Périodes de paie : une nouvelle
gestion automatisée

 

Une période à quoi cela sert ?

 

Une période permet de verrouiller ou d’ouvrir des fonctionnalités à un moment précis. C’est essentiel pour cadrer vos utilisateurs et votre gestion. Cela permet également de définir dans le temps des bornes pour saisir, valider et traiter les données. On parle parfois de calendrier de paie dans le cas du traitement de la paie.

Les cas pratiques dans Kammi sont les suivants :

 

Les notes de frais

 

Les notes de frais sont rarement traitées au fil de l’eau. Il y a un donc un moment où il est nécessaire de cadencer leur traitement. Si nous faisons un rétroplanning, il peut être décidé qu’elles seront payées, par exemple, le 5 de chaque mois. Pour que le gestionnaire puisse les traiter, il est nécessaire de bloquer la saisie des frais. Ceux saisis “en retard” seront gérés le mois suivant. Dans ce cas, il serait intéressant de bloquer la saisie des frais d’un mois (prenons Janvier) au dernier jours du mois (donc le 31 Janvier).

Le gestionnaire a ainsi 5 jours pour traiter les frais.

Pour que les utilisateurs arrêtent de saisir leurs frais, ici sur Janvier, il faut donc bloquer la période de saisie à fin Janvier. Les retardataires devront saisir les frais sur la période de Février qu’il faut donc ouvrir.

« Nous avons automatisé tout cela. »

 

La saisie des temps

 

La logique ressemble beaucoup à celle des frais à ceci prêt qu’il est possible sur Kammi de saisir ses frais dans le futur afin de faire du prévisionnel. Si je suis en Février, Janvier devra être fermé mais Février, Mars…. devront être ouverts.

C’est d’autant plus stratégique pour le gestionnaire, si votre activité repose sur la facturation de votre temps passé comme dans les activités de conseil et de service. Il ne faudrait pas que les temps changent alors que vous vous en servez pour faire la facturation.

 

Les demandes d’absence

 

Les demandes d’absences sont le cas le plus complexe car elles ont des impacts multiples : sur la paie, le calcul des tickets restaurant, sur les frais ou encore sur les compteurs d’absence. La paie et les absences nécessitent une attention particulière.

La prise en compte des absences dans le temps est donc essentielle et nous y apportons un soin particulier.

Il est donc possible de bloquer la pose de congés :

  • soit sur le mois en cours,
  • soit dans le passé pour une régularisation,
  • soit dans le futur afin d’éviter qu’un collaborateur pose un congé dans deux ans.

Et il également possible de décider quand prendre en compte une absence. Le cas classique est de gérer les absences du mois en cours, Février par exemple, sur la paie de Février. Mais que faire quand une absence est posée sur le même mois alors que la paie est déjà établie et les virements déjà envoyés ? Nous gérons également ces cas en ayant une notion de période d’imputation. Et nous allons automatiser cela également.

 

« Une absence de Janvier imputée sur la paie de Janvier

n’est pas la même chose qu’une absence de Janvier imputée sur la paie de Février. »

 

Les bulletins de paie

 

Kammi dispose d’une API* qui permet de récupérer les bulletins de paie directement depuis votre logiciel de Paie** . Une fois les bulletins préparés et finalisés, pas besoin d’envoyer un fichier PDF ou autre : nous allons chercher les bulletins directement. C’est tout l’intérêt des API.

Avec la période vous pouvez décider quand exactement mettre à disposition les bulletins.

 

* Une API est une interface qui permet d’établir des connexions entre plusieurs logiciels pour échanger des données.

** Disponible uniquement pour le logiciel Silae mais nous l’étendrons à tout logiciel proposant une API.

 

Et bientôt pour la paie

 

Afin d’automatiser le séquençage de la paie nous travaillons sur une période dédiée à la paie.

 

Un nouveau design

 

La gestion des périodes a donc été revue graphiquement et simplifiée; nous avons également mis en place une programmation qui vous permet d’automatiser le changement de période. En somme, nous avons créé un nouveau design mais notre but est que cette fonctionnalité soit transparente pour vous.

Page d'activation des périodes

 

Automatisation de votre processus RH

 

C’est le début de l’automatisation chez Kammi, exactement dans la tendance de ce que l’on peut retrouver dans le marketing digital et des solutions comme HUBSPOT ou MARKETO.

Parfois vous recevez des mails suite à des demandes d’information sur un site, puis peu de temps après une relance de la part d’une personne. Cette personne vous enverra d’autres mails. Ces messages sont en fait de moins en moins souvent envoyés par les humains, qui sont remplacés par un logiciel.

Nous tenons à conserver l’humain mais il y a des tâches pour lesquelles nous pouvons nous simplifier la vie.

 

« Nous pensons que vous avez mieux à faire que de cliquer sur ces boutons de périodes pourtant bien utiles. »

 

Pour cela il suffit de cliquer sur Automatisation Bouton "Automatisation"

Et de définir simplement quand fermer ou ouvrir une période.

Ici par exemple le 10 de chaque mois, la saisie des absences sera désactivée sur le mois précédent. Si jamais il y a un cas particulier il vous restera possible d’ouvrir et de refermer la période manuellement.

 

Tendances pour le futur

 

C’est désormais notre objectif et notre priorité, de faire la course aux clics inutiles et fluidifier encore plus qu’avant le parcours pour les utilisateurs qu’ils soient salariés, manager ou gestionnaire RH.

 

Ainsi si cet article vous a donné envie de mieux connaître notre solution

n’hésitez pas à demander une démonstration de Kammi.

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