Formulaire papier, courriel au responsable, ressaisie dans un tableur : le circuit de demande et de validation des congés mobilise du temps à chaque étape, surtout lorsque l’effectif augmente. L’automatiser consiste à faire saisir la demande en ligne, à la transmettre au bon valideur et à mettre à jour les soldes sans nouvelle saisie. Les traitements manuels diminuent, et avec eux les erreurs administratives.
Cet article rappelle les étapes de la gestion des congés, compare le tableur et l’outil en ligne, puis détaille les critères de choix et les gains attendus pour les RH et les salariés.
Les congés payés sont un droit pour tous les employés
Avant d’entrer dans le vif du sujet, faisons un petit rappel des congés payés.
Selon le Code du travail, tout salarié ayant un contrat de travail, qu’il soit à durée déterminée ou indéterminée, acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une période de référence complète. En principe, la période de référence s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Néanmoins, une convention collective ou un accord d’entreprise peut fixer des périodes différentes. Il revient à l’entreprise d’organiser les congés payés (en commençant par calculer le nombre de jours de congés auxquels chaque salarié a droit) et l’ordre des départs, selon les dispositions conventionnelles applicables ou, à défaut, après avis du CSE s’il existe, en tenant compte notamment de la situation de famille, de l’ancienneté et de l’activité chez d’autres employeurs (article L3141-16).
Il existe différents types de congés du personnel et d’absences. Les plus courants sont les congés payés, les jours fériés, le congé de maternité et de paternité, le congé pour enfant malade, le congé de présence parentale, les congés maladie, etc.
Au fur et à mesure que le nombre de salariés augmente, la gestion des congés payés devient plus complexe. L’automatisation est la solution qui permet de simplifier le processus tout en réduisant les erreurs humaines, à l’origine de conflits entre l’employeur et ses employés ; et l’employé et l’administration.
Demande, examen, décision : les trois étapes du circuit
La gestion des congés payés est un processus RH qui joue un rôle crucial dans les ressources humaines. Elle participe au bien-être des salariés en leur offrant la possibilité de se ressourcer et en leur offrant un environnement respectueux pour révéler leur plein potentiel. Elle passe par trois étapes : la demande de congés payés, l’étude et l’approbation ou le refus.
La gestion des congés payés a plusieurs objectifs :
- Rendre la procédure plus simple pour les salariés.
- Centraliser les informations sur les congés payés.
- Offrir une vue en temps réel des congés payés et des absences pour éviter les erreurs et les chevauchements.
- Rassurer les collaborateurs et leur donner plus de confiance sur la politique de l’entreprise.
Pour le suivi congés payés, l'entreprise a deux possibilités : excel ou un logiciel dédié.
Le tableur Excel : un point de départ limité
Excel est largement répandu et facile à utiliser. Pour booster l'efficacité de vos RH, il permet aux petites et moyennes entreprises de gérer facilement les congés des salariés et les absences du personnel.
Toutefois, il offre des fonctionnalités limitées. Ainsi, pour une grande entreprise, établir un planning de congés avec Excel n’est certainement pas le meilleur choix. Lorsque l’on gère plus d’une centaine de salariés, un modèle de planning excel ne permet pas d’éviter les erreurs administratives.
Choisir un outil pour automatiser le circuit
Un outil en ligne de demande et de validation des congés s’impose aujourd’hui dans les entreprises, notamment les grandes structures avec des centaines d’employés et plusieurs sites.
Avec les différents outils qui existent aujourd’hui sur le marché, il est primordial de bien choisir en fonction de ses besoins. Comment ? Plusieurs critères sont à prendre en compte.
Le type de logiciel
Il existe deux principaux types de logiciels. Dans tous les cas, le logiciel peut être un outil spécialisé dans la gestion des absences et des congés ou un module de gestion intégré au logiciel sirh.
Logiciel on premise
Ce type de logiciel est installé dans les serveurs internes de l’entreprise. C’est à l’équipe technique de se charger de la maintenance de l’outil. S’il offre une flexibilité sur la gestion de l’outil, les coûts peuvent vite augmenter, car en plus des frais initiaux, il faudra également compter les coûts de maintenance (mise à jour et support).
Logiciel en ligne 100 % Saas
Le logiciel SaaS (software as a service) est hébergé en ligne, sur un service sécurisé. Accessible via un navigateur web, ce type de logiciel ne nécessite aucune installation ni une maintenance.
L’intuitivité et l’ergonomie du logiciel
Un logiciel avec une interface conviviale et intuitive est facile à utiliser, réduisant les erreurs et accélérant le processus de gestion des congés payés. Il ne nécessite pas la formation des salariés, ce qui évite les coûts qui y sont associés.
