responsable, parfois avec le service RH. Une restitution uniquement orale est aussi possible.
La fiche du Centre ministériel de valorisation des ressources humaines (CMVRH) décrit cette démarche pour les agents publics. Les repères repris dans cet article sont des recommandations de cette source pour la conduite du rapport.
Le rapport d’étonnement se distingue d’autres démarches :
- L’évaluation du salarié : dans la démarche présentée ici, le rapport porte sur l’accueil et le fonctionnement de l’organisation. S’il sert aussi à évaluer son auteur, les règles d’évaluation s’appliquent.
- La période d’essai : elle permet à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié, et au salarié d’apprécier si ses fonctions lui conviennent (article L1221-20). Le rapport d’étonnement poursuit un autre but.
- L’enquête anonyme : dans la forme décrite ici, le rapport est nominatif et discuté avec son auteur.
Notre guide des entretiens RH présente les autres entretiens de la vie du salarié.
Ce que dit le droit
Le Code du travail ne prévoit pas d’obligation générale de rapport d’étonnement. L’employeur qui le met en place en définit les modalités, dans le respect des dispositions conventionnelles applicables. Il reste soumis aux règles générales suivantes.
- Temps de travail : le temps consacré au rapport relève du travail effectif si trois conditions sont réunies. Le salarié est à la disposition de l’employeur, suit ses directives et ne peut vaquer librement à ses occupations personnelles (article L3121-1).
- Évaluation : si le rapport sert à évaluer le salarié, la méthode doit lui être annoncée à l’avance et être pertinente au regard de ce but. Les résultats sont confidentiels (article L1222-3). C’est l’usage réel du rapport qui compte, pas seulement ce qui est annoncé.
- Information préalable : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif dont il n’a pas été informé au préalable (article L1222-4).
- Données personnelles : le RGPD concerne les traitements informatisés et les données contenues ou destinées à figurer dans un fichier, même papier (article 2). Il impose une finalité définie, une collecte proportionnée et une conservation limitée aux besoins du traitement (article 5). Au moment de la collecte, le salarié reçoit notamment des informations sur le responsable du traitement, la finalité, la base juridique et les destinataires. L’information porte aussi sur la durée de conservation ou ses critères de détermination, les droits du salarié et les conséquences éventuelles de réponses non fournies. Le caractère obligatoire ou facultatif des données demandées fait aussi partie des informations à fournir (article 13).
- Données sur des collègues : un rapport peut citer d’autres salariés. L’information des collègues concernés relève alors de l’article 14 du RGPD, sous réserve des exceptions qu’il prévoit. Elle intervient dans un délai raisonnable, au plus tard sous un mois. Une première communication à la personne ou à un autre destinataire peut imposer une information plus précoce. La fiche du CMVRH conseille d’ailleurs au rédacteur de « ne viser personne nominativement ».
- Liberté d’expression : toute restriction aux droits et libertés du salarié doit être justifiée par la nature de la tâche et proportionnée au but recherché (article L1121-1).
CSE : l’article L2312-38 relève des attributions prévues pour les entreprises d’au moins 50 salariés. Lorsque ces attributions s’appliquent, le CSE est informé avant l’introduction ou la modification d’un traitement automatisé de gestion du personnel. Il est informé et consulté avant la décision de mettre en œuvre un moyen de contrôle de l’activité des salariés. Le recueil informatique du rapport s’apprécie donc selon les fonctions du dispositif utilisé (article L2312-38).
Lorsqu’un rapport révèle un risque pour la santé ou la sécurité, l’employeur prend les mesures nécessaires au titre de son obligation de prévention (article L4121-1). Cette obligation existe indépendamment du rapport, et quel que soit le nombre de salariés qui signalent le risque.
Quand le demander, et à qui ?
Le Code du travail ne fixe pas de délai général propre à ce rapport. Le CMVRH propose quelques semaines à deux ou trois mois, avec des notes prises au fil de la période. Ce repère décrit la méthode de la fiche ; il ne fixe pas le calendrier des entreprises privées.
Le CMVRH conseille de présenter la démarche au nouvel arrivant dès sa prise de poste. Dans la fiche, les destinataires sont le supérieur direct et, éventuellement, son propre supérieur. Le salarié est informé à l’avance des destinataires.
Quels thèmes aborder dans le rapport ?
