Voici les détails des revalorisations des frais professionnels, avec les ajustements précis des limites d'exonération pour chaque catégorie de frais.
1. Indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques, basées sur la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres effectués, permettent de compenser les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels.
Cette année, les barèmes restent inchangés, après avoir été augmentés de 10 % en 2022 et de 5,4 % en 2023. Consulter l'article Barème kilométrique 2025. Pour optimiser le traitement de ces dépenses, la technologie OCR permet d'automatiser la saisie des justificatifs.
2. Frais de repas
Lorsque, en raison de conditions spécifiques d’organisation ou d’horaires de travail (tels que le travail en équipe, posté, continu, en horaires décalés ou de nuit), un salarié est contraint de prendre un repas ou une collation sur son lieu de travail effectif, l’indemnité repas qui lui est versée est exonérée de cotisations sociales, dans la limite d’un montant déterminé par repas.
Un salarié est considéré en déplacement professionnel lorsque :
- Il se trouve en dehors des locaux de l’entreprise,
- Ce déplacement l’empêche de retourner à sa résidence ou à son lieu habituel de travail pour prendre son repas
Ce montant évolue chaque année :
| Situation | Montant indemnités repas |
|---|---|
| Salarié contraint de prendre son repas | 7.30€ |
| Salarié en situation de déplacement contraint de prendre son repas au restaurant | 20.70€ |
| Salarié en situation de déplacement non contraint à prendre son repas au restaurant | 10.10€ |
Exemple pratique :
Un salarié en déplacement toute la journée et déjeunant dans un restaurant pour 19 € pourra être remboursé intégralement par son entreprise, car son repas reste sous la limite des 20,70 € exonérés.
3. Frais liés au télétravail
L’entreprise peut rembourser les frais liés au télétravail, incluant électricité, connexion Internet, mobilier, et autres coûts nécessaires au bon déroulement du travail à distance.
Limites d'exonération en vigueur :
| Contexte | Modalité de versement | Montant maximum exonéré |
|---|---|---|
Non prévu par 1 accord collectif | par jour de télétravail | 2.70€ plafonné à 59.40€/mois |
| par mois en fonction du nombre de jours de télétravail par semaine | 10.70€ pour 1 jour de télétravail | |
Prévu par une convention collective de branche, un accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe. | par jour de télétravail | 3.25€ plafonné à 71.50€ par mois |
| par mois en fonction du nombre de jours de télétravail par semaine | 13€ pour 1 jour de télétravail par semaine |
Exemple pratique :
Si un salarié travaille en télétravail 100 jours par an (non prévu par 1 accord collectif) l’entreprise pourra lui rembourser :
- 100 jours × 2,70 € = 270 € (exonérés d’impôt et de cotisations sociales).
4. Frais Matériel informatique
Vous pouvez rembourser les frais engagés par votre salarié dans le cadre de son activité professionnelle, lorsqu’il utilise ses propres outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC). Cela inclut :
- le matériel informatique (ordinateur, imprimantes, etc.) ;
- les consommables (papier, cartouches d’encre, etc.) ;
- les frais de connexion (téléphone, internet, etc.).
Remboursement sur facture : Ces frais sont remboursés sur présentation de justificatifs, c’est le cas quand un salarié utilise son téléphone portable personnel pour travailler.
Remboursement forfaitaire : Cette indemnité est prévue en cas d’utilisation du matériel informatique personnel du salarié à des fins professionnelles. Cela comprend le matériel informatique (amortissable ou non), les consommables (papier, cartouches d’encre, etc.) et les frais de connexion (téléphone, internet, etc.).Pour les dépenses qui ne peuvent pas être justifiées précisément mais qui sont de nature professionnelle, vous pouvez les rembourser sous forme d’allocation forfaitaire, dans la limite des montants fixés.
Limite pour l'utilisation du matériel informatique : 53,50 € par mois.