Les fonctionnalités proposées
Un bon logiciel intègre plusieurs fonctionnalités pour couvrir tous les aspects de la gestion des congés payés tels que la gestion et le suivi des demandes, déclaration des congés payés, la gestion des soldes, la gestion du temps de travail, la validation des congés, un module reporting, etc. Il propose également la personnalisation des demandes, la synchronisation des plannings, la génération de rapports, la mise en place de workflows de validation personnalisables, etc.
Plus les fonctionnalités sont complètes, plus le logiciel répond aux différents besoins des entreprises.
La sécurité des données
La sécurité des données des employés et de l’entreprise est cruciale pour éviter les fraudes en ligne. D’ailleurs, il s’agit d’une obligation légale. Un logiciel offrant une protection optimale des données et leur confidentialité est à privilégier pour être conforme à la loi tout en protégeant l’entreprise et son capital humain.
Le prix
Le budget est un critère important : consultez notre guide sur le coût d'un outil de gestion des congés et absences. En plus du coût d’acquisition, il faudra aussi prendre en compte les frais annexes tels que les frais d’installation et de maintenance, les frais de formation du personnel, etc.
En principe, le prix d’un logiciel dépend du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités.
Ce que change l’automatisation pour les RH et les salariés
Un outil de demande en ligne offre plus de possibilités qu’Excel. En automatisant certaines tâches, il facilite le travail des responsables RH.
Demande de congés payés simplifiée
La demande et le suivi de congés payés sont l’un des aspects les plus chronophages de la gestion des congés. D’un côté, l’employé peut être amené à remplir un formulaire, envoyer un email à son supérieur hiérarchique ou saisir sa demande dans un système en ligne. De son côté, le responsable RH doit examiner chaque demande, puis l’approuver ou la refuser manuellement. Tout cela prend du temps et de l’énergie.
Avec un outil en ligne, le processus est simplifié. Il facilite la demande de congés payés et les autres types de congés (congés sans solde, congés pour événements familiaux…) grâce à une interface conviviale. Le manager reçoit la demande par email pour validation. Cette dernière peut se faire depuis l’email, l’application mobile ou l’interface utilisateur.
De plus, le salarié a une visibilité en temps réel du planning des membres de son équipe et du solde de ses congés pour adapter sa demande. Pour le responsable RH, cela signifie moins de temps pour vérifier les demandes. En quelques clics, il peut approuver ou refuser la demande.
Accès facilité pour les employeurs et les employés
En principe, l’outil est basé sur le cloud. Cela signifie que même les collaborateurs en déplacement, sur terrain ou en télétravail peuvent y accéder via leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone pour déposer facilement leur demande de congé. Cela signifie également que les responsables peuvent examiner les demandes, même lorsqu’ils sont en déplacement, et les valider ou non.
Par ailleurs, comme toutes les informations sont sur un seul tableau de bord, tout le monde peut les consulter facilement.
Cerise sur le gâteau, les employés peuvent suivre en temps réel le statut de leur demande : en attente, accordée ou refusée.
Suivi des congés des employés plus précis
Suivre manuellement les congés payés augmente les risques d’erreurs administratives, notamment sur le solde de chaque employé et les chevauchements des départs en congé. L’outil donne une vue d’ensemble en temps réel des départs en vacances et du solde de chaque employé grâce à un tableau de suivi, réduisant ainsi les erreurs humaines. En effet, le planning du personnel permet au manager de visualiser d’un coup d’œil la liste des salariés absents, leurs dates de congés… pour prendre sa décision.
L’outil facilite aussi la transmission des absences validées au logiciel de paie, sous réserve du paramétrage et des contrôles réalisés.
Gain de temps et de productivité pour l’équipe RH
En automatisant les tâches récurrentes et chronophages, l’outil permet aux responsables RH de gagner en productivité. L’équipe RH peut se dégager du temps pour se consacrer aux autres tâches administratives ou répondre aux questions des employés. Ce gain tient à l’automatisation de nombreuses tâches et à la centralisation des données sur un seul espace.
Conformité avec la règlementation
La gestion des congés payés est un processus RH qui doit suivre des règles strictes imposées par loi. Les salariés respectent les règles de demande fixées par l’accord applicable ou par l’entreprise ; l’employeur communique l’ordre des départs un mois avant le départ et doit mettre les salariés en mesure de prendre leurs congés.
Un outil paramétré selon ces règles aide à suivre ces échéances.
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