Administration du Personnel

La première base RH au monde repose sur un célèbre tableur. C’est un très bon début pour structurer ses données. Cependant, il y a quelques bonnes pratiques pour transformer Excel en véritable outil d’administration du personnel. 

1 – Utilisez les onglets. Sur un tableur, vous avez des onglets. Servez-vous en.  Cela évitera d’avoir une feuille interminable avec 50 colonnes. Une bonne pratique est aussi d’ajouter une thématique par onglet. Par exemple un onglet principal avec : prénom, nom, matricule de paie, numéro de sécurité sociale. Cet onglet pourrait regrouper toutes les données qui ne changent pas à savoir l’identité. Dans le même esprit, un onglet pour la rémunération, la famille …. etc. Cela devrait représenter une dizaine d’onglets au final.

2 – Faites un onglet de paramétrage. Si vous n’êtes pas informaticien vous n’aurez pas forcément ce réflexe. Mais en informatique, quand on crée des liens entre des données, il préférable de travailler avec des codes et non des libellés. Par exemple, “CAD” sera mieux que “Cadre”. Toutes vos données de paramétrages avec tous ces codes devraient être concentrées sur un unique onglet.

3 – Faites un onglet de documentation. Le premier onglet devrait être un onglet de documentation afin d’expliquer comment fonctionne votre fichier.

4 – Protégez le changement de données. Le fichier que vous venez de créer est très sensible car il contient des données personnelles. Si vous comptez partager ces données avec d’autres utilisateurs comme des managers, n’oubliez pas de protéger les données notamment l’onglet de paramétrage qui n’a pas vocation à être modifié par un manager par exemple.

5 – Mettez un mot de passe.  En termes de confidentialité et de protection des données, ce n’est pas un secret que le tableur n’est pas le meilleur moyen. Le cas des fichiers qui tombent entre de mauvaises mains arrivent régulièrement. Alors, le minimum est de mettre un mot de passe et de penser à le changer régulièrement.

6 – Gérez les historiques. Les données RH évoluent de manières différentes. Un salarié peut avoir un contrat et des affectations qui changent (changement de responsable, de poste…) ou des contrats différents (passage à cadre, augmentation de salaires) sans que son affectation ne change. Ceci signifie que deux colonnes sont essentielles dans la gestion des données à savoir “Date de début” et “Date de fin”. Cela peut paraître évident, mais c’est rarement fait.

7 – Optimisez l’affichage. Figez les colonnes et l’entête. Évitez la fusion de champs. Plus le fichier sera propre, plus il donnera envie. Même sur un simple fichier, le design est important.

8 – Allez plus loin. Voilà, vous avez créé un véritable SIRH avec un simple tableur. C’est aussi une vraie base pour passer à un logiciel RH qui vous offrira plus de possibilités. ;-)

Quel que soit votre taille, même si vous avez un tout petit effectif, un SIRH comme Kammi vous apportera des avantages indéniables. 

1 – Gestion du partage. C’est le premier avantage et pas des moindres : le partage de données. Même si les applications aujourd’hui permettent d’être à plusieurs sur un même fichier en même temps. Il reste compliqué de gérer précisément les droits. C’est-à-dire savoir qui peut voir ou modifier telle donnée. Un bon SIRH vous apportera aussi une traçabilité des modifications qui est indispensable quand vous êtes plusieurs à modifier les données.

2 – Sécurité. Un fichier cela se perd ou se vole et l’histoire est riche d’anecdotes. Il y a des tailles d’entreprise où il n’est plus du tout raisonnable de travailler avec un tableur. Quant au respect de la RGPD, n’en parlons même pas… Mais le plus grand risque est la perte de données.

3 – Processus. Mettre des processus est parfois vu comme une contrainte et pourtant ils permettent d’obtenir une plus grande sérénité et un gain de temps énorme. De la simple demande d’acompte aux campagnes d’évaluation annuelle, il y a beaucoup à gagner à organiser les flux avec un SIRH.

4 – Export. Avez-vous besoin de créer des listes personnalisées? Consulter la liste des adhésions à la mutuelle? Vérifier l’ancienneté? 

5 – Connexion à votre paie. Comment est gérer votre relation avec la paie actuellement? Est-ce qu’il y a des doubles saisies? Avec un SIRH il est possible de diminuer fortement cette perte de temps et ce risque d’erreur. Il n’y a pas de statistiques dessus, mais d’expérience un grand nombre d’erreurs de paie sont en fait des erreurs de saisie.

6 – Reporting. Même en étant très fort avec les tableurs, un SIRH vous permettra d’avoir des requêtes directement disponibles dans l’outil. Si vos besoins de reporting sont très importants et complexes, il est possible d’extraire les données RH vers un outil dédié. On parle alors de data visualisation ou même de data intelligence. Ces mots peuvent faire peur mais il existe des solutions simples et abordables.

7 – Usages. Si vous voulez faire rentrer vos salariés dans votre tableur, vous en verrez rapidement les limites. L’ergonomie que peut apporter un SIRH bien fait ne peut que vous aider dans la conduite du changement.

8 – Intégration. Faire communiquer les différentes fonctions RH de l’entreprise est un enjeu. Le fait d’avoir une base unique pour vos besoins de congé, entretiens etc…. 

9 – Conclusion. Quelque soit votre taille, l’adoption d’une solution SIRH est une question qui se posera. La diversité et la complexité de la fonction RH nécessitent d’investir dans des outils adaptés.

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