La montée en puissance de la digitalisation ne cesse de s’intensifier en faveur de l’accompagnement, du soutien et de l’optimisation des process pour les entreprises de toutes tailles et secteurs d’activité. Dans ce contexte, la technologie numérique profite aussi aux équipes RH qui, grâce à des systèmes d’informations numérisés (SIRH), cherchent à gagner en productivité à moyen et long terme.

On ne vous le dira jamais assez : La décision de mettre en place un SIRH dans votre structure doit être un choix d’origine stratégique ! En l’absence de moyens nécessaires à la mise en place d’un projet de cette envergure, la mise en place d’une pareille démarche finirait par vous peser plus qu’elle ne vous rendrait service.

Chez KAMMI, aux côtés des entreprises en transformation digitale depuis maintenant dix ans, nous avons mené notre enquête afin de mieux comprendre et d’appréhender les enjeux qui vous sont propres dans le cadre de la mise en place d’un SIRH. 

Ainsi, nous nous sommes interrogés sur la meilleure manière de garantir l’efficacité d’un projet de digitalisation de vos RH grâce à l’analyse en profondeur des points de négligence constatés, et des blocages concrets qui ont pu, ou pourraient limiter l’impact positif d’un outil SIRH dans votre entreprise.

Notre expérience terrain a su nous prouver que les clients successfull avaient un certain nombre de points communs et un certain nombre de prérequis. Ces derniers expliquent la réussite de la mise en place de leurs SIRH au bout du compte.

Il faut bien comprendre que les SIRH ne doivent pas être perçus comme une « potion magique » visant à résoudre tous les problèmes RH d’une entreprise. Il s’agit avant tout d’un outil d’accompagnement qui ne peut être optimisé et performant que si l’entreprise cliente y investit les moyens nécessaires en amont.

Mais de quels moyens parle-t-on exactement ? KAMMI a dressé pour vous un Top 4 des facteurs clés du succès de la mise en place d’un SIRH.

1 – MOYENS INFORMATIQUES AU SERVICE DE L’OUTIL SIRH

La première chose à penser avant d’envisager d’adopter un outil SIRH concerne les moyens informatiques à votre disposition. À commencer par la nécessité d’existence d’un site internet lié à votre activité. Cela peut apparaître à certains d’entre vous comme une évidence. Pour d’autres, l’existence d’un site internet n’est pas encore effective dans la structure. Si tel est le cas, il s’agira alors d’en faire votre priorité numéro 1. Si vous souhaitez vous digitaliser, voici là la première étape à construire, et elle n’est pas des moindres !

Il faudra par la suite penser à créer des e-mails professionnels à l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise. Ces adresses e-mails donneront notamment à l’ensemble des users la possibilité d’accéder à une demande de démonstration de l’outil en ligne. Un moyen efficace pour chacun d’entre eux de mieux en comprendre les tenants et aboutissants.

Pour vous simplifier la tâche pensez également lors de la création des adresses e-mails :

☁ À ce que les adresses e-mail des utilisateurs du SIRH soient associées au nom du site internet de votre structure pour plus de cohérence.

☁ À ce qu’un e-mail facilement identifiable soit créé et attribué au référent du projet pour simplifier les échanges avec les utilisateurs.

2 – MOYENS HUMAINS EN SOUTIEN AU DÉPLOIEMENT EFFECTIF DU PROJET

A la mise en place de tout projet d’entreprise, quel que soit son enjeu et son envergure, les acteurs et rôles attribués à chacun sont souvent déterminants dans le succès de la démarche in fine.

Dans ce cadre, le choix du chef de projet (il s’agira souvent du dirigeant de la société dans les TPE ou PME-PMI) et du maitre d’œuvre (il devra ici s’agir d’un référent aux connaissances digitales avérées et reconnues) doit être stratégique.

Pour assurer votre succès, le dirigeant et l’ensemble de l’équipe de direction doivent soutenir, porter et communiquer autour du projet, afin que tout le monde en comprenne les tenants et aboutissants. De cette manière, ils pourront à leur tour y prendre part efficacement.

