On mesure l’utilité d’un outil le jour où il manque. Cet article ne compare pas une entreprise avec et sans logiciel RH. Il décrit une situation plus précise : une entreprise déjà équipée qui perd son SIRH pendant un mois, le temps d’une migration mal calée ou d’un contrat arrivé à échéance trop tôt. Puis il propose un plan de secours pour maintenir l’activité RH malgré l’interruption.
Un scénario, pas un témoignage. Le récit qui suit est un cas type, construit à partir des tâches RH qu’une PME traite chaque mois. Les personnes et l’entreprise sont fictives ; les obligations citées, elles, sont bien réelles.
Claire est responsable RH d’une PME de 60 salariés. Le 1er du mois, l’accès au SIRH est coupé. Le nouvel outil ne sera prêt que dans quatre semaines. D’ici là, tout repasse par les e-mails et les tableurs. Dans ce scénario, aucun export récent ni dispositif de remplacement n’a été préparé.
Semaine 1 : les congés et les absences
Dès le lundi, les demandes de congés arrivent par e-mail, par message et parfois de vive voix. Claire ouvre un tableur partagé. Le mercredi, deux versions circulent déjà.
- Les soldes deviennent invisibles. Chaque salarié qui veut savoir combien de jours il lui reste écrit aux RH. Claire en reçoit une quinzaine dans la semaine.
- Les responsables valident à l’aveugle. Sans planning d’équipe, l’un d’eux accepte trois absences le même vendredi dans un service de cinq personnes.
- Les arrêts maladie s’égarent. Un arrêt transmis par e-mail à un responsable en congé n’arrive aux RH que dix jours plus tard.
Les premiers incidents semblent gérables, mais leurs conséquences commencent à se cumuler. Chaque information doit désormais être cherchée, recopiée et vérifiée. Ce que faisait un logiciel de gestion des congés repose maintenant sur la mémoire de chacun.
Semaine 2 : une arrivée et un départ
Lundi, un technicien rejoint l’entreprise. Mercredi, une assistante termine son contrat.
- Le registre unique du personnel doit mentionner le nouvel arrivant au moment de l’embauche, de façon indélébile (article L1221-13 du Code du travail). D’habitude, le SIRH le tenait à jour. Cette fois, Claire doit y penser, et retrouver où il est conservé.
- Les documents d’accueil (contrat, fiche de poste, livret d’accueil) partent en pièces jointes. Les retours signés arrivent par trois canaux différents.
- Le dossier du salarié qui part est éparpillé entre la messagerie, un dossier réseau et un classeur. Préparer ses documents de fin de contrat prend une demi-journée.
Un dossier du personnel numérique réunissait ces éléments au même endroit. Sans lui, chaque arrivée et chaque départ devient une petite enquête.
Semaine 3 : la préparation de la paie
C’est la semaine la plus tendue. Les absences, les heures supplémentaires et les primes du mois doivent partir au gestionnaire de paie avant la clôture.
- Claire reconstitue les absences à partir du tableur de la semaine 1 et des e-mails, en espérant n’en oublier aucune.
- Les heures supplémentaires lui parviennent sur des feuilles différentes selon les services.
- Deux éléments arrivent après la clôture : ils seront régularisés le mois suivant, avec des explications à donner aux salariés concernés.
Le calendrier, lui, ne bouge pas. La déclaration sociale nominative doit partir chaque mois aux échéances prévues, le 5 ou le 15 du mois suivant selon l’entreprise (articles R133-14 et R243-6 du Code de la sécurité sociale). Sur les erreurs qui naissent de ces ressaisies, voir notre article logiciel de paie : 10 erreurs à éviter.
Semaine 4 : les entretiens et le pilotage
La direction demande le taux d’absentéisme du trimestre et la liste des entretiens à organiser. Claire n’a ni l’un ni l’autre sous la main.
- Les entretiens de parcours professionnel sont une obligation : dans l’année qui suit l’embauche, puis tous les quatre ans (article L6315-1 du Code du travail). Sans l’historique du SIRH, impossible de savoir rapidement qui arrive à échéance.
- Les indicateurs (effectif, absences, ancienneté) se reconstruisent à la main, avec une fiabilité incertaine.
Les tableaux de bord RH et le suivi des entretiens fournissaient ces réponses en quelques clics.
