Simplifiez la gestion de l’ensemble des données de vos Ressources Humaines grâce au logiciel de Gestion Administrative et du Personnel. De la saisie des données du personnel à la gestion des éléments variables, centralisez, éditez et consolidez chacune de vos données en toute sécurité.

Gestion des dossiers salariés

Stop aux fichiers Excel

DOSSIER DU PERSONNEL

La solution KAMMI permet de gérer les dossiers du personnel, et absolument toutes les données de vos salariés. De l’adresse, au temps de travail jusqu’au contrat, rien n’est oublié. Dites stop aux fichiers Excel qui, en plus de pouvoir se perdre, sont difficilement partageables, et optez pour un logiciel de gestion du personnel simple. La gestion RH au sein de votre entité n’aura jamais été aussi simple !

INTERAGISSEZ AVEC VOS COLLABORATEURS

Vos collaborateurs font directement leurs demandes dans Kammi :

Changement d’adresse, de RIB, de mutuelles…
Demande d’acomptes, d’indemnités
Créez vos propres processus
Facilitez l’intégration de nouveaux collaborateurs
Faites valider ces modifications par un responsable ou le service RH
Pas de ressaisie grâce à la mise à jour directe des données du personnel

Interactions avec les collaborateurs
Création des relances métiers

RELANCE MÉTIER

Visites médicales, fin de CDD, fin de période d’essai, titre de séjour… Vous croulez sous les relances à faire, et les documents à envoyer ? Inclus dans la gestion du personnel, nous vous mettons en standard un ensemble de relance métier. Mieux, vous pouvez créer vos propres relances, avec un moteur de relance très facile à prendre en main.

Organigramme

L’organigramme sera automatiquement créé. Chose rare pour un logiciel SIRH destiné aux PME, nous vous proposons un organigramme hiérarchique directement issu du dossier du personnel. Vous pouvez également déterminer des groupes de personnes avec des chefs de groupe. Ceci permettra d’avoir des congés validés par son responsable hiérarchique, mais également d’informer ou de demander l’aval d’un responsable métier.

Organigramme de l’entreprise
Saisie des éléments variables

SAISIE RAPIDE DES ÉLÉMENTS VARIABLES, PRIMES, INDEMNITÉS

Gagnez du temps ! 

Gérez l’ensemble de vos éléments variables,
Saisissez en masse les éléments,
Contrôlez,
Transmettez-les en un clic à votre service paie.

Communication avec votre
logiciel de paie

Saisir c’est bien, mais la finalité c’est de calculer la paie. Nous communiquons avec tous les acteurs du marché, qu’ils soient français ou étrangers.

Communication directe avec votre logiciel de paie

COMMENT FONCTIONNE L’ADMINISTRATION DU PERSONNEL ?

L’utilisateur accède à ses bulletins de paie

Camille accède à ses bulletins de paie. Elle peut également faire des notes de frais, des demandes de congés, etc…

Le manager est le supérieur hiérarchique

Henri peut devenir le responsable hiérarchique de Camille et donc valider ses absences.

Le service RH transmet les éléments variables au service de paie

Isabelle accède aux données des salariés et transmet facilement  les éléments variables au service de paie.

Approfondir sa gestion des données personnelles

FAIRE DU TABLEUR UN LOGICIEL SIRH

La première base RH au monde repose sur un célèbre tableur. C’est un très bon début pour structurer ses données. Cependant, il y a quelques bonnes pratiques pour transformer Excel en véritable outil d’administration du personnel. 

1 – Utilisez les onglets. Sur un tableur, vous avez des onglets. Servez-vous en.  Cela évitera d’avoir une feuille interminable avec 50 colonnes. Une bonne pratique est aussi d’ajouter une thématique par onglet. Par exemple un onglet principal avec : prénom, nom, matricule de paie, numéro de sécurité sociale. Cet onglet pourrait regrouper toutes les données qui ne changent pas à savoir l’identité. Dans le même esprit, un onglet pour la rémunération, la famille …. etc. Cela devrait représenter une dizaine d’onglets au final.

2 – Faites un onglet de paramétrage. Si vous n’êtes pas informaticien vous n’aurez pas forcément ce réflexe. Mais en informatique, quand on crée des liens entre des données, il préférable de travailler avec des codes et non des libellés. Par exemple, “CAD” sera mieux que “Cadre”. Toutes vos données de paramétrages avec tous ces codes devraient être concentrées sur un unique onglet.