Par ailleurs, et sans parler de le maîtriser entièrement, le décideur final (chef de projet) doit avoir pris connaissance de l’outil, de ses capacités et de son champ des possibles. Vous en conviendrez, il paraît effectivement complexe de convaincre vos équipes d’adhérer à un outil quand leur décideur n’en connaît pas lui-même les potentiels d’exploitation.

Avant de vous lancer, déterminez une personne dédiée à la gestion de l’outil. Cette personne devra être active et au cœur du process puisqu’elle sera à la fois référente tout au long du projet, mais devra également en assurer le suivi sur le long terme, après sa mise en place effective.

Bien que souvent relativement intuitifs, les outils SIRH ne fonctionnent efficacement que lorsqu’ils sont pilotés et suivi par une personne dédiée qui saura en analyser les détails techniques, et corriger les erreurs de saisie lorsque cela s’imposera.

Et qu’est-ce-que cela induit de manière concrète ? Cela implique en amont une formation approfondie du référent désigné. Le rôle de cet acteur et son implication dans l’intégration des spécificités de l’outil est une nécessité primordiale pour assurer le succès du projet.

De la même manière, il est indispensable que la personne en charge du projet reste la même tout au long du process et après sa mise en place effective. Pourquoi ? Simplement parce qu’elle sera la mieux placée pour optimiser son efficacité dans le temps, et éviter les pertes d’informations liées à un éventuel transfert de compétences.

La communication autour du projet de mise en place de l’outil SIRH doit également être correctement anticipée et relayée auprès de tous les utilisateurs. Aussi, ces derniers doivent absolument avoir compris les opportunités qu’ils pourront personnellement tirer de l’outil.

C’est essentiel, les utilisateurs doivent être absolument convaincus par l’outil de sorte que la mise en place du projet ne vienne pas soulever des points de conflits, ou éveiller des réfractaires à cette adaptation digitale. Dans ce contexte, le chef de projet et le maître d’œuvre se positionnent alors en véritables managers de transition. Dans cette phase de changement, ils doivent anticiper les moindres conflits ou désaccords probables de façon à pouvoir y faire face. De cette manière, le changement s’opérera avec plus de facilité.

Nous ne saurions trop insister sur la nécessité que la transition se fasse en douceur. Tous les acteurs doivent être convaincus que cette décision est bonne. Chacun doit être persuadé qu’elle apportera des intérêts quantifiables et concrets à tout ceux qui devront l’utiliser.

Pour assurer le succès de la mise en place d’un SIRH, moins de 20% de l’effectif doit être renouvelé chaque année. En effet, le turn-over freine la mise en place d’un tel outil ainsi que sont efficacité dans le temps. Comme nous l’expliquions plus tôt, pour être optimal, un SIRH doit être compris par l’ensemble de ses utilisateurs. Et dans la mesure où les équipes subissent un turn-over fréquent, l’adaptation de chaque nouvel arrivant à l’outil peut venir en freiner son efficacité.

3 – MOYENS BUDGÉTAIRES NÉCESSAIRES À L’INVESTISSEMENT DANS UN SIRH

Chaque projet a un coût, et l’investissement dans un SIRH ne fait évidemment pas exception à la règle ! Lorsque vous envisagez d’investir dans un tel outil, demandez-vous si vous avez les fonds nécessaires à la réalisation de vos ambitions.

Ainsi, le budget alloué à la mise en place de l’outil que vous aurez choisi devra avoir été planifié et anticipé dans le prévisionnel de votre entreprise. La solution devra nécessairement avoir été pensée et validée au budget de l’année en cours et des années à venir.

Bien sûr, avant de vous lancer, il faudra vous assurer que l’entreprise ne risque pas de rencontrer de problématiques d’ordre financier ou économique. Rien ne sert de « mettre la charrue avant les bœufs ». Si vous êtes une petite structure et que la mise en place d’un SIRH se révèle être trop coûteuse pour vous, posez-vous les bonnes questions. Dans certains cas, vous aurez peut-être tout intérêt à vous armer de patience pour à réactiver le process lorsque que vous serez assuré que le coût du projet ne viendra pas pénaliser votre équilibre économique et financier.

