La loi ne dit presque rien de la convocation à l’entretien de parcours professionnel : ni forme imposée, ni délai légal. C’est pourtant elle qui fait la preuve, en cas de contrôle ou de contentieux, que l’employeur a bien proposé l’entretien au bon moment. Depuis la réforme du 24 octobre 2025, la convocation doit en plus refléter le nouveau vocabulaire, la nouvelle périodicité et la nature de l’entretien (première année, périodique, mi-carrière, avant 60 ans, état des lieux). Voici les règles à respecter, les bonnes pratiques et un modèle de lettre prêt à l’emploi.
L’essentiel
- Aucune forme légale imposée, mais un écrit daté est indispensable pour prouver que l’entretien a été proposé.
- Délai raisonnable : 15 jours à 1 mois avant l’entretien, pour laisser le salarié se préparer.
- Mentions utiles : date, heure, lieu ou lien de visioconférence, interlocuteur, nature et objet de l’entretien, rappel qu’il ne porte pas sur l’évaluation, invitation à préparer.
- Le salarié est informé dès l’embauche qu’il bénéficiera d’un entretien de parcours professionnel dans l’année.
- Le salarié peut refuser ; l’employeur doit conserver la trace de la proposition et du refus.
Ce que dit (et ne dit pas) la loi
L’article L6315-1 du Code du travail impose l’entretien, son contenu, sa tenue sur le temps de travail et la remise d’une copie du compte rendu. Il ajoute une obligation souvent oubliée : à l’embauche, le salarié est informé qu’il bénéficie d’un entretien de parcours professionnel (dans l’année, puis tous les 4 ans). Il ne dit rien de la manière de convoquer.
Deux conséquences. D’abord, la liberté de forme : courrier, remise en main propre, email, notification depuis un SIRH, tout est admis. Ensuite, la charge de la preuve pèse sur l’employeur : c’est lui qui devra démontrer, lors de l’état des lieux à 8 ans ou devant le conseil de prud’hommes, que l’entretien a été proposé à la bonne échéance. D’où l’intérêt d’un écrit daté, conservé, et d’un accusé de réception ou d’une trace de lecture.
Un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir des modalités précises (délai, forme). Vérifiez le vôtre : jusqu’au 1er octobre 2026, les accords sur les entretiens professionnels continuent de s’appliquer.
Quand convoquer ?
Le délai de prévenance
Aucun délai légal. La pratique et la jurisprudence relative aux entretiens en général convergent vers un délai raisonnable permettant au salarié de se préparer : 15 jours minimum, un mois de préférence. Un entretien imposé la veille pour le lendemain serait difficile à qualifier de véritable échange sur le parcours. À l’inverse, une convocation trop lointaine s’oublie ; au-delà de six semaines, prévoyez un rappel.
Anticiper les échéances
La convocation se cale sur le calendrier des entretiens obligatoires : dans l’année suivant l’embauche, tous les 4 ans à compter du dernier entretien, au retour d’une absence longue (sauf entretien dans les 12 mois précédents), dans les 2 mois suivant la visite médicale de mi-carrière, dans les 2 ans précédant le 60e anniversaire, et tous les 8 ans pour l’état des lieux récapitulatif. Convoquer un à deux mois avant la date butoir laisse la marge nécessaire en cas d’absence ou de report. Le calculateur d’échéances de notre article sur l’état des lieux vous donne ces dates salarié par salarié.
Cas particulier : la mi-carrière
Le délai de 2 mois après la visite médicale est court. Le plus sûr est de convoquer à l’entretien dès que la convocation à la visite est connue, en fixant l’entretien deux à quatre semaines après la date de la visite.
Que doit contenir la convocation ?
Rien n’est imposé, mais une convocation complète évite les malentendus et prépare un entretien utile. Mentionnez :
- la date, l’heure et la durée prévue (une heure est un bon ordre de grandeur), sur le temps de travail ;
- le lieu, ou le lien et les modalités de la visioconférence ;
- le nom et la fonction de la personne qui conduira l’entretien ;
- la nature de l’entretien : entretien de parcours professionnel de première année, périodique, de reprise, de mi-carrière, avant 60 ans, ou état des lieux récapitulatif ;
- l’objet : compétences et qualifications, situation et parcours, besoins de formation, souhaits d’évolution, information sur le CPF et le conseil en évolution professionnelle ; et, selon le cas, mesures préconisées par le médecin du travail ou aménagements de fin de carrière ;
- le rappel que l’entretien ne porte pas sur l’évaluation du travail et se distingue de l’entretien annuel ;
- une invitation à préparer l’entretien, éventuellement avec la trame jointe ou un lien vers le formulaire de préparation ;
- la possibilité de demander un report en cas d’empêchement, et à qui s’adresser.
Joindre la trame que vous utiliserez (voir notre modèle d’entretien de parcours professionnel) est une bonne pratique : le salarié arrive avec ses réponses, l’entretien gagne en profondeur.
Modèle de lettre de convocation
Notre modèle de lettre, au format PDF et fourni par Kammi, reprend l’ensemble de ces mentions : en-tête, objet, date, heure et lieu (ou visioconférence), interlocuteur, rappel de l’article L6315-1 et des cinq thématiques, mention « ne porte pas sur l’évaluation du travail », invitation à préparer avec la trame jointe, possibilité de report, décharge de remise en main propre. Il contient les variantes selon la nature de l’entretien (première année, périodique, reprise, mi-carrière, avant 60 ans, état des lieux) et la phrase d’information à l’embauche à insérer dans le livret d’accueil. Il fonctionne aussi bien pour un courrier remis contre décharge que pour un email avec accusé de lecture.