Qu’est-ce qu’un ERP ou PGI ?

Un ERP est un progiciel de gestion intégré : PGI. Un mot souvent entendu dans le milieu des logiciels pour professionnels, d’où d’ailleurs vient progiciel, mais quel est son sens ? Le but d’un ERP est d’obtenir le Graal de l’intégration. L’intégration est le fait que ses outils se comportent, ou communiquent, comme s’ils n’étaient qu’une seule solution. La définition d’un ERP est en somme un logiciel unique qui regroupe tous, ou une partie importante, les besoins d’une entreprise.

*ERP vient de l’anglais Enterprise Ressources Planning

Succès Kammi

Un peu d’histoire….

Mais d’où vient l’ERP ? Le modèle ERP a explosé pendant les années 1990 à 2000 ce qui a fait le bonheur des sociétés comme SAP ou ORACLE qui ont été précurseurs sur ce modèle. Les sociétés internationales souhaitant avoir une vue globalisée ont installé massivement des solutions ERP en commençant le plus souvent par la finance, les achats et la production. Les industries allemandes ont montré la voie et toute l’économie européenne a suivi. A l’époque il n’était pas rare de voir des projets étalés sur 18 mois avec pas moins de 50 personnes externes travailler à temps plein. C’est ainsi que Renault pour son projet de mise en place de SAP, affecta un open space entier à son projet avec des pics de 100 consultants externes dédiés. Les coûts de déploiement se chiffraient alors en millions d’euros.

Un océan rouge

Les ERP se sont livrés une bataille agressive qui n’a permis qu’à deux survivants de rester sur la scène internationale à savoir toujours SAP et Oracle Applications. Des concurrents comme JD Edwards ont fini par être racheté ou ont simplement déposé le bilan. Ceci s’explique par la difficulté à proposer à la fois un modèle unique et globalisé mais aussi qui permettait aux clients de l’adapter à leurs besoins. Pour les éditeurs, les coûts de développement étaient énormes (et le sont encore) et les besoins de clients toujours en croissance.

Un socle mais beaucoup à faire ensuite

A cette époque il fallait pas moins de quatre à cinq profils différents (et encore) d’intervenant pour mettre en place un ERP. En premier lieu l’ingénieur système qui configurait les serveurs et la base de données. Rien que cette étape prenait 1 à 2 mois, le temps de récupérer les CD d’installation, d’acheter et allouer les serveurs, de connecter les serveurs au réseau, d’installer le client léger (appelés aussi GUI), de configurer les clients légers pour qu’ils puissent se connecter aux serveurs et enfin de créer les utilisateurs.

Ensuite, entrait en lice le consultant fonctionnel qui, dans le meilleur des cas, était intervenu lors de l’avant-vente. Ce dernier rédigeait le cahier des charges détaillé et procédait ensuite au paramétrage. La phase prenait de 2 à 6 mois et cela suivant la complexité du projet. Parallèlement au fonctionnel, un consultant technique et/ou un développeur intervenait sur trois thèmes principaux : la reprise de données, la mise en place des interfaces et enfin la gestion des spécifiques.

Travail RH

Spécifiques ?

Le spécifique dans un logiciel s’oppose au standard. Le standard est l’ensemble des fonctionnalités proposées au client. Le spécifique c’est l’ensemble des fonctionnalités demandées par le client et non disponibles : il faut donc les développer. Le spécifique a toujours un impact énorme sur le coût des projets. A titre d’exemple, une interface complexe pouvait induire 100 jours homme de travail à un taux journalier de 600 euros soit un coût total de 60.000 euros.

ERP

Mais cela fait quoi exactement un ERP ?

Comme expliqué plus haut, un ERP est un logiciel qui fait tout. Il serait plus exact de dire qu’il fait le maximum. Quelque part plus un ERP fait de choses plus il peut être considéré un réel ERP qui répond à sa promesse d’être complet et fonctionnel.

Un ERP complet propose des réponses à toutes ces problématiques clients :

  1. Finance :
    1. Comptabilité
    2. Comptabilité analytique
    3. Contrôle de gestion
  2. Achat
    1. Commandes d’achats
    2. Budget d’achat
    3. Gestion des stocks
  3. Ventes
    1. Facturation client
    2. Gestion des stocks
  4. Ressources Humaines
    1. Dossier du personnel
    2. Gestion des temps
    3. Calcul de la paye
  5. Gestion de la relation client ou  CRM
  6. Production et Logistique

Les problématiques métier comme la gestion de la production pour le secteur de la distribution étaient soit gérées par des modules dédiés soit par du spécifique.

Aujourd’hui que deviennent les ERP ?

Le Cloud, le SaaS, les API, les core modèle, les sites web et la mobilité ont forcé les ERP à s’adapter alors même qu’ils ont connu des heures de gloire de 1990 à 2010 soit 20 ans d’âge d’or.

C’est comme cela que des sociétés comme Workday ou Talent Soft ont chahuté le secteur en proposant des solutions mettant en avant non pas l’intégration, qui reste avant tout une problématique technique, mais les bénéfices fonctionnels. Si nous schématisons, le choix d’un ERP comme SAP pouvait être largement plébiscité par le DSI ou par le DAF pour simplifier la consolidation financière et minimiser les interlocuteurs ; et beaucoup moins par les fonctions métier qui voyaient souvent leurs problématiques reléguées au second plan.

Qui plus est, dans les vieux ERP, seuls les experts avaient accès au logiciel et ce après avoir suivi une formation alors qu’aujourd’hui, dans un monde connecté, tous les collaborateurs doivent avoir accès au système d’information avec facilité. Ils se sont bien-sûr adaptés mais avec beaucoup de lourdeurs vis-à-vis des nouveaux acteurs 100% web.

Quant au spécifique, les clients, en particulier les PME, ne peuvent plus se permettent d’engager de telles dépenses.

Que faire ?

Se tourner vers un ERP nouvelle génération ouvert et pensé à la fois pour les utilisateurs finaux qu’ils soient simples utilisateurs, managers ou experts métier. La seconde clé de succès est de séparer les solutions métiers liés au métier clé de l’entreprise des solutions liées à la globalisation et l’organisation. Simplement, un ERP est généraliste alors il n’est pas forcément pertinent de lui demander d’être spécialiste sur votre métier. Il existe néanmoins des ERP spécialistes comme Kammi qui est une suite de solutions pour société de conseil ou de services de moins de 500 personnes.

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