La gestion des congés payés peut être une tâche chronophage, notamment pour les entreprises employant des centaines de salariés. Grâce à un logiciel dédié qui automatise le suivi congés, les responsables des ressources humaines diminuent leur charge de travail. Le calcul des soldes de congés, les absences à venir, la disponibilité des salariés… se font […]
La gestion des congés payés peut être une tâche chronophage, notamment pour les entreprises employant des centaines de salariés. Grâce à un logiciel dédié qui automatise le suivi congés, les responsables des ressources humaines diminuent leur charge de travail. Le calcul des soldes de congés, les absences à venir, la disponibilité des salariés… se font automatiquement. Ce qui réduit les traitements manuels, et par conséquent, les erreurs administratives.
Au sommaire de cet article, la gestion des congés payés, les avantages d’un outil de gestion de congés en ligne et les critères pour choisir le meilleur logiciel.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, faisons un petit rappel des congés payés.
Selon le Code du travail, tout salarié ayant un contrat de travail, qu’il soit à durée déterminée ou indéterminée, a droit à des congés payés de 30 jours par an, soit 2,5 jours par mois. En principe, la période de référence s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Néanmoins, une convention collective ou un accord d’entreprise peut fixer des périodes différentes. Il revient à l’entreprise d’organiser les congés payés (en commençant par calculer le nombre de jours de congés auxquels chaque salarié a droit) et l’ordre des départs en vacances de chacun en fonction des besoins de chaque service.
Il existe différents types de congés du personnel et d’absences. Les plus courants sont les congés payés, les jours fériés, le congé de maternité et de paternité, le congé pour enfant malade, le congé de présence parentale, les congés maladie, etc.
Au fur et à mesure que le nombre de salariés augmente, la gestion des congés payés devient plus complexe. L’automatisation est la solution qui permet de simplifier le processus tout en réduisant les erreurs humaines, à l’origine de conflits entre l’employeur et ses employés ; et l’employé et l’administration.
La gestion des congés payés est un processus RH qui joue un rôle crucial dans les ressources humaines. Elle participe au bien-être des salariés en leur offrant la possibilité de se ressourcer et en leur offrant un environnement respectueux pour révéler leur plein potentiel. Elle passe par trois étapes : la demande de congés payés, l’étude et l’approbation ou le refus.
La gestion des congés payés a plusieurs objectifs :
Pour le suivi congés payés, l’entreprise a deux possibilités : excel ou un logiciel dédié.
Excel est gratuit et facile à utiliser. Il permet aux petites et moyennes entreprises de gérer facilement les congés des salariés et les absences du personnel.
Toutefois, il offre des fonctionnalités limitées. Ainsi, pour une grande entreprise, établir un planning de congés avec Excel n’est certainement pas le meilleur choix. Lorsque l’on gère plus d’une centaine de salariés, un modèle de planning excel ne permet pas d’éviter les erreurs administratives.
Le logiciel de gestion et de suivi des congés payés est un outil en ligne qui s’impose aujourd’hui dans les entreprises, notamment les grandes structures avec des centaines d’employés et plusieurs sites.
Avec les différents logiciels de suivi congés payés qui existe aujourd’hui sur le marché, il est primordial de bien choisir son logiciel en fonction de ses besoins. Comment ? Plusieurs critères sont à prendre en compte.
Il existe deux principaux types de logiciels de gestion des congés payés. Dans tous les cas, le logiciel peut être un outil spécialisé dans la gestion des absences et des congés ou un module de gestion intégré au logiciel sirh.
Ce type de logiciel est installé dans les serveurs internes de l’entreprise. C’est à l’équipe technique de se charger de la maintenance de l’outil. S’il offre une flexibilité sur la gestion de l’outil, les coûts peuvent vite augmenter, car en plus des frais initiaux, il faudra également compter les coûts de maintenance (mise à jour et support).
Le logiciel SaaS (software as a service) est hébergé en ligne, sur un service sécurisé. Accessible via un navigateur web, ce type de logiciel ne nécessite aucune installation ni une maintenance.
Un logiciel avec une interface conviviale et intuitive est facile à utiliser, réduisant les erreurs et accélérant le processus de gestion des congés payés. Il ne nécessite pas la formation des salariés, ce qui évite les coûts qui y sont associés.
