Titres-restaurants : nos 3 conseils pour faciliter leur traitement

Des solutions simples de gestion des titres-restaurants existent pour simplifier leur traitement pour les entreprises.

Titres-restaurants : où en sommes-nous ?

Créés en 1967 par l’industriel Jacques Borel afin de “permettre aux salariés de pouvoir accéder à un repas équilibré et sain près de leur travail”. L’idée était simple, la révolution vertueuse.

La France compte actuellement près de 24 millions d’actifs dont 4 millions de salariés bénéficiant du titre-restaurant. Il est évident de comprendre qu’il s’agit d’un des avantages sociaux préférés des salariés.

Une étude de KPMG et FIDAL de juin 2017 le présentait même comme “un dispositif économiquement vertueux, en croissance stable et dynamique”.

Un virage numérique s’est opéré depuis le 2 avril 2014, date à laquelle les autorités ont décidé d’autoriser une utilisation dématérialisée.

La gestion des Titres-restaurants par les services des Ressources Humaines.

Il est aisé d’imaginer le véritable casse-tête que constitue le traitement de ces quelques… 880 millions de titres-restaurants à gérer chaque année par l’ensemble des services des Ressources Humaines.

La plupart des salariés recevaient, jusqu’à présent, leurs titres-restaurants sous format papier sur lequel est inscrit un montant fixe. Le traitement de ces chèques repas est colossal : rapprochement pour chaque salarié de ses jours de présences et d’absences, mise en corrélation avec les notes de frais. Mais il faut également préparer un tableau de commande, de suivi, s’occuper de la vérification de la commande en finissant, bien évidemment, par le sacro-saint jour de distribution auprès des salariés et de leur émargement.

Cette préparation chronophage ne représente que trop une peine pour les personnels des Ressources Humaines.

Voici nos trois conseils pour simplifier la tâche.

Nos 3 conseils pour gérer simplement les titres-restaurants :

Conseil #1 : automatisez le calcul des besoins

Aujourd’hui encore, le traitement par les services dédiés est chronophage et sources d’erreurs.

Les titres-restaurants sont encore majoritairement édités sous format papier. Cela induit que son traitement comporte de multiples tâches.

La première condition est tout d’abord de récupérer les jours de présences et absences de chaque salarié afin de lui attribuer le nombre juste de chèques repas.

L’outil efficace pour simplifier cette tâche est disponible dans tous les SIRH. Grâce au module “Logiciel Congés et Absences” vous éditez le nombre exact de jours de présences prévus. Ce calcul automatique génère un fichier d’extraction qu’il vous suffit d’envoyer à votre fournisseur. La vérification manuelle n’a plus lieu d’être.

Cette automatisation vous permet également de privilégier la commande de carnet nominatif ajusté au temps de présence. Ce carnet est donc propre à chaque salarié. La distribution en est encore plus facilitée.

Pour vous simplifier encore plus la tâche, une feuille d’émargement est éditable automatiquement.

Conseil #2 : évitez de stocker les titres-restaurants

Il est courant d’anticiper des commandes de titres-restaurant afin toute palier à toute mauvaise surprise. Anticiper ses commandes signifie qu’il y a une immobilisation de trésorerie et, surtout, un fort risque de perte.

Imaginez que vous ayez 50 salariés et que vous stockiez 20 carnets à 8 euros “au cas où” sur 3 mois, cela peut représenter près de 24 000 euros immobilisés.

Les quatre émetteurs historiques offrent la possibilité de commander les titres-restaurants en quelques clics et surtout en quelques heures. Sous 72 heures, au plus, vous recevrez votre commande personnalisée qui vous sera livrée en main propre.

Conseil #3 : dématérialisez

Osez la dématérialisation.

Carte ticket restaurant

Elle est développée sous forme de carte à puce aussi grande qu’une carte bleue ordinaire. Elle est nominative et sécurisée. Si incident, un système d’opposition permet à son propriétaire de faire opposition et de bénéficier de son remplacement dans les plus brefs délais.

Cette simplification concerne bien évidemment les services de Ressources Humaines. Vous n’avez plus à distribuer physiquement des carnets, terminé les files d’attente au début du mois devant le service pour récupérer ces bons. De même, la gestion et le rechargement se fait à tout moment. Vous disposez d’une application et d’un compte dédié que vous pilotez.

Prévoyez une communication simple et efficace

N’hésitez pas à adopter une communication dédiée auprès de vos salariés pour les accompagner dans ce changement notoire.

Les titres-restaurants étaient couramment utilisés pour des achats d’ordre privé. Personne ne résistait aux croissants du dimanche matin, le restaurant du samedi soir et autres petits plaisirs. Désormais tout cela n’est plus possible. Les jours d’utilisation sont définis. Le montant est limité à 19€ par jour et, sauf accord express de l’employeur, la carte n’est pas utilisable les dimanches et jours fériés.

En revanche, un avantage indéniable est qu’avec la carte de titres-restaurant la dépense est comptabilisée au centime près. Il n’est plus nécessaire de faire des comptes d’apothicaires avec les commerçants. Le solde non dépensé en fin de mois pourra être reporté d’un mois à l’autre et même d’une année à l’autre sur simple demande du salarié à son employeur.

L’ensemble des acteurs historiques du secteur se sont mis à ces titres dématérialisés. D’autres entreprises se sont également lancées dans ce créneau spécifique. Les offres sont larges.

Et du côté des commerçants et des restaurateurs ? Le vrai décollage a eu lieu. Comme le confirmait Jacques-Yves Harscouët, directeur général du Groupe Up l’un des leaders du marché, “il reste encore un peu de méfiance chez certains restaurateurs mais on observe un vrai décollage depuis la mi-2017”. Le traitement administratif est également facilité pour leur partie et, passées les réticences initiales, le succès se confirme.

Les titres-restaurants version papier voient leur terme approcher. L’horizon 2020 marquera la dématérialisation totale de ce précieux avantage. Certains pays ont déjà adopté le 100% dématérialisé depuis plusieurs années, comme, par exemple, la Belgique depuis 2016 ou encore le Brésil où la version papier est tout simplement interdite.

Et maintenant ?

Des axes simples sont à mettre en place pour vous faciliter le traitement de ces titres-restaurants. Prévoyez une communication adaptée auprès de vos salariés. Vous pourrez leur rappeler que l’avantage social préféré des collaborateurs ne cesse d’évoluer.

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