Depuis la loi du 24 octobre 2025, l’entretien de parcours professionnel remplace l’entretien professionnel, avec un contenu obligatoire élargi et deux volets nouveaux à mi-carrière et avant 60 ans. La plupart des trames en circulation datent de l’ancien régime : elles ne couvrent ni les cinq thématiques désormais imposées, ni les rendez-vous liés à l’âge, ni l’état des lieux à 8 ans. Ce guide décrit, rubrique par rubrique, ce que doit contenir un modèle conforme, et vous propose une trame PDF complète, gratuite, prête à imprimer.
Ce que doit contenir un modèle d’entretien de parcours professionnel
Le Code du travail ne fournit pas de formulaire officiel. Il impose en revanche un contenu minimal (article L6315-1) et une trace écrite dont une copie est remise au salarié. Un bon modèle remplit donc trois fonctions à la fois : guider la conduite de l’entretien, servir de compte rendu, et constituer la preuve de conformité lors de l’état des lieux à 8 ans.
Il doit couvrir, au minimum :
- l’identification du salarié, de l’interlocuteur et la nature de l’entretien (première année, périodique, reprise, mi-carrière, avant 60 ans, état des lieux) ;
- les cinq thématiques légales : compétences et qualifications mobilisées, situation et parcours professionnels, besoins de formation, souhaits d’évolution, information sur le CPF et le conseil en évolution professionnelle ;
- un plan d’actions daté et attribué ;
- les volets complémentaires mi-carrière et fin de carrière, activés selon le cas ;
- la grille de l’état des lieux récapitulatif à 8 ans ;
- les observations et signatures, avec la date de remise de la copie.
Le modèle proposé ci-dessous suit exactement cette structure. Une seule trame, avec des parties conditionnelles, plutôt que trois documents distincts : c’est plus simple à maintenir et le RH n’a pas à choisir le bon fichier avant l’entretien.
La trame, section par section
1. Identification et cadre de l’entretien
Nom, poste, date d’embauche, date de naissance (utile pour les fenêtres 45 et 60 ans), date de l’entretien, date du dernier entretien et du dernier état des lieux, nom et fonction de la personne qui conduit l’entretien, modalité (présentiel ou visioconférence). Puis une série de cases pour qualifier l’entretien : première année, périodique, reprise après absence, mi-carrière, avant 60 ans, état des lieux. Cette qualification détermine les parties du document à remplir et prouve, en cas de contrôle, que le bon type d’entretien a été tenu au bon moment.
2. Compétences et qualifications mobilisées
Quelles compétences le salarié utilise-t-il réellement dans son poste ? Lesquelles souhaite-t-il développer ou faire reconnaître ? Détient-il des habilitations ou certifications à renouveler ? La rubrique se remplit en langage courant ; il ne s’agit ni d’une notation ni d’un référentiel exhaustif.
3. Situation et parcours professionnels
Ce qui a changé depuis le dernier entretien : poste, périmètre, responsabilités, mobilité, rémunération, organisation. C’est aussi l’endroit où consigner les événements de parcours (retour d’absence longue, changement de manager, réorganisation) qui expliquent la trajectoire.
4. Besoins de formation
Un tableau des formations suivies depuis le dernier entretien (intitulé, année, caractère certifiant), puis les besoins identifiés : adaptation au poste, montée en compétences, projet de VAE ou de reconversion. Cette rubrique alimente directement le plan de développement des compétences et sera relue lors de l’état des lieux à 8 ans, qui vérifie qu’au moins une formation non obligatoire a été suivie.
5. Souhaits d’évolution professionnelle
Mobilité interne (poste, service, site), prise de responsabilités, aménagement du temps de travail, projet externe. Le salarié doit pouvoir s’exprimer librement : la trame prévoit un espace ouvert, sans liste fermée qui orienterait la réponse.
6. CPF et conseil en évolution professionnelle
Quatre cases à cocher qui matérialisent l’obligation d’information : activation et mobilisation du CPF, abondements possibles par l’employeur, existence du CEP (service gratuit, extérieur à l’entreprise), dispositifs de VAE. Puis un espace pour décrire un éventuel projet CPF. Ces cases sont souvent le point faible des trames anciennes : sans elles, impossible de prouver que l’information a été délivrée.
7. Plan d’actions
Un tableau à quatre colonnes : action, responsable, échéance, suivi. Chaque engagement pris pendant l’entretien y figure, qu’il s’agisse d’une inscription en formation, d’un point d’étape, d’un abondement CPF ou d’un aménagement de poste. C’est ce tableau que l’on rouvre à l’entretien suivant.
Les volets mi-carrière et fin de carrière
La réforme ajoute deux rendez-vous ciblés. Le modèle les traite comme des parties conditionnelles, remplies uniquement quand l’entretien correspond à ce cas.
Volet mi-carrière
Il s’active lorsque l’entretien se tient dans les deux mois suivant la visite médicale de mi-carrière (autour de 45 ans). La trame reprend la date de la visite, les mesures éventuellement préconisées par le médecin du travail, puis un espace consacré à l’adaptation du poste et à la prévention de l’usure professionnelle : conditions de travail, rythme, charge, expositions, souhaits d’évolution liés à la santé.
