Logiciel Entretiens Professionnels

Digitalisez toutes vos campagnes d’entretiens

Dématérialisez tous types de campagnes d’entretiens grâce à la solution Kammi SIRH : entretiens professionnels, évaluations annuelles, ou entretien spécifique à votre besoin (feedback, entretien d’objectif, entretien métier, …).
Le logiciel Entretiens et Évaluations est flexible pour répondre à vos besoins et à vos contraintes. Notre logiciel entretiens est intuitif et nécessite peu de formation.
Vous pré-remplissez les questionnaires en respectant le processus RH en place dans votre entreprise. Ensuite, vous gardez un historique de vos campagnes afin que ces moments d’échanges avec les collaborateurs soient des rendez-vous privilégiés.

COMMENT FONCTIONNE NOTRE LOGICIEL ENTRETIENS ET ÉVALUATIONS ?

Inès, collaboratrice dans l’entreprise, remplit le questionnaire en s’auto-évaluant. Elle peut accéder aux évaluations et aux commentaires écrits par son manager.

Henri, son manager, l’évalue en répondant au questionnaire avec des commentaires ou des suggestions. Il peut planifier les prochains entretiens.

Isabelle, responsable RH, a accès au pilotage des campagnes. Elle se charge de créer les entretiens.

Simplifiez la gestion de vos évaluations annuelles et de vos entretiens professionnels

Organisez vos évaluations annuelles

✓Faites un bilan de l’année
✓Listez les réussites et les difficultés rencontrées
✓Fidélisez et faire évoluer les meilleurs éléments
✓Définissez les objectifs pour l’année à venir

Planifiez vos entretiens professionnels

✓Évaluez les compétences professionnelles
✓Conformez vous aux exigences légales
✓Identifiez les besoins en formation

Gardez une trace des précédents entretiens

Vous retrouvez tous les entretiens passés ou toutes les campagnes sans limite de durée grâce au logiciel entretiens de Kammi SIRH.
Cet historique vous permet de comparer les entretiens ou les évaluations et ainsi constater les évolutions.

… Et un historique fiable dans le respect de la RGPD

Et comme toujours dans Kammi SIRH, une conservation des historiques et une traçabilité des échanges sont possibles tout en respectant la norme RGPD.

Clôturez vos entretiens en toute confidentialité

Faites signer les entretiens par le collaborateur et le manager.

✓Soyez conformes aux bonnes pratiques et à la norme RGPD
✓Actez la fin de l’entretien
✓Donnez une valeur officielle à l’entretien.

Profitez d’un outil de création de formulaire sur mesure

Notre logiciel entretiens laisse votre créativité s’exprimer afin de créer des formulaires sur mesure en toute autonomie ou avec l’aide d’un consultant SIRH expert Kammi :

✓Créez vos propres questions
✓Choisissez vos propres choix de réponse
✓Décidez qui peut répondre et comment

Remplissez facilement vos entretiens

Le remplissage de l’entretien annuel, que ce soit par le collaborateur ou par le manager, s’effectue sur une seule page grâce à un système de navigation par volets sur le côté gauche.
Des pastilles de couleurs indiquent la complétion des informations afin de visualiser très rapidement les éléments saisis et les éléments manquants.

Pilotez activement votre campagne

Vous pouvez suivre l’avancement de la campagne en cours et relancer si besoin les retardataires sur le logiciel entretiens de Kammi.

VOUS ÊTES INTÉRESSÉS PAR LA SOLUTION KAMMI SIRH ?

DES FONCTIONNALITÉS INCLUES DANS LE LOGICIEL ENTRETIENS ET ÉVALUATIONS

Système d'alertes

Soyez alerté à l’approche de la date d’entretien annuel ou individuel.

Système de notifications

Paramétrez les notifications reçues par le collaborateur, le manager et / ou les RH.

DEMANDEZ une démonstration

COMMENT FIXER UN OBJECTIF SELON LA MÉTHODE SMART ?

Fixer un objectif est classique dans un entretien annuel. Connaissez-vous la méthode SMART ? SMART désigne en fait 5 critères que doit avoir un objectif, à savoir : Simple ou Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.

1 – SIMPLE. L’objectif doit être clairement compris en une phrase. Si c’est un texte, c’est que peut être votre objectif est composé de plusieurs objectifs et qu’il serait bien de le scinder en plusieurs objectifs. Si vous avez des doutes faites reformuler l’objectif. Simple veut dire également précis. “Je veux que tu sois meilleur” est trop vague. “Je veux plus de ventes” aussi. “Je veux une augmentation du chiffre d’affaires de 50% sur la vente de service en conseil juridique” est très clair.

2 – MESURABLE. Cela peut paraître évident, mais c’est la base. S’il n’y a pas d’indicateurs pour suivre l’objectif, il sera difficile de suivre sa réalisation. Si l’objectif est qualitatif, il va être nécessaire de trouver comment mesurer la qualité. Chez Kammi SIRH, nous envoyons un sondage à nos clients pour mesurer le taux de satisfaction.

3 – ATTEIGNABLE. Par le passé, certaines sociétés ont fixé des objectifs très élevés en espérant motiver leurs collaborateurs ou se laissant déborder par leurs ambitions. Il peut résulter de la souffrance ou du découragement : autant dire que c’est contre-productif. Dans un cadre juridique, cela peut même vous être reproché.

