Passer du formulaire papier aux demandes de congés numériques implique une dématérialisation, ou digitalisation du service en question. En quoi cela consiste exactement ? Quels sont ses avantages ? Et, comment la mettre en place ? Kammi répond à toutes vos questions. Tous les employés ont droit à des congés. D’ailleurs, le code du travail […]
Passer du formulaire papier aux demandes de congés numériques implique une dématérialisation, ou digitalisation du service en question. En quoi cela consiste exactement ? Quels sont ses avantages ? Et, comment la mettre en place ? Kammi répond à toutes vos questions.
Tous les employés ont droit à des congés. D’ailleurs, le code du travail (article L3141-18) est clair : « chaque salarié doit bénéficier d’un congé principal d’au moins 12 jours ouvrables sauf dérogation prévue par la convention collective, accord collectif ou usages contraires ». Depuis la mise en place de la Loi Travail, cette règle a été légèrement modifiée (article L3141-18). Dorénavant, un accord d’entreprise, d’établissement, une convention ou un accord de branche peuvent définir la période du congé principal.
En France, la législation concernant les congés peut rapidement devenir un casse-tête pour les entreprises. De même, la pose de congés peut parfois devenir un sujet sensible pour les salariés… Ajouté à cela une gestion complexe entre les congés payés, les RTT, les congés de fractionnement, d’ancienneté, conventionnels, l’épargne temps, voire dans certaines startups les congés illimités, les gestionnaires RH doivent s’armer de patience et être très organisés pour contrôler la pose de congés.
La solution résiderait-elle dans le fait de digitaliser la pose de congés ? Eléments de réponse.
Ces dernières années on parle beaucoup de dématérialisation, ou encore digitalisation de certains services tels que les Ressources Humaines. Ces termes désignent le fait de changer un processus manuel en process informatisé. Pour se faire, les entreprises peuvent se baser sur un logiciel SIRH (Système d’Information Ressources Humaines). Il s’agit d’un système gérant un ensemble de briques logicielles permettant d’automatiser un des tâches liées à la gestion RH. De nombreuses fonctionnalités sont disponibles au sein des logiciels SIRH, notamment la pose de congés.
Cela permet de réduire, voire éliminer le traitement manuel et ainsi de réduire les risques d’erreurs tout en gagnant du temps et de l’argent.
De nombreux avantages qui touchent l’entreprise à différents niveaux : les salariés, les managers et les gestionnaires RH.
Une fois le logiciel installé, chaque salarié a accès à un formulaire personnalisé. Il s’agit d’une page permettant d’avoir une vue complète des congés passés et futurs et une visibilité exacte des droits restants.
Vous avez également accès au planning d’équipe pour savoir qui est présent ou non, quelles sont les dates de vacances de vos collaborateurs.
Si vous souhaitez poser un congé payé ou un RTT, il vous suffit de cliquer sur « poser une absence » et vous devrez remplir les champs demandés (date, type de congés…). Cette demande sera ensuite envoyée à votre supérieur hiérarchique qui sera chargé de la valider ou non. Une fois validé, le congé est pris en compte par le service des Ressources Humaines puis par le gestionnaire de paie.
Les avantages de la dématérialisation de la pose de congés touchent toutes les sphères de la société. D’ailleurs, on remarque une meilleure communication entre les services, les employés, leur manager, le service des Ressources Humaines et le gestionnaire de paie. Le process est simplifié à tous les niveaux et les informations sont partagées et visibles par tous les acteurs.
Se servir d’un logiciel RH pour la pose de congés permet aux salariés d’avoir plus d’autonomie. D’une part quant aux droits qu’il a (nombre de congés, RTT, etc.), d’autre part dans son appréhension des périodes propices aux demandes de congés. Grâce au planning partagé, les salariés sont informés des congés déjà posés par leurs collègues et ainsi prévoir au mieux leurs propres congés, notamment lors des vacances scolaires.
La digitalisation de la pose de congés permet aux managers d’avoir une vision globale sur le taux de présence de leurs équipes ainsi que le taux de demandes de congés. Cela facilite la planification de l’activité et des projets. En bonus, la validation des congés se fait en quelques clics, un process simplifié qui est fortement apprécié.
La gestion des congés fait partie des nombreuses tâches qu’incombent aux services des Ressources Humaines. En simplifiant cette partie, les gestionnaires gagnent du temps et sont plus productifs sur des activités à forte valeur ajoutée telles que le recrutement. Une valorisation métier essentielle ! L’utilisation d’un logiciel de gestion RH permet également aux différents services de mieux communiquer, c’est notamment le cas pour les RH et le service comptabilité.
Grâce au gain de temps apporté par la dématérialisation de la pose de congés, l’entreprise gagne de l’argent et par ricochet de la performance. Les activités de l’ensemble des services sont optimisées et les employés sont satisfaits. Des points essentiels quand on sait que le bonheur au travail est un élément crucial. En prime, la société fait un geste pour la planète en réduisant son utilisation de papier.
Pour digitaliser la pose de congés dans votre entreprise, prenez le temps de comparer les logiciels de gestion RH disponibles sur le marché. En effet, ce dernier doit correspondre à vos besoins et à la structure de votre société. N’hésitez pas à demander des essais afin de faire le meilleur choix pour votre business. Pour en savoir plus sur notre solution logicielle RH, contactez notre équipe d’experts qui vous guidera pas à pas dans la mise en place de votre solution SIRH.
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