Volet fin de carrière
Il s’active pour le premier entretien qui intervient dans les deux ans précédant le 60e anniversaire. Deux blocs : les conditions de maintien dans l’emploi (adaptation, horaires, télétravail, transmission des savoirs, tutorat) et les aménagements de fin de carrière envisagés, sous forme de cases (temps partiel, retraite progressive, compte épargne-temps, CPF, autre) suivies des souhaits du salarié. Le volet seniors de la loi donne le contexte de ces mesures.
La grille d’état des lieux à 8 ans
Tous les 8 ans, l’entretien prend la forme d’un état des lieux récapitulatif. Le modèle propose une grille à quatre points de contrôle (oui / non / précisions) : entretiens tenus, au moins une formation non obligatoire suivie, éléments de certification acquis, progression salariale ou professionnelle. Puis une conclusion en deux cases : obligations respectées, ou manquement constaté avec abondement correctif du CPF à verser dans les entreprises de 50 salariés et plus. Remplir cette grille à chaque état des lieux évite de reconstituer 8 ans d’historique dans l’urgence.
Comment bien remplir le compte rendu
- Écrire des faits et des décisions, pas des jugements. « Souhaite évoluer vers un poste de chef d’équipe ; formation management à planifier au 1er semestre » plutôt que « bon potentiel ».
- Ne jamais y glisser d’évaluation de la performance : la loi l’exclut expressément. Les objectifs et résultats relèvent de l’entretien annuel, dans un document séparé.
- Dater chaque action du plan et désigner un responsable. Une action sans échéance n’est pas suivie.
- Remplir les cases d’information CPF et CEP, même si le salarié n’a pas de projet : c’est l’information qui est obligatoire, pas le projet.
- Faire signer les deux parties et noter la date de remise de la copie. La signature du salarié atteste de la tenue de l’entretien, pas de son accord sur le contenu ; ses observations éventuelles ont leur espace dédié.
- Convoquer par écrit avec la trame jointe : voir notre modèle de convocation.
- Reporter les prochaines échéances (entretien à 4 ans, état des lieux à 8 ans) en fin de document, puis dans votre outil de suivi.
Les erreurs fréquentes
- Recycler la trame d’entretien annuel en changeant le titre : les rubriques (objectifs, résultats, appréciation) sont hors sujet et la présence d’une évaluation fragilise l’entretien.
- Utiliser une trame antérieure à octobre 2025 : il y manque le volet mi-carrière, le volet fin de carrière, et souvent l’information sur les abondements et le CEP.
- Laisser des rubriques vides : une thématique non renseignée équivaut, en cas de contrôle, à une thématique non traitée.
- Oublier la copie au salarié : c’est une obligation légale, et c’est le salarié qui produira ce document s’il conteste plus tard.
- Ne pas archiver : sans historique consolidé, l’état des lieux à 8 ans devient impossible à documenter.
Du modèle PDF au suivi numérique
La trame PDF suffit pour conduire de bons entretiens. Elle ne suffit pas pour piloter les échéances de 50, 200 ou 1 000 salariés, ni pour prouver la conformité sur 8 ans. Un module Entretiens intégré au SIRH reprend la même structure sous forme de formulaire en ligne, déclenche les campagnes selon les dates de chaque salarié, alerte managers et RH avant échéance, fait signer électroniquement et conserve l’historique. Le modèle téléchargeable ci-dessus peut servir de base au paramétrage de vos formulaires.
Questions fréquentes
Le modèle est-il conforme à la réforme 2025 de l’entretien professionnel ?
Oui. Il reprend les cinq thématiques de l’article L6315-1 du Code du travail dans sa rédaction issue de la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, ainsi que les volets mi-carrière, fin de carrière et l’état des lieux à 8 ans.
Faut-il un modèle différent pour l’entretien de mi-carrière ou avant 60 ans ?
Non. Le modèle intègre ces volets comme des parties conditionnelles : on coche la nature de l’entretien en page 1 et on remplit la partie correspondante. Une seule trame à maintenir.
Le compte rendu doit-il être signé par le salarié ?
La loi impose la rédaction d’un document et la remise d’une copie au salarié, pas formellement sa signature. La faire signer reste vivement conseillé : elle prouve la tenue de l’entretien et la remise du document.
Peut-on utiliser le même document pour l’entretien annuel ?
Non. L’entretien de parcours professionnel ne porte pas sur l’évaluation du travail. Les deux entretiens peuvent avoir lieu le même jour, mais chacun a son support et son compte rendu.
Le modèle est-il modifiable ?
Le modèle est fourni au format PDF, prêt à imprimer et à remplir à la main ou en annotation. Pour une version adaptée à votre entreprise (logo, questions guides propres à votre secteur, rubriques issues de votre accord), le module Entretiens de Kammi permet de construire vos propres formulaires en conservant les cinq thématiques légales.