Dirigeants de petites entreprises spécifiquement, vous avez certainement pour habitude de prioriser vos actions en fonction du degré d’importance et / ou d’urgence de vos besoins. Si la mise en place d’un SIRH ne fait pas partie de vos priorités à ce jour, cela ne veut pas dire que vous ne pourrez pas revenir dessus dans quelques temps.

4 – Investissement en temps pour un maintien de la qualité de votre outil SIRH

Après vous être assuré de l’importance de ce projet pour votre structure, déterminez votre volonté à améliorer l’existant, à vous accompagner d’outils modernes visant à perfectionner un système existant.

Pour ce faire, construisez un cahier des charges. Sa conception est absolument nécessaire et doit contenir des intentions précises, des objectifs à atteindre clairs et quantifiables, un délai de mise en place déterminé, un groupe projet défini avec des rôles associés à ce projet.

Pour vous orienter dans la création de votre cahier des charges, nous avons dressé pour vous les essentiels à intégrer :

Définir un cadre
⇝ Connaître les obligations légales liées à la mise en place d’un SIRH
⇝ Assurer la transformation numérique de la structure
⇝ Mettre en place un projet de conduite de changement
⇝ Définir les acteurs du changement
⇝ Définir les enjeux du projet
⇝ Concevoir un plan de communication

Déterminer le périmètre du projet
⇝ Déterminer les rôles de chacun des acteurs
⇝ Établir un budget précis
⇝ Élaborer un rétro planning des actions à mener
⇝ Choisir votre prestataire SIRH en fonction de vos attentes et besoins spécifiques

Pour assurer le succès de votre outil SIRH dans le temps
⇝ Assurer un suivi continu de la part du référent sur le long terme (ainsi que sa disponibilité auprès de l’ensemble des utilisateurs)
⇝ Former les nouveaux arrivant à l’outil
⇝ Interconnecter vos outils lorsque c’est possible pour vous simplifier la tâche

Une fois le projet lancé, évitez les annulations de rendez-vous qui vous font perdre du temps dans sa mise en place. Vous le savez comme nous, en entreprise, le temps se monnaie. Soyez donc rigoureux quand au respect des rendez-vous que vous aurez fixés dans le cadre de votre projet SIRH.

Il est également très important que la personne dédiée à la mise en place du projet sache se rendre disponible pour ne pas freiner les étapes du projet. Bien que son activité principale ne s’arrête pas à la mise en place du SIRH, le référent désigné, s’il veut mener à bien sa mission, devra préalablement être sûr de pouvoir s’investir à fond dans le projet avant d’accepter d’incarner ce rôle.

Notons par ailleurs que ce rôle doit être choisi par le référent et non lui être imposé. Et pour quelles raisons ? Parce qu’agir sous la contrainte n’a jamais été synonyme de grandes réussites professionnelles. Si le rôle de référent  lui est imposé, la faible implication de ce dernier s’en fera ressentir et les résultats liés au projet n’en seront que moins efficaces sur le long terme.

Enfin, ce dernier doit être convaincu de l’efficacité et de la performance de l’outil SIRH choisi pour la structure avant d’en devenir le référent. Dans le cas contraire, il véhiculera nécessairement, consciemment ou non, un message négatif autour du projet.

En l’absence de ces prérequis, la mise en place d’un outil SIRH dans votre structure est quasiment vouée à l’échec avant même que vous n’ayez entamé le process. L’anticipation, la planification et l’organisation autour de ces moyens sont par conséquent des éléments nécessaires à la réussite future de votre projet. Pensez-y avant de vous lancer !

Expert reconnu dans le domaine de la digitalisation RH depuis maintenant 10 ans, KAMMI vous propose un logiciel SIRH fiable, sécurisé et intuitif. Vous souhaitez en savoir plus sur notre outil ? Cliquez ici.