3 – Faites un onglet de documentation. Le premier onglet devrait être un onglet de documentation afin d’expliquer comment fonctionne votre fichier.



4 – Protégez le changement de données. Le fichier que vous venez de créer est très sensible car il contient des données personnelles. Si vous comptez partager ces données avec d’autres utilisateurs comme des managers, n’oubliez pas de protéger les données notamment l’onglet de paramétrage qui n’a pas vocation à être modifié par un manager par exemple.



5 – Mettez un mot de passe.  En termes de confidentialité et de protection des données, ce n’est pas un secret que le tableur n’est pas le meilleur moyen. Le cas des fichiers qui tombent entre de mauvaises mains arrivent régulièrement. Alors, le minimum est de mettre un mot de passe et de penser à le changer régulièrement.

6 – Gérez les historiques. Les données RH évoluent de manières différentes. Un salarié peut avoir un contrat et des affectations qui changent (changement de responsable, de poste…) ou des contrats différents (passage à cadre, augmentation de salaires) sans que son affectation ne change. Ceci signifie que deux colonnes sont essentielles dans la gestion des données à savoir “Date de début” et “Date de fin”. Cela peut paraître évident, mais c’est rarement fait.

7 – Optimisez l’affichage. Figez les colonnes et l’entête. Évitez la fusion de champs. Plus le fichier sera propre, plus il donnera envie. Même sur un simple fichier, le design est important.


8 – Allez plus loin. Voilà, vous avez créé un véritable SIRH avec un simple tableur. C’est aussi une vraie base pour passer à un logiciel RH qui vous offrira plus de possibilités. ;-)

QU’EST CE QU’APPORTE UN SIRH

Quel que soit votre taille, même si vous avez un tout petit effectif, un SIRH comme Kammi vous apportera des avantages indéniables. 

1 – Gestion du partage. C’est le premier avantage et pas des moindres : le partage de données. Même si les applications aujourd’hui permettent d’être à plusieurs sur un même fichier en même temps. Il reste compliqué de gérer précisément les droits. C’est-à-dire savoir qui peut voir ou modifier telle donnée. Un bon SIRH vous apportera aussi une traçabilité des modifications qui est indispensable quand vous êtes plusieurs à modifier les données.

2 – Sécurité. Un fichier cela se perd ou se vole et l’histoire est riche d’anecdotes. Il y a des tailles d’entreprise où il n’est plus du tout raisonnable de travailler avec un tableur. Quant au respect de la RGPD, n’en parlons même pas… Mais le plus grand risque est la perte de données.

3 – Processus. Mettre des processus est parfois vu comme une contrainte et pourtant ils permettent d’obtenir une plus grande sérénité et un gain de temps énorme. De la simple demande d’acompte aux campagnes d’évaluation annuelle, il y a beaucoup à gagner à organiser les flux avec un SIRH.

4 – Export. Avez-vous besoin de créer des listes personnalisées? Consulter la liste des adhésions à la mutuelle? Vérifier l’ancienneté? 

5 – Connexion à votre paie. Comment est gérer votre relation avec la paie actuellement? Est-ce qu’il y a des doubles saisies? Avec un SIRH il est possible de diminuer fortement cette perte de temps et ce risque d’erreur. Il n’y a pas de statistiques dessus, mais d’expérience un grand nombre d’erreurs de paie sont en fait des erreurs de saisie.

6 – Reporting. Même en étant très fort avec les tableurs, un SIRH vous permettra d’avoir des requêtes directement disponibles dans l’outil. Si vos besoins de reporting sont très importants et complexes, il est possible d’extraire les données RH vers un outil dédié. On parle alors de data visualisation ou même de data intelligence. Ces mots peuvent faire peur mais il existe des solutions simples et abordables.

7 – Usages. Si vous voulez faire rentrer vos salariés dans votre tableur, vous en verrez rapidement les limites. L’ergonomie que peut apporter un SIRH bien fait ne peut que vous aider dans la conduite du changement.

8 – Intégration. Faire communiquer les différentes fonctions RH de l’entreprise est un enjeu. Le fait d’avoir une base unique pour vos besoins de congé, entretiens etc…. 

9 – Conclusion. Quelque soit votre taille, l’adoption d’une solution SIRH est une question qui se posera. La diversité et la complexité de la fonction RH nécessitent d’investir dans des outils adaptés.

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