La fiche du CMVRH contient des questions sur l’accueil, le travail et le service d’affectation. Les thèmes ci-dessous en résument le contenu.
| Thème | Points abordés dans la fiche |
|---|---|
| Accueil | Déroulement de l’arrivée, impressions positives et difficultés rencontrées. |
| Conditions de travail | Disponibilité du matériel, accès aux logiciels et maîtrise des équipements. |
| Missions et accompagnement | Compréhension du poste, relations hiérarchiques, formation reçue et tutorat. |
| Vie du service | Relations entre collègues, communication interne et perception des valeurs de l’organisation. |
Le document du CMVRH présente les questions complètes. Il invite à étayer les impressions par des faits et des propositions d’amélioration.
Restituer le rapport d’étonnement et examiner les suites
Le CMVRH décrit une restitution écrite puis orale, ou uniquement orale. Il préconise un échange où le responsable écoute, explique et accepte la remise en question du fonctionnement du service.
La fiche invite ensuite à examiner les suites, au niveau du responsable comme du collaborateur. Elle propose notamment de demander au nouvel arrivant de transformer ses observations en propositions d’action. Ce sont des recommandations méthodologiques de la source, sans garantie que chaque proposition sera retenue.
Le parcours plus large est présenté dans notre article intégration et engagement. Les supports numériques sont abordés dans notre guide de l’intégration numérique.
Un exemple de constat et de restitution
Exemple fictif illustrant la démarche du CMVRH. Un chargé de clientèle constate qu’une même demande client doit être saisie dans deux outils. Il mentionne cette double saisie dans son rapport et décrit une situation où elle a ralenti son travail. Il souligne aussi l’aide reçue de ses collègues.
Lors de l’échange, son responsable explique qu’une migration informatique est en cours. Le salarié propose de regrouper les réponses aux questions fréquentes. Le responsable examine cette proposition avec lui. Dans cet exemple, l’échange précise la situation qui avait surpris le salarié et ouvre la discussion sur sa proposition.
Les points de vigilance
- L’objectif du rapport : le salarié doit savoir s’il est évalué ou non, et qui lira son rapport.
- Le mélange avec l’évaluation : si le rapport sert à évaluer, les règles de l’article L1222-3 s’appliquent.
- Les suites : la fiche du CMVRH invite à examiner les propositions du nouvel arrivant avec lui.
- Les accès : le texte peut citer des collègues. Les accès se limitent aux personnes qui en ont besoin pour la finalité annoncée.
- Le calendrier : les deux ou trois mois évoqués par le CMVRH sont un repère méthodologique, pas une limite légale.
Les formulaires et le suivi des campagnes dans Kammi
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Questions fréquentes
Le rapport d’étonnement est-il obligatoire ?
Le Code du travail ne prévoit pas d’obligation générale de mettre en place ce rapport. Cette absence d’obligation générale ne règle pas les modalités propres à l’entreprise ni les dispositions conventionnelles qui lui sont applicables.
Le rapport peut-il servir à évaluer le salarié ?
S’il est utilisé à cette fin, l’employeur doit respecter l’article L1222-3 : information préalable sur la méthode, pertinence de celle-ci et confidentialité des résultats. Le nom donné au document ne dispense pas de ces exigences.
Le rapport peut-il être anonyme ?
Dans la forme décrite ici, il est nominatif, puisqu’il est discuté avec son auteur. Retirer le nom ne suffit pas si le poste ou la date d’arrivée permettent encore d’identifier l’auteur. L’identification indirecte entre dans la définition des données personnelles (article 4 du RGPD).
Combien de temps conserver un rapport d’étonnement ?
L’article 5 du RGPD limite la conservation à la durée nécessaire à la finalité poursuivie. Il ne fixe pas de nombre d’années propre au rapport d’étonnement. La CNIL distingue l’utilisation courante et l’archivage intermédiaire, justifié notamment par une obligation légale ou un besoin contentieux. Cet archivage suppose des accès restreints. Les données devenues inutiles sont supprimées, sous réserve des exceptions de l’article 17 du RGPD, ou effectivement anonymisées.
Faut-il un rapport d’étonnement pour une mobilité interne ?
La démarche est possible. La fiche du CMVRH vise notamment la mobilité interne au ministère. Elle illustre donc une prise de poste sans changement d’employeur, sans créer d’obligation pour les entreprises privées.
Sources et références
- Code du travail : L1121-1 (libertés), L1221-20 (objet de la période d’essai), L1222-3 (méthodes d’évaluation), L1222-4 (information préalable), L2312-38 (information du CSE), L3121-1 (temps de travail effectif), L4121-1 (obligation de prévention).
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), texte reproduit par la CNIL : articles 2 et 4, article 5, articles 13, 14 et 17.
- CNIL, Les durées de conservation des données : utilisation courante et archivage intermédiaire.
- Ministère de la Transition écologique, Centre ministériel de valorisation des ressources humaines, Rapport d’étonnement, mode d’emploi, présenté sur la page du CMVRH.