Légalement, l’employeur n’est pas obligé de constituer un dossier du personnel, numérique ou physique. Toutefois, pour des raisons évidentes d’organisation des ressources humaines, celui-ci est recommandé. En effet, en 2025, le dossier salarié numérique est un outil indispensable pour assurer une gestion administrative du personnel efficace et conforme à la réglementation. Il réunit l’ensemble des […]
Légalement, l’employeur n’est pas obligé de constituer un dossier du personnel, numérique ou physique. Toutefois, pour des raisons évidentes d’organisation des ressources humaines, celui-ci est recommandé. En effet, en 2025, le dossier salarié numérique est un outil indispensable pour assurer une gestion administrative du personnel efficace et conforme à la réglementation. Il réunit l’ensemble des documents liés à la vie du salarié dans l’entreprise, depuis son embauche jusqu’à son départ, et permet d’alimenter un tableau de bord RH stratégique. Au sommaire de cet article, une checklist détaillée du contenu du dossier du personnel, la durée de conservation des documents et les bonnes pratiques en matière de protection des données.
Le contenu du dossier salarié doit regrouper l’ensemble des documents relatifs au salarié tout au long de son contrat dans l’entreprise. Ces éléments sont indispensables pour répondre aux exigences légales, mais aussi pour une bonne gestion du personnel.
Le dossier du salarié contient les informations permettant d’identifier chaque collaborateur :
Le dossier du personnel est aussi composé différents documents fournis dès l’accueil et l’entrée du salarié dans l’entreprise. Le contrat de travail signé (quel que soit le type de contrat : CDI, CDD, temps partiel, etc.) est l’élément central, accompagné de la fiche de poste qui définit les missions, le temps de travail et de repos, etc.
Une copie d’une pièce d’identité valide, un justificatif de domicile, le numéro de Sécurité sociale, un RIB pour le versement du salaire, et, si nécessaire, une autorisation de travail pour les salariés étrangers complètent cette première étape administrative.
De même, il est essentiel d’inclure dans le dossier du salarié son historique de formations : diplômes obtenus, certificats de formation, attestations de participation à des séminaires, etc.
L’historique de carrière du salarié doit être clairement traçable pour garantir une gestion des ressources humaines efficace.
De ce fait, tous les documents relatifs au collaborateur tout au long de son parcours dans l’entreprise doivent être centralisés. Cela inclut les bulletins de paie, les éventuels avenants au contrat, par exemple, en cas de changement de poste ou de rémunération, les documents relatifs aux arrêts maladie et les demandes de congés, les notes de frais, les comptes rendus d’entretien annuel, les bilans de compétence, Attestations diverses (mutuelle, prévoyance, médecine du travail), etc.
Au départ du salarié, le dossier de fin de contrat doit comporter le solde de tout compte, le certificat de travail, l’attestation Pôle emploi, ainsi que toute lettre de démission ou document lié à une rupture conventionnelle. Ces éléments permettent de garantir la conformité de la procédure de sortie et de répondre à toute contestation éventuelle.
À noter que tous ces documents ont une forte valeur administrative, sociale et juridique. Ils permettent de formaliser l’embauche dans le respect du Code de travail.
Une bonne gestion administrative du personnel passe par une organisation rigoureuse et la dématérialisation du dossier du personnel. Cela optimise la gestion interne, améliore l’accès à l’information pour le service des ressources humaines et les collaborateurs et favorise la réactivité des gestionnaires, notamment en cas de contrôle de l’Inspection du Travail.
Pour un dossier structuré, classer les documents par catégories est une méthode éprouvée. Par exemple, administratif, type de contrat, paie, santé, conditions de travail, etc. En outre, mettre en œuvre des règles de nommage strictes selon une nomenclature claire et ajouter les dates en améliorent la lisibilité.
Une autre méthode est la mise en place d’un système d’indexation qui permet une recherche rapide par mot-clé ou par salarié, ce qui optimise le traitement des données.
Les logiciels SIRH ont des fonctionnalités de tableau bord RH, la gestion automatisée des notes de frais ou le suivi personnalisé des prises en charge formation, permettant de gagner du temps dans l’organisation des dossiers. Les meilleurs outils proposent aujourd’hui une mise à jour en temps réel des données, l’intégration des alertes sur les échéances (fin de période d’essai, renouvellement d’autorisation de travail, etc.) et des rappels des dossiers expirés ainsi qu’une intégration directe avec le registre unique du personnel, ce qui limite les erreurs de saisie.
Le respect de la durée de conservation des documents RH est une obligation légale pour tous les employeurs. À cet effet, l’entreprise doit mettre en place un tableau de suivi des durées de conservation intégré à son système d’information, avec des alertes automatisées pour la suppression ou l’archivage sécurisé des documents périmés.
Dans la pratique, les contrats de travail, les avenants et les bulletins de salaire doivent être conservés pour une durée de 5 ans au minimum, après le départ du salarié. Les documents relatifs aux cotisations sociales et aux obligations fiscales, eux, doivent être conservés pour une durée jusqu’à 10 ans. Quant aux documents liés à la santé et à la médecine de travail, ils peuvent nécessiter une durée de conservation pouvant aller jusqu’à 50 ans.
La protection des données personnelles est un enjeu crucial en 2025 pour les entreprises. Le traitement des données personnelles des salariés doit être conforme au RGPD.
Pour éviter les dérives, seules les personnes habilitées doivent pouvoir consulter les données, avec des restrictions d’accès individualisées. Par ailleurs, chaque traitement des données doit être décrit dans un registre spécifique. De fait, en mettant en place des journaux d’audit, l’entreprise peut tracer toutes les consultations ou les éventuelles modifications effectuées sur un document. Par ailleurs, des sauvegardes régulières garantissent la continuité du service même en cas d’incident technique.
Le salarié doit être informé de manière claire sur les traitements de ses données, mais aussi de ses droits lesquels doivent être mentionnés dans une politique interne RH accessible. Concrètement, il dispose de droits d’accès, de rectification, d’opposition et d’effacement de ses données et peut les exercer facilement.
Un logiciel de gestion des dossiers du personnel conforme au RGPD est déterminant dans la fidélisation des talents et la conformité avec la législation en matière de sécurité des données. Il intègre la gestion des consentements, le chiffrement des données sensibles, la minimisation des données et l’envoi de notifications en cas de violation de données.
En outre, le logiciel est hébergé sur des serveurs situés en Europe, idéalement certifiés ISO 27001 pour plus de sécurité.
L’entreprise doit organiser des formations régulières à destination des équipes RH afin de garantir une mise en œuvre effective de la protection des données dans la durée.
Le registre unique du personnel est une obligation légale pour les employeurs. Il doit mentionner l’intégralité des salariés embauchés, en indiquant pour chacun la date d’arrivée, le type de contrat, les évolutions de poste éventuelles, ainsi que la date de sortie. Ce registre doit être mis à jour en temps réel pour refléter fidèlement l’effectif de l’entreprise.
Le registre unique du personnel et le dossier salarié numérique doivent fonctionner de manière coordonnée. Cala permet de :