Le fil rouge : des données personnelles éparpillées
En un mois, des informations sensibles se sont dispersées : arrêts de travail dans les messageries, salaires dans des tableurs, pièces d’identité en pièces jointes. Chaque copie est un risque de plus. Le RGPD impose pourtant de protéger ces données, notamment par le contrôle des accès et la limitation des copies. La CNIL détaille ces mesures dans son guide de la sécurité des données personnelles (édition 2024). À la fin du mois, Claire devra aussi faire le ménage dans ces copies : voir ce qu’on peut supprimer ou doit conserver.
Le plan de secours à préparer
Si une interruption est possible, pendant une migration par exemple, préparez à l’avance une procédure temporaire pour chaque tâche critique.
| Tâche critique | Responsable | Données nécessaires | Procédure temporaire |
|---|---|---|---|
| Demandes de congés et absences | Responsables d’équipe, RH | Soldes de congés à date, planning des absences | Demande par un formulaire unique, validée par le responsable, saisie par les RH dans le fichier de référence |
| Arrêts de travail | RH | Liste des arrêts en cours | Adresse e-mail RH unique pour les justificatifs, enregistrement le jour même |
| Embauches et départs | RH | Registre unique du personnel, modèles de documents | Liste de contrôle d’entrée et de sortie, mise à jour du registre le jour de l’embauche |
| Variables de paie | RH, gestionnaire de paie | Absences, heures, primes du mois | Tableau de variables unique, transmis à la date de clôture habituelle |
| Entretiens à venir | RH | Liste des échéances des trois prochains mois | Planning exporté avant l’interruption |
Trois règles rendent ce plan efficace :
- Un seul fichier de référence, et non une copie par personne, avec une date de mise à jour visible.
- Des accès limités aux seules personnes qui en ont besoin, car ce fichier contient des données personnelles.
- Une réconciliation au redémarrage : chaque modification faite pendant l’interruption est reprise dans le nouvel outil. Le fichier temporaire n’est supprimé qu’après vérification de la reprise et résolution des écarts.
Ce que ce mois enseigne
- Anticiper les changements d’outil. Une migration se prépare avec un recouvrement entre l’ancien et le nouvel outil, jamais avec un trou. Vérifiez la date de fin du contrat actuel bien avant de choisir le suivant.
- Prévoir la réversibilité. Dès la signature, assurez-vous de pouvoir exporter vos données dans un format exploitable (salariés, soldes de congés, historique des absences et des entretiens).
- Garder un plan de secours. Un export régulier des données essentielles et une procédure écrite pour les tâches critiques (embauche, paie, arrêts) évitent l’improvisation.
- Écrire les procédures, pas seulement les paramétrer. Un outil qui fait tout « tout seul » masque des obligations que l’équipe RH doit connaître.
- Surveiller la sous-utilisation. Un SIRH ouvert mais peu utilisé produit les mêmes symptômes qu’une absence de SIRH : tableurs parallèles, e-mails, données en double. Si c’est votre cas, relisez les pièges de la mise en place d’un SIRH.
Pour aller plus loin : qu’est-ce qu’un SIRH et faut-il un SIRH sous 50 salariés.
Questions fréquentes
Peut-on gérer les RH sans SIRH ?
Oui, surtout dans une très petite entreprise : un tableur et des procédures rigoureuses peuvent suffire. Les difficultés apparaissent avec la croissance de l’effectif, la multiplication des responsables qui valident et la fréquence des entrées et sorties.
Comment éviter une interruption lors d’un changement de SIRH ?
En prévoyant une période où les deux outils coexistent, en exportant les données de l’ancien avant sa fermeture et en testant leur reprise dans le nouveau. Les soldes de congés et l’historique des entretiens sont les données les plus sensibles à reprendre.
Le registre unique du personnel peut-il être tenu dans un SIRH ?
Le registre doit être tenu dans chaque établissement et mis à jour au moment de chaque embauche. Un logiciel peut le tenir à jour automatiquement ; vérifiez qu’il respecte les mentions et les conditions de tenue exigées par le Code du travail.
Sources et références
Code du travail, Légifrance : articles L1221-13 et L6315-1 ; Code de la sécurité sociale : articles R133-14 et R243-6
CNIL, Guide de la sécurité des données personnelles, édition 2024