5. Frais de transport domicile-travail
Les employeurs ont l’obligation de rembourser une partie des frais de transport des salariés pour les trajets domicile-travail, en particulier pour les transports en commun
- Transports en commun : Les employeurs doivent rembourser au minimum 50 % des frais d’abonnement aux transports publics (Navigo, bus, etc.). Le plafond d’exonération est ajusté selon les augmentations des tarifs des abonnements.
Exemple pratique :
Un salarié utilisant un abonnement de transport en commun mensuel à 90 € sera remboursé à hauteur de 50% :
- 50 % × 90 € = 45 € par mois, soit 540 € par an.
Consultez notre article sur les tarifs forfaits Navigo pour plus de détails.
6. Frais pour grand déplacement
Lorsqu’un salarié effectue un déplacement éloigné de son lieu de résidence, vous pouvez prendre en charge ses frais de repas et d’hébergement, soit sous forme d’un forfait, soit en remboursant les dépenses réelles engagées.
Indemnités de grands déplacements en métropole
Lorsque le lieu de mission de votre salarié diffère de son lieu de travail habituel et qu’il n’est pas possible pour lui de rentrer chez lui chaque jour, il est en situation de grand déplacement. Deux critères doivent être remplis:
- La distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail est d’au moins 50 km (trajet aller ou retour) ;
- Les transports en commun ne permettent pas de couvrir cette distance en moins de 1h30 (trajet aller ou retour).
Bon à savoir
L’indemnité forfaitaire pour grand déplacement couvre les frais de nourriture et d’hébergement que le salarié engagé lors de déplacements en métropole. Vous avez le choix de rembourser les frais réels sur présentation de justificatifs ou d’opter pour une indemnité forfaitaire.
Dans le cadre des indemnités forfaitaires, il existe un montant distinct pour les repas et un autre pour l’hébergement. Ces indemnités s’appliquent sur une période de 3 mois, qu’elle soit continue ou non.
Réduction des indemnités
Les montants forfaitaires sont réduits dans les cas suivants :plus de 3 mois et moins de 2 ans
Réduction de 15% à partir du 4ème mois lorsque la mission s’étend sur plus de 3 mois et moins de 2 ans
Réduction de 30% à partir du premier jour du 25ème mois lorsque la mission dépasse 24 mois ( limite de prolongation de 4 ans supplémentaire).
Montants en vigueur
Outre-mer - Montants en vigueur
| En métropole | 3 Premiers mois | 4ème mois et jusqu’au 24eme mois | Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois |
|---|---|---|---|
| Repas | 20.70€ | 17.60€ | 14.50€ |
| Logement et petit déjeuner – Paris et départements des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94) | 74,30 € | 63,20 € | 52€ |
| Logement et petit déjeuner – autres départements | 55.10€ | 46.80€ | 38.60€ |
| Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Martinique, Mayotte, Saint-Barthélemy, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Martin | 3 Premiers mois | 4ème mois et jusqu’au 24eme mois | Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois |
| Hébergement | 120€ | 102€ | 84€ |
| Repas | 20€ | 17€ | 14€ |
| Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française | 3 Premiers mois | 4ème mois et jusqu’au 24eme mois | Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois |
| Hébergement | 120€ | 102€ | 84€ |
| Repas | 24€ | 20.40€ | 16.40€ |
7. Frais professionnels : Frais de déménagement pour motif professionnel
Quand un salarié doit déménager pour des raisons professionnelles, les frais de déménagement peuvent être pris en charge dans une certaine limite.
Montant limite :
- Les frais de déménagement sont exonérés jusqu'à 1 500 €.
Ces revalorisations permettent de mieux couvrir les frais réels engagés par les salariés, tout en allégeant la charge fiscale pour les employeurs. Pour gérer efficacement ces différents types de frais, un logiciel de gestion des notes de frais adapté est indispensable. Consultez également notre guide complet des notes de frais pour tout savoir sur le sujet.