Atteignable va même plus loin. Avez-vous donné les moyens en temps et en organisation pour que l’objectif soit atteint ?

4 – RÉALISTE. En anglais il est dit “Relevant” qui signifie « pertinent ». Plus que réaliste, l’objectif doit avoir du sens et correspondre au métier du collaborateur. On ne demandera pas à un développeur de faire de la vente. La notion de fiche de poste pourra vous aider à cadrer ce genre de sujet.

5 – TEMPOREL. L’objectif doit être bien défini dans le temps avec simplement une date de début et de fin.

6 – ET PLUS. Si vous connaissez parfaitement le système SMART, vous trouverez des limites évidentes. N’avez-vous pas l’impression que vos collaborateurs subissent les objectifs ? Ou qu’ils ne les comprennent pas alors même que vous respectez tous les critères ?

Chez Kammi SIRH, nous avons inventé le carré de la motivation issue directement de notre expérience en ressources humaines et en coaching. Vous voulez en savoir plus sur cette méthode ou sur notre logiciel de gestion des entretiens ?

LES CLÉS UNE CAMPAGNE D’ENTRETIEN EFFICACE

La campagne va être lancée. En tant que responsable des ressources humaines, vous allez devenir le chef d’orchestre de la société, le temps de la campagne. Il faut être clair que tous les collaborateurs ne partagent pas forcément votre motivation et votre sens de l’organisation. L’opérationnel peut également se mêler à cela. La gestion des congés c’est toute l’année, mais une campagne d’entretien c’est souvent sur une période bien plus courte. Alors, comment faire pour que tout se déroule correctement ?

1 – RETOUR D’EXPÉRIENCE. En premier lieu vous devez faire un REX, un retour d’expérience de la campagne précédente. Qu’est ce qui s’est bien passé l’année dernière ? Qu’est ce qui a coincé ? Quelles questions ont été mal comprises ? Les réponses étaient-elles pertinentes ? Si vous voulez faire mieux, l’idéal est de consolider ce qui marchait et de changer ce qui ne fonctionnait pas.

2 – NOUVEAU FORMULAIRE. Il y aurait beaucoup à dire sur l’élaboration du formulaire qui compte pour beaucoup sur la réussite de la campagne. Ici nous nous concentrerons sur l’organisation.

Donc vous préparez un nouveau formulaire suivant le REX et vos besoins.

3 – COMMUNIQUER. Communiquer le formulaire à votre direction et faites-le tester à vos managers en avance de phase vous permettra de les inclure dans le processus et de leur donner la possibilité également de partager leurs idées. Faites des autres directions des acteurs de la campagne.

4 – LANCEMENT. La campagne est validée. Vous la lancez en communiquant par mail ou via votre espace de communication Kammi SIRH. Le manager et les collaborateurs savent ce qu’ils doivent faire et surtout quand ?

5 – PRÉPARATION. Un bon entretien est un entretien préparé et c’est vrai dans beaucoup de domaines. Le manager et le collaborateur vont pouvoir préremplir leur partie. Une fois fini, ils envoient ou non leurs réponses, mais le face à face peut avoir lieu.

6 – LES FACES À FACES. Chacun a préparé sa partie. Le manager programme l’entretien sur place ou à distance. L’entretien est cadré dans le temps aussi il peut être utile de rappeler d’être “focus”. Il faut avoir conscience que tout le monde n’est pas à l’aise en entretien que cela soit le manager ou le collaborateur. Un guide de bonnes pratiques peut éviter des mauvaises surprises.

7 – PILOTAGE. Kammi SIRH vous aide à organiser et piloter la campagne. Ainsi, vous pouvez mettre à disposition un guide, une Foire Aux Questions ou une base de connaissance pour accompagner les utilisateurs dans cet exercice.

8 – CLÔTURE. C’est fini ou presque. Les derniers retardataires ont fini de remplir les campagnes. Ils doivent signer leur évaluation si ce n’est pas déjà fait. Il est temps de clôturer la campagne. Mais le travail n’est pas fini pour le responsable des ressources humaines.

9 – ANALYSE. L’analyse et le recueil des données peuvent commencer. L’intégration des primes, la création du plan de formation, ….

10 – RETOUR D’EXPÉRIENCE. Pour vous faciliter vos futures campagnes, il vaut mieux le faire à chaud. Un sondage peut être organisé après ou inclus directement dans le formulaire.

11 – PLUS…. La campagne peut être améliorée avec plus de communications, des contre-entretiens pour annoncer les primes ou gérer les cas particuliers. Vous allez ainsi pourvoir détecter les signaux faibles ou forts des collaborateurs : servez-vous-en pour agir.

12 – ET LA MANIÈRE CHANGE TOUT. Dans un entretien, nous jugeons ou nous sommes jugés. Le jugement est quelque chose qui peut être très délicat à entendre et à accepter. Nous vous encourageons à user de diplomatie, rester factuel et se concentrer sur l’impact positif ou d’une action. Il vaut mieux “quand tu as fait cela, tu nous as fait gagner du temps” qu’un “tu es très bon”. Il existe des méthodes pour cela, une que nous apprécions chez Kammi SIRH est la communication non violente.

Vous voulez en savoir plus sur cette méthode ou sur notre logiciel RH de gestion des entretiens ?