Dans une entreprise de 15 ou 30 salariés, le dirigeant ou une personne chargée de l’administration gère souvent les RH. Les congés sont suivis sur un tableur, les documents rangés dans un dossier par salarié. Tant que l’équipe est petite, cela tient. Aucun seuil d’effectif n’impose, à lui seul, un SIRH. Comparez son coût au temps et aux erreurs qu’il peut éviter, et anticipez les obligations liées à votre croissance.
Ce guide donne une méthode de calcul, les seuils d’effectif à anticiper et les signes qui montrent qu’il est temps. Pour une définition de l’outil, voir qu’est-ce qu’un SIRH.
Ce que coûte un SIRH dans une petite entreprise
Le coût réel ne se limite pas à l’abonnement. Prévoyez :
- L’abonnement : pour un logiciel en ligne, il est le plus souvent calculé par salarié ou par utilisateur et par mois, selon les modules choisis. Certains éditeurs appliquent un minimum mensuel ou une remise en cas d’engagement annuel.
- La mise en place : paramétrage, reprise des données, formation. Selon les éditeurs, elle est incluse, facturée à part ou réalisée par vous.
- Le temps interne : la personne qui pilote le projet et les managers qui testent l’outil. C’est souvent le coût le plus sous-estimé.
- Les connexions : transmission des absences et des éléments variables (primes, heures supplémentaires) au logiciel de paie ou au cabinet, export des notes de frais vers la comptabilité.
Demandez un devis qui distingue ces postes, pour la première année et pour les suivantes.
Calculer la rentabilité pas à pas
- Mesurez le temps passé aujourd’hui, pendant un mois, tâche par tâche : congés, éléments variables de paie, documents, notes de frais, et les échanges avec les salariés qui les accompagnent.
- Estimez la part évitable avec l’outil : ressaisies, relances, questions sur les soldes. Restez prudent : le temps de contrôle et de décision ne disparaît pas, et l’administration de l’outil prend elle-même du temps. Retenez un gain net.
- Valorisez ce temps au coût horaire chargé des personnes concernées. C’est du temps libéré pour d’autres tâches, pas forcément une économie de trésorerie.
- Estimez le coût des erreurs que l’outil pourrait éviter : congé mal décompté, fin de période d’essai ou visite médicale oubliée. Ne recomptez pas le temps déjà mesuré.
- Comparez au coût total du SIRH : abonnement, mise en place, connexions et temps interne du projet.
Exemple chiffré
Les chiffres ci-dessous sont des hypothèses à remplacer par les vôtres. Une entreprise de 25 salariés mesure 12 heures par mois consacrées aux congés, aux variables de paie, aux questions des salariés et aux documents. Elle estime pouvoir en éviter la moitié, soit 6 heures. Avec un coût horaire chargé de 35 €, le temps libéré vaut 6 × 35 = 210 € par mois, soit 2 520 € par an.
Supposons un abonnement de 150 € par mois et 600 € de mise en place. Ces dépenses représentent 2 400 € la première année. S’y ajoute le temps interne du projet : 12 heures à 35 €, soit 420 €. Le coût complet de la première année atteint donc 2 820 €, un peu plus que les 2 520 € de temps libéré. Dans cet exemple, les six heures sont un gain net obtenu dès le premier mois facturé. Le temps libéré dépasse alors l’abonnement de 60 € par mois : les 1 020 € de coûts initiaux (mise en place et temps interne) sont compensés en 17 mois. Un démarrage progressif allonge ce délai.
Avec seulement trois heures évitées par mois, le temps libéré vaut 1 260 € par an, moins que l’abonnement. Le temps gagné ne suffit donc plus à justifier l’investissement. D’autres bénéfices peuvent alors peser, comme des données prêtes le jour où l’entreprise franchit un seuil.
Les seuils d’effectif à anticiper
Les obligations augmentent avec l’effectif. Chaque seuil a ses propres règles de décompte et de délai. Par exemple, pour le comité social et économique (CSE), neuf CDI à temps plein et quatre CDI à mi-temps représentent un effectif de onze. Les CDD, les remplacements et l’alternance obéissent à des règles de décompte particulières (articles L1111-2 et L1111-3). Le seuil doit ensuite être atteint pendant douze mois consécutifs. Les effectifs comptés pour un seuil, les personnes présentes et les utilisateurs facturés par un éditeur peuvent donc différer.
| Effectif | Exemples d’obligations | Ce qu’un SIRH facilite |
|---|---|---|
| Dès le premier salarié | Registre unique du personnel, bulletins de paie, document unique d’évaluation des risques (DUERP), entretien de parcours professionnel dans la première année puis au moins tous les quatre ans | Informations centralisées pour le registre, rappels des échéances d’entretien |
| 11 salariés | CSE si le seuil est atteint pendant 12 mois consécutifs, mise à jour au moins annuelle du DUERP, partage de la valeur pour certaines sociétés bénéficiaires | Suivi de l’effectif, informations prêtes pour le CSE |
| 20 salariés | Obligation d’emploi de travailleurs handicapés (6 % de l’effectif), avec ses règles de franchissement | Suivi de l’effectif et des bénéficiaires déclarés |
| 50 salariés | Règlement intérieur, index de l’égalité professionnelle, participation, base de données économiques, sociales et environnementales, attributions élargies du CSE | Indicateurs de rémunération et d’effectifs, bilan des formations, historiques |
Ces obligations ne démarrent pas toutes au même moment. Le règlement intérieur, par exemple, est dû douze mois après que le seuil de 50 salariés a été atteint pendant douze mois consécutifs (article L1311-2). La participation et l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés suivent l’effectif moyen annuel du Code de la sécurité sociale, avec un franchissement constaté sur cinq années civiles consécutives. L’entretien de parcours professionnel comporte aussi un état des lieux tous les huit ans et des entretiens après certaines absences (article L6315-1).