Un bon logiciel intègre plusieurs fonctionnalités pour couvrir tous les aspects de la gestion des congés payés tels que la gestion et le suivi des demandes, déclaration des congés payés, la gestion des soldes, la gestion du temps de travail, la validation des congés, un module reporting, etc. Il propose également la personnalisation des demandes, la synchronisation des plannings, la génération de rapports, la mise en place de workflows de validation personnalisables, etc.
Plus les fonctionnalités sont complètes, plus le logiciel répond aux différents besoins des entreprises.
La sécurité des données des employés et de l’entreprise est cruciale pour éviter les fraudes en ligne. D’ailleurs, il s’agit d’une obligation légale. Un logiciel offrant une protection optimale des données et leur confidentialité est à privilégier pour être conforme à la loi tout en protégeant l’entreprise et son capital humain.
Le budget de l’entreprise déterminera également le logiciel de gestion des congés payés à acquérir. En plus du coût d’acquisition, il faudra aussi prendre en compte les frais annexes tels que les frais d’installation et de maintenance, les frais de formation du personnel, etc.
En principe, le prix d’un logiciel dépend du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités. Il commence à moins de 10 euros, mais peut être plus cher.
Le logiciel de congés payés est un outil essentiel dans la gestion des congés, car il offre plus de possibilités qu’Excel. En automatisant certaines tâches, il facilite le travail des responsables RH.
La demande et le suivi de congés payés sont l’un des aspects les plus chronophages de la gestion des congés. D’un côté, l’employé peut être amené à remplir un formulaire, envoyer un email à son supérieur hiérarchique ou saisir sa demande dans un système en ligne. De son côté, le responsable RH doit examiner chaque demande, puis l’approuver ou la refuser manuellement. Tout cela prend du temps et de l’énergie.
Avec un logiciel de gestion des congés payés, le processus est simplifié. Il facilite la demande de congés payés et les autres types de congés (congés sans solde, congés pour événements familiaux…) grâce à une interface conviviale. Le manager reçoit la demande par email pour validation. Cette dernière peut se faire depuis l’email, l’application mobile ou l’interface utilisateur.
De plus, le salarié a une visibilité en temps réel du planning des membres de son équipe et du solde de ses congés pour adapter sa demande. Pour le responsable RH, cela signifie moins de temps pour vérifier les demandes. En quelques clics, il peut approuver ou refuser la demande.
En principe, le logiciel de congés payés est basé sur le cloud. Cela signifie que même les collaborateurs en déplacement, sur terrain ou en télétravail peuvent y accéder via leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone pour déposer facilement leur demande de congé. Cela signifie également que les responsables peuvent examiner les demandes, même lorsqu’ils sont en déplacement, et les valider ou non.
Par ailleurs, comme toutes les informations sont sur un seul tableau de bord, tout le monde peut les consulter facilement.
Cerise sur le gâteau, les employés peuvent suivre en temps réel le statut de leur demande : en attente, accordée ou refusée.
Suivre manuellement les congés payés augmente les risques d’erreurs administratives, notamment sur le solde de chaque employé et les chevauchements des départs en congé. Le logiciel de gestion des congés payés donne une vue d’ensemble en temps réel des départs en vacances et du solde de chaque employé grâce à un tableau de suivi, réduisant ainsi les erreurs humaines. En effet, le planning du personnel permet au manager de visualiser d’un coup d’œil la liste des salariés absents, leurs dates de congés… pour prendre sa décision.
En bonus, l’outil assure l’exactitude des informations sur la répartition des congés et les bulletins de paie. Il garantit que chaque employé est traité équitablement.
En automatisant les tâches récurrentes et chronophages, le logiciel de gestion de congés payés permet aux responsables RH de gagner en productivité. En effet, elle peut se dégager du temps pour se consacrer sur les autres tâches administratives ou répondre aux questions personnelles des employés. Les meilleurs logiciels de gestion des congés payés permettent de gagner jusqu’à 50 % du temps sur la gestion des congés grâce à l’automatisation de nombreuses tâches et à la centralisation des données sur un seul espace.
La gestion des congés payés est un processus RH qui doit suivre des règles strictes imposées par loi. En effet, comme les employés doivent respecter un délai de prévoyance pour demander des jours de congé, reporter ou raccourcir la période d’absence, etc. De leur côté, les employeurs doivent s’assurer que les salariés ont pris leurs jours de congé.
Un logiciel de gestion des congés payés permet de s’assurer de tout cela.