Autres références : L1221-13, R4121-1, R4121-2, L2311-2, L5212-2, L1142-8, L3322-2 et L2312-18 du Code du travail. Le détail par seuil est dans notre article sur les obligations légales des entreprises selon leur taille.
À 50 salariés, l’index de l’égalité professionnelle et la base de données économiques, sociales et environnementales exigent des historiques fiables. Pour l’index, une entreprise qui franchit ce seuil dispose de trois ans pour appliquer les obligations de calcul et de publication (article D1142-8). Les reconstituer à partir de tableurs dispersés prend du temps : mieux vaut que les données soient structurées avant d’atteindre le seuil.
Un logiciel ne rend pas le registre conforme à lui seul. S’il tient lieu de registre unique du personnel, il doit respecter les exigences légales : tenue par établissement, ordre des embauches, mentions inaltérables. L’employeur consulte le CSE s’il existe et transmet son avis à l’inspection du travail (article D1221-27). Voir notre article sur le registre du personnel.
Les signes qu’il est temps de s’équiper
- Plusieurs personnes modifient le tableur des congés, et les soldes ne concordent plus.
- La collecte des variables de paie prend plusieurs heures chaque mois, avec des relances.
- Des managers valident des absences sans que la personne chargée des RH le sache à temps.
- Une fin de période d’essai ou une visite médicale a déjà été oubliée.
- Les salariés posent régulièrement les mêmes questions : solde de congés, copie de bulletin, attestation.
- Les recrutements s’enchaînent et l’intégration des nouveaux arrivants prend chaque fois plus de temps.
Notre article sur les limites d’Excel en RH détaille ces signaux.
Quand il vaut mieux attendre
Dans une entreprise de quelques salariés, sans manager intermédiaire, avec peu d’absences et une paie confiée à un cabinet, un tableur bien tenu et un registre conforme peuvent suffire. Le SIRH devient utile lorsque le volume des demandes, les circuits de validation ou les règles rendent le suivi manuel fragile. Le temps partiel, plusieurs sites ou une convention collective exigeante accentuent cette difficulté.
Deux profils d’entreprise
Ces deux cas sont fictifs.
- Un cabinet de 12 salariés, stable, paie externalisée : peu d’absences, une seule personne valide. Le tableur et un registre papier conforme suffisent encore. Le cabinet refera le calcul s’il ouvre un second site.
- Une PME de 35 salariés sur deux sites, qui recrute : quatre responsables valident les congés, des salariés à temps partiel, des relances chaque fin de mois. Elle commence par les congés et le dossier du personnel. En démonstration, elle vérifie trois cas : congés à temps partiel, remplacement d’un responsable absent, export réellement accepté par son cabinet de paie.
Choisir un SIRH adapté à une petite structure
- Modulaire : commencer par un ou deux modules, en général les congés et le dossier du personnel, et ajouter les autres plus tard.
- Simple à prendre en main : sans service informatique dédié, l’outil doit être utilisable par les salariés et les managers sans formation longue.
- Accompagné : faites préciser qui paramètre l’outil, les formations incluses, les horaires du support et les délais de réponse et de rétablissement. Intégrez les prestations supplémentaires au devis.
- Connecté à la paie : vérifiez la transmission des absences et des variables à votre logiciel ou à votre cabinet.
- Réversible : vous devez pouvoir récupérer vos données dans un format exploitable si vous changez d’outil.
- Conforme au règlement général sur la protection des données (RGPD) : vérifiez les garanties de l’éditeur, notamment le contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD). Identifiez ses sous-traitants et les transferts hors de l’Espace économique européen, y compris les accès depuis ces pays. Préparez aussi vos obligations d’employeur : information des salariés, droits d’accès, durées de conservation, registre des traitements (CNIL, règles pour la gestion du personnel).
Pour la suite, voir les étapes de mise en place d’un SIRH et la rédaction d’un cahier des charges SIRH, même simplifié.
Questions fréquentes
Un SIRH est-il obligatoire à partir d’un certain effectif ?
Aucun seuil d’effectif n’impose, à lui seul, l’achat d’un SIRH. Quel que soit le support retenu, l’employeur doit respecter les exigences de contenu, de tenue, de conservation et de communication : registre du personnel, bulletins, entretiens, indicateurs, informations du CSE.
En combien de temps un SIRH est-il rentabilisé ?
Il n’y a pas de durée type. Elle dépend du temps réellement libéré, du coût horaire des personnes concernées, des erreurs évitées et du coût complet de l’outil. Dans l’exemple ci-dessus, les coûts initiaux sont compensés en 17 mois. Faites le calcul avec vos propres chiffres, mesurés sur au moins un mois.
Le SIRH remplace-t-il le cabinet ou le logiciel de paie ?
En général non. Il prépare les données (absences, variables) et les transmet à celui qui établit les bulletins. Voir pourquoi votre SIRH ne doit pas forcément faire la paie.
Kammi pour les petites entreprises
Kammi est modulaire : les modules payants sont facturés par utilisateur et par mois, avec un minimum global de 50 € par mois, et plusieurs modules sont inclus sans supplément. Le détail et un simulateur selon votre effectif sont sur la page tarifs. Pour démarrer par les congés, voir le module congés et absences.
Sources et références
Code du travail numérique (ministère du Travail) : articles L1221-13, L1142-8, L1311-2, L2311-2, L2312-18, L3322-2, L5212-2, L6315-1, R4121-1 et R4121-2
CNIL : les règles pour la gestion du personnel ; RGPD, article 28